你是活動新手還是苦手?來認識行政助理辦好活動的5個階段吧!

你是活動新手還是苦手?來認識行政助理辦好活動的5個階段吧!

包山包海的行政助理

你對「行政助理工作」的印象是否停留在坐在電腦前打打資料、跑跑公文流程。

行政助理的工作已經不是只要坐在辦公室吹冷氣就好囉

你有想過辦理一場能成功展現工作成果並且還要能吸引人潮的活動,也是一位行政助理的工作內容?(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節! )

當我還在連鎖書店工作時,為了提高自己負責的商品銷售額(一般中文圖書和語言學習類),總是需要辦理大大小小的「銷售」或「推廣」活動。

有時候是主題書展;有時候是某本書的主題講座或是作者簽書會;有時候是讀者體驗營等等。

這樣的經歷,讓我一直以為「辦理活動」就是為了「行銷商品」或「品牌宣傳」這一類的商業目的。

因此當我以行政助理的身分街到要辦理活動的任務時,除了詫異之外還有點疑惑—行政工作會需要辦理什麼活動?

雖然現在有許多公關公司可以承包這一類的工作內容,但礙於經費或其他條件的限制(特別是在公家單位),不可能什麼工作都外包出去。

因此企劃並辦理一場活動不僅是行政助理的工作內容,更是現代行政人員需要具備的一項專業能力!(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)

基於「行政工作」所籌辦的活動對於「成效」的要求或許沒有專業的「行銷」或「公關」那麼高,但活動該有的元素還是要有所認知。

活動的5個階段

不管你是活動新手還是苦手,以下就從行政工作的角度出發加上我個人的經歷,介紹從零開始到活動結束必經的5個階段,同時提點每個階段需要注意的細節。

階段一:確認任務

在我的經驗裡,行政工作不太有「主動提出」要辦理大型活動的需要與機會,會有這樣的工作內容通常是「上級交辦」而來。

就跟其他上級指派的工作內容一樣,一接到任務先別急著立刻就埋頭苦幹,此時重要的是該釐清上級主管的真正的想法與需求(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)。

做這件事的目的是什麼?真的要辦活動才能達成的嗎?有沒有其他CP值更高的替代方案?

不論活動的性質為何,一旦啟動就是要投注心力與時間的挑戰,若這場活動並不能達成上級想要的結果,那又何苦勞師動眾白忙一場。

小提醒:花點時間動清楚上級的想法;搞清楚交辦任務的真正目的,再來評估該不該辦活動。

階段二:企劃發想

確定要辦活動之後,接著就進入活動的主題發想階段。

在這個階段要通過團隊成員間的多次會議溝通交換意見,讓彼此心中的想法逐漸聚焦,最終向客戶(在行政工作裡客戶就是上級長官)提出活動企劃書(延伸閱讀:避開4個不良因素,讓我們開個不花時間又高效的會議吧!)。

活動會議時把各種想法用具體的方式記錄下來
跟活動有關的細節都要先列點出來討論

活動企劃書最大的用處是可以幫助整個團隊了解活動的全貌,並有助任務分配

活動企劃書的內容主要可以從人(對象、參與人員)、事(形式)、時(時間)、地(地點)、物(內容、流程)進行想法的歸納和彙整;具體來說一份活動企劃書應該包含以下幾個標題:

活動名稱:名稱應能說明活動的主題與內容。

活動主旨(目標):確認活動的目標是要成果(品)展示、宣導(傳)或是收集資料;活動目標是整個活動的主幹,目標越明確越有助於後面工作細項的構思。

時間地點:光要定出恰當的時間與找到適當的地點就足以讓人精疲力竭。

活動對象:所謂對象不只是目標受眾,還有團隊成員、主辦協辦方等。

型式及流程:確認活動進行的各項細節,這部分會在後續彩排演練因為現實條件反覆修改。

經費預算:確認活動經費有多少,知道手中有多少可用的資源,能更快讓活動想法聚焦且具體。

工作分配:一個蘿蔔一個坑,每個人都清楚自己的工作與負責範圍,就能很大程度的減少出錯的機會。

小提醒:企劃發想階段重要的是在確認活動目標後,盡可能提出各種可行的策略,包含可行的想法和可能遭遇的問題;千萬不要自己在心裡就否決了某個想法,這樣可能會讓企劃遲遲無法形成,延宕了後面的工作。

階段三:前置作業

活動企劃書再通過的上級的認可之後,終於來到把想法落實成為具體樣貌的階段。

前置作業就是正式活動前的所有準備工作,包含活動宣傳、場地的借用、器材設備要到位、道具和表單的製作、禮物贈品的準備、人員聯絡,最重要的就是反覆的彩排與演練,都是在這個階段要進行的任務。

就如同這段影片所呈現的,在前置作業階段大大小小的問題都會開始出現,有些是在企劃階段就已經預測到可以立即處理。

更多的是之前沒想過的新難題,然而時間的急迫性已經讓你無法慢慢思考解決之道,需要籌辦團隊對活動整體的熟悉與掌握,才能快速反應提出種種替代方案來解決問題。

小提醒:正式活動前一定要進行彩排而且一定要有備案(最常見的就是戶外活動的雨天備案)。

採排的目的簡單說,就是讓所有在正式活動進行時,會發生的潛在問題都浮出水面以便能及早因應,因此彩排時能進行到多細節就盡量細節。

若是時間許可,各種備案也要進行相當程度的過程模擬,以防真的使用上備案時又因為不熟悉而一陣混亂。

階段四:活動執行

活動正式開始,所有工作人員都應該按照分工表和活動流程各司其職;主要籌辦人更要聚精會神,以排解隨時會出現的突發狀況。

小提醒:所有的辛苦都是為了這一天,所以不論活動成效如何,務必都要請專人錄音、錄影及照相,以便在檢討時有更多資料可用。

階段五:檢討評估

活動終於結束,在喘口氣的同時也要進入最後一階段檢討評估,做為下一次活動的參考。

「檢討」有兩個功能,一是知道做得好的地方是那些,並建立可複製的模式,讓下一次能沿用這次的經驗。

二是找出沒做好的地方,思考如何改善工作流程,在下一次的活動中減少錯誤,降低花費的心力與時間。

「評估」是為了確認活動有無達成預期的成效,可以從以下幾個方面進行:

一、簽到表:簽到表可以統計參加人數,稍加分析也可以看出哪些族群是原本有報名後來卻沒參加的。

二、問卷調查:可以得知參加對象對活動的滿意度,以及他們感興趣、不感興趣的地方,此外也可以蒐集到許多聯絡資料,這些都對下一次活動很有幫助。

三、留言評論:社群媒體或活動網頁上的留言,這種使用者最真切的回饋在現今已經是很常見的一種評價方式。

四、金額:活動的性質如果有交易行為(雖然這在行政工作上比較少見)也可以分析營收是多少?成交金額多少?

小提醒:不論活動有沒有達成預期的目標,團隊成員都已經為此付出過時間心血,所以在檢討會議時,千萬不要變成互相指責的批鬥大會。

結語

從學生時代辦迎新活動、各種名義的餐會舞會、畢業典禮;出社會後從個人的婚禮、派對、全家出遊度假,或是工作上會遇到的會議、展覽、尾牙等等,「活動」以多樣的形式出現在我們的生活中。

工作中根據不同的目的,必須設計出不同的活動,才能發揮出更好的效益。局外人看每個活動都只享受到最終的整體樣貌,實際上每一場活動不論規模大小,都是由無數個細節堆積而成;活動籌辦人就是要確認在上述的5個階段每個細節都有做好,這樣活動成功的機率也就愈大。

4 Replies to “你是活動新手還是苦手?來認識行政助理辦好活動的5個階段吧!”

  1. 覺得版主將舉辦活動大項&細流整理的很清楚,圖文並茂,即時不是行政助理的我要辦活動也可以看這篇文章得到許多寶貴的經驗。

  2. 完全很像學生時代在辦的活動耶,感覺就是很辛苦,會有很多突發狀況,要很有邏輯跟掌控能力

    1. 因為公事所要辦的活動會比學生時期面對更大的壓力唷,所以更要把細節顧好!謝謝來訪與留言。

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