避開4個不良因素，讓我們開個不花時間又高效的會議吧！

一場會議的形成

人類學者說人類文明進步的關鍵之一是人會「合作」。

團結力量大，但合作的結果仍有時成功有時失敗，為了讓參與的眾人都能了解成功或失敗的原因，以提高下一次行動的成功率，我們開始會在行動前，依據過去的經驗提出各種個人的想法和心得。

可是在你一言我一語每個人都有自己意見的情況下，根本得不到什麼有用的建議；這時候團體裡的長老或族長就要整合大家的意見做出決定並訂出行動的方針。

一群毛茸茸的老祖宗們，揣著木棒圍著篝火，比手畫腳的「討論」怎麼圍捕一隻長毛象的畫面，是我想像中「會議」最原始的面貌。

「開會」會不會

「會議」當動詞的意思是「聚合眾人商議」；當名詞的意思是「有組織的商議事情的集會」兩個解釋的重點都是「聚集」和「商議」。

集思廣益、群策群力、三個臭皮匠勝過一個諸葛亮；一個人沒辦法解決的問題一群人聚在一起想總會有人提出可行的解決之道。

到了現代社會，「會議」這個人類專屬的活動不但沒有消失，反而因為人類生活型態愈趨複雜而愈趨多樣性。

學生時期，學校要召開週會、朝會；班級要開班會，同學組成團隊做報告、辦活動要開小組會議、籌備會議。

出社會進了公司開始上班，各種產品研發會議、銷售檢討會議、專案進度討論會議、部門協調會議……更多名目的會議等著參加。

回到家又看到社區代表大會、村里代表大會的開會通知；買了某一家公司的股票，也通知要開股東大會……；連假日要出遊都要開家庭會議討論目的地。

其實這也是可以理解的，一個具有一定規模的組織要運作，必定有許多事項、細節、計畫內容等要討論、溝通，進而形成共識。

大家有了共識，做起事來才有共同遵循的具體規範或原則，也才有可能逐步達成目標。

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我在5年的行政助理職涯中，粗略估算一個月平均得有2~3個會議，或協助主管籌辦或自己召開主持；這還只是我所負責計畫內部的會議，沒算上那些和計畫有連帶關係的外部會議。(延伸閱讀：行政助理工作內容有哪些？現任行政助理3分鐘帶你了解細節！)

這些會議的目的，通常是為了解決工作流程中某些關鍵問題、擬定工作策略或是解決團隊中來自不同單位的矛盾。

雖說藉由會議讓關係人物面對面商討，確實比資料在單位或人員間來回傳遞、反覆確認、修改更為有效。

但是在這些數量不少的會議中，仍有一(大)部分會讓坐在會議室中的人(我)感到十分痛苦。

快轉會議

痛苦的根源是這些會議所花的時間長又看不到成果、結論在哪？這種會議我個人將之命名為「快轉會議」，因為身處在這種會議中，總會讓人想按下《命運好好玩》（Click）裡人生遙控器上的快轉鍵！

以下就列出4個我最常遇到造成「快轉會議」的因素，也提供相應的解決方案；一方面用來提醒大家不論是參加會議或是主持會議時別犯了這些錯誤；一方面再遇到這些會議時可以及時導正。

事前無準備

還記得在學生時期，老師每次上完課後都會要大家「預習」下堂課程的內容。

用意是要是讓學生能提前對要學習的課程有一個初步的認識，先行讓大腦思考一遍並找出問題點，以便在正式授課時達成有目的學習效果。

一樣的道理，如果參與會議人員都能事前先看過並且理解議程內容，對要討論的議題產生自己的建議，這樣到了會議上就能加快討論的過程，讓主席迅速作出結論或指示。

如果是由我承辦的會議，議程和相關資料愈早寄出愈好，最遲一定要在前1週就寄給會議成員。

目的就是要讓主持人和出、列席者有時間消化會議內容；避免在會議上才開始聽報告，問問題，因而延長了會議時間。

主持人也可以提前確認某項議題是否跟哪個單位相關，而該單位又沒有在這次的會議名單內，哪我也有時間可以跟該單位聯繫，說明原委請單位派員參加會議。

如果是通知我參加的會議，我在收到議程後就會先瀏覽內容，看看有哪些討論議題是跟我的業務相關，並在空白處或以便條紙記下自己的意見和看法。

若有需要另外準備的資料來佐證我的意見(特別是跟數據相關的資料，例如：金額、數量、比率等)，就會先把這些東西彙整好和議程放在一起，如此算是完成會議前的準備工作。(延伸閱讀：行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代！)

議題常失焦

作家侯文詠在《頑皮故事集》中有一篇故事是紀錄他小學時開班會討論「要不要買茶壺」的過程；經過大家七嘴八舌的討論之後，結論竟然是「決定買茶杯但不買茶壺了」！

這個令人啼笑皆非的結論，我還真的在會議中遇過幾次。

討論執行某項專案「工作分配」的會議，結論是請「大家再思考這項專案推動的必要性和可行性」；討論「重要活動辦理日期」的會議，結論是「該活動不辦理，改以其他方式替代」……等，都是真實案例。

會產生這種結果，就是在討論的過程中大家把個人想法「自由發揮」；或是討論的內容愈來愈發散，最後岔到「其他主題」去了，以至於原本的議題逐漸模糊失了焦！

這時候會議主持人就要發揮功能，在查覺到討論開始走偏的當下，適時做個小結論，表示雖然這些(偏掉的)觀點也很重要，但跟今天迫切要解決的問題比較無關，或許我們可以安排下次會議確認。

或是直接說明會議時間有限，請大家先確定這一階段可以執行的行動是什麼？能先行解決問題的方案是哪些？藉此重新聚焦在這次會議的重點議題。

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溝通沒交集

會議的功能之一就是讓任務的關係人物有面對面商討的機會。

但是面對同一問題，不同單位不同職務，大家的解讀不同要突破的困難也不同。

於是會議上每個人都把難題搬上檯面各自表述，表面上看似討論熱烈，實則毫無交集；甚至變成純粹的情緒抒發形成針鋒相對、互不相讓的對抗狀態，最終形成僵局。

另一種情況是或許怕得罪人，或許認為講了也沒人支持，因此在會議中都默不作聲；表面看似認同會議結論，但在會後要執行時卻又雜音一大堆，這個不行，那個不通，最終什麼都沒推進，主席的決策形同虛設。

這兩種情況都是團隊成員所不樂見的。

因此在溝通前我們要先有兩個共同認知：這次會議「明確的目標」以及「所有的溝通與對話都會為了往這個目標前進」。

有了這樣的認知，我們就能進一步去理解對方的立場，站在對方的角度考慮他的需求是什麼？要解決的痛點是什麼？他們會這麼說的原因？再從中找出雙方都認同的最高準則或解決方案。(延伸閱讀：與主管有效溝通：要從心開始！)

指示不明確

會議好不容易結束，大家在會議中花了很多時間報告，也分享了很多想法，主席也做出一些大方向上的結論，但回去之後，團隊成員還是不知道現在要做些什麼？下一步的行動是什麼？

只得又再開一次會議確認主持人的想法和具體的行動方針，無限循環仿佛無間地獄！

要避免這種爛尾，同樣必須靠主持人做出明確清晰的行動指示。

如果你是會議主持人，就應該是對討論事項了解最深入也最專業的人，要能把各種言詞轉化成行動建議；會議中的所決定的事項，也都必須擬定相應的具體的行動指引。

會議的結論要明確要具體，有以下幾個重點。

首先是所做出的指示必須是在會議的職權範圍以內的，是會議有權做出決定的事情，這一點在公家機關必須特別注意，一旦逾越職權，輕則留人話柄，重則官司上身。

再來是指示要關注「細節」，也就是要交代清楚「人」(什麼單位？誰負責？)、「時」(期限)、「事」(完成哪些任務、要怎麼做)、「物」(要回傳哪些資料、產出哪些成果)。

最後就是「確認」，確定被交付工作的每個人所接收到的資訊和你的想法是一致的，而他們不但理解被交付的工作內容也有能力去完成這些工作。

職場上最忌諱的就是白忙一場，決策的人說得頭頭是道口沫橫飛：做事的人埋頭苦幹孜孜不倦，最後的結果竟然和對方的認知天差地遠，那一切都是白搭，反覆的確認各項細節，就能很大程度的避免發生。

結語

「會議」應是一種花最少成本解決問題的方式，但浮濫的會議產生了質變，除了上面提到四種快轉會議，更有把會議當作個人演說練習的；有把會議當作吃飯聊天的社交場合；有把會議當作工作績效的表現，反而讓「開會」成為人人避之唯恐不及的任務。

會議所要協商討論和決定處理的問題必須明確、合理、清晰；會前針對議題作好準備；會中確認共同目標並充分溝通，同時作出明確的行動指示；會後依據會議的結論與指示，發揮所長盡力推進目標，相信這才是所有在會議室中的團隊成員所期望的。

祝福大家都能有一個不用在會議室浪費生命的職涯！

如果你有任何職場上的想法或是想知道什麼關於行政助理的事，都歡迎在留言區留言；如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧！