你是活動新手還是苦手？來認識行政助理辦好活動的5個階段吧！

包山包海的行政助理

你對「行政助理工作」的印象是否停留在坐在電腦前打打資料、跑跑公文流程。

你有想過辦理一場能成功展現工作成果並且還要能吸引人潮的活動，也是一位行政助理的工作內容？(延伸閱讀：行政助理工作內容有哪些？現任行政助理3分鐘帶你了解細節！ )

當我還在連鎖書店工作時，為了提高自己負責的商品銷售額(一般中文圖書和語言學習類)，總是需要辦理大大小小的「銷售」或「推廣」活動。

有時候是主題書展；有時候是某本書的主題講座或是作者簽書會；有時候是讀者體驗營等等。

這樣的經歷，讓我一直以為「辦理活動」就是為了「行銷商品」或「品牌宣傳」這一類的商業目的。

因此當我以行政助理的身分街到要辦理活動的任務時，除了詫異之外還有點疑惑—行政工作會需要辦理什麼活動？

雖然現在有許多公關公司可以承包這一類的工作內容，但礙於經費或其他條件的限制(特別是在公家單位)，不可能什麼工作都外包出去。

因此企劃並辦理一場活動不僅是行政助理的工作內容，更是現代行政人員需要具備的一項專業能力！(延伸閱讀：行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代！)

基於「行政工作」所籌辦的活動對於「成效」的要求或許沒有專業的「行銷」或「公關」那麼高，但活動該有的元素還是要有所認知。

活動的5個階段

不管你是活動新手還是苦手，以下就從行政工作的角度出發加上我個人的經歷，介紹從零開始到活動結束必經的5個階段，同時提點每個階段需要注意的細節。

階段一：確認任務

在我的經驗裡，行政工作不太有「主動提出」要辦理大型活動的需要與機會，會有這樣的工作內容通常是「上級交辦」而來。

就跟其他上級指派的工作內容一樣，一接到任務先別急著立刻就埋頭苦幹，此時重要的是該釐清上級主管的真正的想法與需求(延伸閱讀：向上管理是什麼？—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)。

做這件事的目的是什麼？真的要辦活動才能達成的嗎？有沒有其他CP值更高的替代方案？

不論活動的性質為何，一旦啟動就是要投注心力與時間的挑戰，若這場活動並不能達成上級想要的結果，那又何苦勞師動眾白忙一場。

小提醒：花點時間動清楚上級的想法；搞清楚交辦任務的真正目的，再來評估該不該辦活動。

階段二：企劃發想

確定要辦活動之後，接著就進入活動的主題發想階段。

在這個階段要通過團隊成員間的多次會議溝通交換意見，讓彼此心中的想法逐漸聚焦，最終向客戶(在行政工作裡客戶就是上級長官)提出活動企劃書(延伸閱讀：避開4個不良因素，讓我們開個不花時間又高效的會議吧！)。

活動企劃書最大的用處是可以幫助整個團隊了解活動的全貌，並有助任務分配。

活動企劃書的內容主要可以從人(對象、參與人員)、事(形式)、時(時間)、地(地點)、物(內容、流程)進行想法的歸納和彙整；具體來說一份活動企劃書應該包含以下幾個標題：

活動名稱：名稱應能說明活動的主題與內容。

活動主旨(目標)：確認活動的目標是要成果(品)展示、宣導(傳)或是收集資料；活動目標是整個活動的主幹，目標越明確越有助於後面工作細項的構思。

時間地點：光要定出恰當的時間與找到適當的地點就足以讓人精疲力竭。

活動對象：所謂對象不只是目標受眾，還有團隊成員、主辦協辦方等。

型式及流程：確認活動進行的各項細節，這部分會在後續彩排演練因為現實條件反覆修改。

經費預算：確認活動經費有多少，知道手中有多少可用的資源，能更快讓活動想法聚焦且具體。

工作分配：一個蘿蔔一個坑，每個人都清楚自己的工作與負責範圍，就能很大程度的減少出錯的機會。

小提醒：企劃發想階段重要的是在確認活動目標後，盡可能提出各種可行的策略，包含可行的想法和可能遭遇的問題；千萬不要自己在心裡就否決了某個想法，這樣可能會讓企劃遲遲無法形成，延宕了後面的工作。

階段三：前置作業

活動企劃書再通過的上級的認可之後，終於來到把想法落實成為具體樣貌的階段。

前置作業就是正式活動前的所有準備工作，包含活動宣傳、場地的借用、器材設備要到位、道具和表單的製作、禮物贈品的準備、人員聯絡，最重要的就是反覆的彩排與演練，都是在這個階段要進行的任務。

就如同這段影片所呈現的，在前置作業階段大大小小的問題都會開始出現，有些是在企劃階段就已經預測到可以立即處理。

更多的是之前沒想過的新難題，然而時間的急迫性已經讓你無法慢慢思考解決之道，需要籌辦團隊對活動整體的熟悉與掌握，才能快速反應提出種種替代方案來解決問題。

小提醒：正式活動前一定要進行彩排而且一定要有備案(最常見的就是戶外活動的雨天備案)。

採排的目的簡單說，就是讓所有在正式活動進行時，會發生的潛在問題都浮出水面以便能及早因應，因此彩排時能進行到多細節就盡量細節。

若是時間許可，各種備案也要進行相當程度的過程模擬，以防真的使用上備案時又因為不熟悉而一陣混亂。

階段四：活動執行

活動正式開始，所有工作人員都應該按照分工表和活動流程各司其職；主要籌辦人更要聚精會神，以排解隨時會出現的突發狀況。

小提醒：所有的辛苦都是為了這一天，所以不論活動成效如何，務必都要請專人錄音、錄影及照相，以便在檢討時有更多資料可用。

階段五：檢討評估

活動終於結束，在喘口氣的同時也要進入最後一階段檢討評估，做為下一次活動的參考。

「檢討」有兩個功能，一是知道做得好的地方是那些，並建立可複製的模式，讓下一次能沿用這次的經驗。

二是找出沒做好的地方，思考如何改善工作流程，在下一次的活動中減少錯誤，降低花費的心力與時間。

「評估」是為了確認活動有無達成預期的成效，可以從以下幾個方面進行：

一、簽到表：簽到表可以統計參加人數，稍加分析也可以看出哪些族群是原本有報名後來卻沒參加的。

二、問卷調查：可以得知參加對象對活動的滿意度，以及他們感興趣、不感興趣的地方，此外也可以蒐集到許多聯絡資料，這些都對下一次活動很有幫助。

三、留言評論：社群媒體或活動網頁上的留言，這種使用者最真切的回饋在現今已經是很常見的一種評價方式。

四、金額：活動的性質如果有交易行為(雖然這在行政工作上比較少見)也可以分析營收是多少？成交金額多少？

小提醒：不論活動有沒有達成預期的目標，團隊成員都已經為此付出過時間心血，所以在檢討會議時，千萬不要變成互相指責的批鬥大會。

結語

從學生時代辦迎新活動、各種名義的餐會舞會、畢業典禮；出社會後從個人的婚禮、派對、全家出遊度假，或是工作上會遇到的會議、展覽、尾牙等等，「活動」以多樣的形式出現在我們的生活中。

工作中根據不同的目的，必須設計出不同的活動，才能發揮出更好的效益。局外人看每個活動都只享受到最終的整體樣貌，實際上每一場活動不論規模大小，都是由無數個細節堆積而成；活動籌辦人就是要確認在上述的5個階段每個細節都有做好，這樣活動成功的機率也就愈大。