6個行政新人應有的職場sense

在辦公室裡聽見隔壁單位(同一辦公室內)的新進同事因為遞交的資料有點問題，正被他的主管消遣叨唸：

咦？怎麼會連一點sense都沒有呢？

聽到這句話讓我回想到20年前入伍從軍擔任營部的後勤文書，當時也曾因為不熟悉軍中作業流程和相關規定，被長官破口大罵：

他×的！我還沒看過的東西你就往上送？是給誰難過啊！連這種最基本的sense都沒有，還敢說自己是國立大學的碩士，真是笑死人了！(軍中可就沒再跟你客氣了)

想想那時幹的蠢事現在都覺得羞愧，那位長官說的其實沒錯，我真的一點sense都沒有！

能否在職場上長久生存，學歷、技能、專業度、表達能力等缺一不可，你應該也遇過那種明明畢業於還不錯的大專校院、頭腦也不笨、表達能力也不差，甚至在自己的專業上有所堅持，但共事溝通起來卻痛苦不堪的同事。

前言

當你跟這位同事討論公事，兩人雞同鴨講半天，你感到心疲力竭精神恍惚之際，不禁要在心中怒吼問道：

我的天啊！你怎麼對自己的工作內容連一點sense都沒有啊~~~

初入職場時，因為還沒有累積足夠經驗，因此對工作內容感到陌生，想法當然也不那麼周全，難免會做出一些讓旁人難以理解和接受的行為。

但在一段時間之後有的人平步青雲，而有人依然原地踏步甚至黯然離職，兩者所展現的差異，如果要探究其中的原因，除了專業能力外，有很大的可能就在於是否具備所擔任職務應有的「職場sense」。

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從前面的例子可以知道，「有沒有sense」似乎已經成為評價一個人有沒有最基本工作能力的標準；「沒sense」的人將會難以溝通、對別人造成困擾，甚至危害個人職涯發展。

所以「sense」到底是什麼？「職場sense」又是什麼？

當我們在對話中提到「那個誰誰誰很沒sense(通常是用來消遣帶著不屑的語氣)！」聽的人好像可以心領神會對方的意思，但要真要具體解釋或直接翻譯卻又少了那麼一點點味道。

關於「sense」的翻譯可以參考這裡；總結來說作為名詞「sense」的意思是感覺、知覺、領悟、理解、基於實際的理智作為或是明智；作為動詞的意思就是感覺到、意識到、理解、領會。

根據對話的情境，「sense」通常可以理解成1.對雙方討論的事物有基本的認知；2.對所處環境的理解並能做出合宜的對應。

對上班族而言，這個「所處環境」當然就是指職場—我們貢獻心力換取收入的地方。

如果你想要在職場上好好混下去，在穩定中求發展，甚至只是消極的不被人嫌棄或炒魷魚，當然需要具備一些基本門檻以上的眼界、意識、行為和素質，這就是職場應有的sense。

對剛脫離校園生活初入社會的新鮮人來說，更要注意職場sense的養成，諸如別把同事當朋友、別遲到早退、別頻繁請假、別隨意批評、別四處抱怨、別八卦碎嘴、別質疑(得罪)主管或資深員工等等已經是基本認知。

本篇文章帶你認識6個從事行政工作的人員應該要盡快養成的職場sense，協助你避免成為老闆上司和同事眼中的職場小白，別自己做到流汗又被嫌到流涎！

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這6個職場sense雖然是以行政職務為出發點，但相信應該對所有辛勞的基層勞工都是有幫助的，大家不妨參考參考。

一、跟每個你遇到的人打招呼-特別是已經碰面數次以上

在這個已經可以到太空旅遊的現代社會，你或許會認為在職場跟不熟的人打招呼是很封建很古板的事，職場上不是只要講專業和能力就好嗎！

那你真是大錯特錯了！在華人社會，只要是團體生活的地方就很注重「禮貌」，特別是有沒有跟人「打招呼」(有沒有叫叔叔、阿姨好啊)。

回想我們的小時候的經驗，都是從學齡前就被教導要有禮貌、見人就要問安、問好；稍有不從，總會引來長輩的一陣苛責。

這樣的思想在我們心中根生蒂固，並且帶進職場中成為社交時評判人的第一標準。

試想你在公司的走廊上，迎面走來一位顯然是初來乍到的新人，擦身而過時兩人大眼瞪小眼，對方頭一撇逕往前走時你會留下什麼第一印象？對這個新人又會有什麼感覺呢？

打招呼是最簡易有效，能在短時間內建立、維繫或強化你與所屬機構單位各種人際關係的作法。

所以，再有多不願意或是個性再內向，當你還是新人時，不管是不是同部門的同仁，只要碰到人最少都應該點個頭示意；若是已經在各種場合見過多次面的人，除了主動打招呼，更應該盡快把對方姓名、職稱和所屬單位都記下來，在下次主動打招呼「○○長，您好，我是……」、「○○先生，您好，我是……」

因為這個人有很高的可能會跟你的業務有關係，事先打好關係留下好印象，為未來的合作鋪路。

二、釐清當前工作中的緊急的事項-清楚主管在意的工作重點

很多新人在面試時都會跟面試官陳述自己工作的近、中、長期規劃，明白自己到職之後需要盡快弄清楚職務內的重要工作事項。

但除了這樣是不夠的，除了清楚自己的工作最需要處理的事情外，你還需要清楚主管在意的工作重點。

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職務不同高度不同，所關注的重點當然也就不同；你認為緊急必須先處理的事情，不一定是主管心中的第一優先要務。

別自己一頭熱的爆肝加班交出成果後，卻只換來主管的一句：你幹嘛先做這些？圈圈叉叉不是更緊急嗎？

情況真的演變成如此，自己心裡鬱悶內傷不說，在主管心中留下一條做事不分輕重緩急才真是冤大了！

那要怎麼知道主管在乎的工作重點是什麼呢？如果主管沒有來提點你，根據我的經驗，就只好自己主動開口去問主管了。

你可以在開始工作時製作一份1~2個月的工作規劃，在主管的工作空檔時，向他報告：主管這是我目前的工作規劃(如果主管要看就給他看，如果他沒什麼興趣就自己迅速口頭報告一下即可)，會以什麼什麼為近期的工作重點，不知道主管有沒有什麼更重要或緊急的任務需要我先處理和協助的？

身為管理層，主管一定有很多業務同時進行，當你開口問了就可以適時提醒主管有沒有跟你業務相關的要事要交代給你，藉此分擔主管的心理壓力。

三、摸清楚主管的好惡-快速建立和主管有效的溝通模式

行政相較其他工作最大不同就是要遵守嚴謹的流程和規定，一項決策從擬訂到實際執行要通過層層關卡。

每個關卡又都要通過各個小關卡，才會送到最後做決定的人手上，專業術語叫做「分層負責」；基層人員之上有小主管；小主管之上有中主管；中主管在上去有大主管。

因此做事時別一股腦埋頭苦幹，花點時間去了解你的主管，甚至是主管的主管在公事處理上是個怎樣的人，他的喜惡和在意的重點。

了解他的喜惡不是要拍他馬屁(當然也可以順便)，而是要把自己工作的時間精力用在對的地方。

看看辦公室的同仁，大家一樣工作為什麼有人總能得到主管信賴和喜愛，自己加班忙到半夜還辦主管質疑浪費公司的資源？

更重要的是你必須盡快建立起和主管間有效的溝通方式，是要當面報告、還是用email；喜歡鉅細靡遺還是提綱契領；該直來直往還是暗示弦外之音，都是在工作初期就應該先了解清楚的。

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四、盡量不要出錯-和數字有關的工作要反覆確認

工作中出錯是難免，但必須謹記職場不是學校，沒有人應該包容你犯的過錯！

即便你是新人的身分，還在熟悉業務的階段，對於無心之過天使主管或同事除了不忍苛責之外，或許還會客氣地給予指導；若是不幸遇上苛刻的人，酸言酸語調侃消遣已經是客氣；我還見過資深職員臭著臉一聲不吭的直接把文件丟到新進人員的桌上！搞得新進一臉驚恐，手足無措。

所以，在承辦業務時多花點時間反覆確認內容，如錯字、漏字或弄錯人名之類的低級錯誤當免則免。

已經被糾正過的錯誤就別再次出現，人的耐性是有限度的，行政人員每日處理一堆狗屁倒灶的鳥事因此耐性又更少，千萬別試探主管和資深職員的底線在哪。

尤其是遇到跟數字、數據相關的工作，就又要格外小心，這也是行政主管會特別注意的地方。

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因為會用到數字的工作通常是金額、數量或是日期，這部分失之毫釐差之千里，一但公布出去，錯了就是錯了很難再去修正扭轉，進一步造成其他單位的麻煩那後續的發展就很想像了！

五、不懂的事情請客氣地請教-但同一件事不要問超過2次

為了避免反覆出錯，遇到不懂不清楚不確定的事請客氣請教老鳥，若非不得已再去請教主管；再說一次，職場不是學校，主管不是老師可沒有教導你的義務。

行政工作有一定的規範和流程，如果不是從頭就參與其中，承辦人員確實只知其然不知其所以然。

壞就壞在這個不知其所以然通常就是造成工作進度窒礙難行的原因；例如：法規的修訂、會議的決議、主管的決策或是團隊的默契等，不知道的就是不知道，這時請帶著筆記本和筆，畢恭畢敬的請教前輩吧。

得到解答後就趕快記錄到筆記本上，如果可以也把事情的原委用自己理解的方式簡要的寫進去，以防時間一久看了沒頭沒尾的文字也不知道當時自己在說什麼，又得再去拜託主管、前輩。

另外要注意的是，我就遇過同事來問問題只是丟下一句「你知道○○是什麼？」、「○○資料要去哪裡找？」、「我要怎麼做○○？」、「為什麼沒有○○？」被問得一頭霧水，還要停下手邊的工作花時間循循善誘拼湊出他「真正的問題」是什麼。

要去問人家問題前先試著把問題完整表達清楚，除了是體貼被請教的同仁外，給對方充足的資訊也比較能得到完整的回覆。

六、弄清楚辦公室的從屬關係-對工作流程要有清晰的輪廓

事實上不論哪種性質的工作，只有流程清晰明確，員工才能更好的執行任務。

制定工作流程都是為了串聯起單位裡的每一個人，讓單位裡的各個部門分工明確，個人能高效地完成任務。

只是在公家單位的「工作流程」會有相應的法律規範，就是必須遵守的「依法行政」原則。

但若每項文書真的都牽扯到一堆的繁雜規則，無疑會讓該執行項無法及時產生該有的效益。

為了簡化文書處理流程，提升行政效率就有所謂的「分層負責」，將機關掌理的業務，逐級授權下層主管或人員來決定。

因此，基層行政工作人員就要盡快弄懂行政流程的遊戲規則；從擬辦、初核、複核到決定，超過4個章，每個章背後都代表該層級的決定或意見。

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哪種形式的案子要到哪一層？該由誰核章？由誰做決定？打個單位先打個單位後？有沒有特殊情況？都要了然於心。

結語

這6樣新人應有職場sense可以簡單的總結為具備敏銳的觀察力和同理心。

有sense的人在和人互動時，往往能將自身置於他人處境或所在「位置」，感受他人正在經歷的事情，因此不會「白目」的做一些傷害別人感情和自尊心的事情。

有sense的人能夠洞察他人的情緒，體貼他人的感受，知道如何進行有效的交流和溝通，因此會拿捏與長官、同事共事的「眉角」。

所以有sense的人或許會有點累，但總是受人歡迎與賞識的；因為你關照了他人的心情，對方必定有所察覺，時間一久也就會卸下心防與你真誠的往來。

老闆、主管和客戶的眼睛是雪亮的，你個人的人品、能力如何靠著周圍的人幫你口碑行銷，將會帶來許多正向的效應，進而開創個人事業的新天地！