身為團隊領導者,沒有這個觀念,你就不會帶人!

身為團隊領導者,沒有這個觀念,你就不會帶人!

助理「管理」的日常

「行政助理」雖然不是中高階的管理職,但因為工作內容的特殊性所以和「管理」也離不開關係:文件檔案、專案進度、經費預算、主管行程、人員差勤等業務,都是需要花心思「管」制和處「理」。(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)

其中,我認為最棘手的就是「人」的管理,因為資料和數據都是死的,沒有情感,當然也不會跟我們交流或是給我們反饋。

面對資料和數據,保持心無旁鶩的專注和雞蛋裡挑骨頭的細心,一般來說都可以掌握得很好。

「管理」是行政助理的工作日常。

但面對「人」時,情況就複雜多了。

職場上,不管是「團隊領導」或是「人力資源管理」或多或少都是指一種「上對下」的領導和控制;近年來流行的「向上管理」其實是一種下屬與主管的溝通方式,不太算是真正的管理。

為了便於管理,組織通常都會制訂許多規定;然而「人」有思想有情感,會用各種方式「回應」管理方式,其中的稜稜角角如果沒有拿捏好,硬把死板的規矩套到人身上,或許就會造成意料之外的後果。(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)

而在商業世界裡,為了組織的願景與團隊的績效,領導者又不得不借重「人力」來協助業務或重要任務的推動。

管人?帶人?怎麼管理?如何帶領?是否讓已你心累?

遲到的工讀生

在我調職前所擔任的職務工作之一就是要管理工讀生的出勤、工作內容和工作狀況。

接我工作的同事日前跟我抱怨工讀生管理上的困難

管理工讀生的出勤狀況也是行政助理工作的一部分

在面試工讀生時就說好上班時間是早上8點到下午5點,一天工時8小時薪水以時薪計算

由於沒有打卡,所以工讀生到班的時間一方面是工讀生自由心證的簽到時間;一方面是依管理者(我同事)眼見為憑。

事情發生在某個新進的工讀生,他在開始工作沒幾天,就向我同事說他隔天的班會晚到一個小時(9點);因為有別的工讀生支援辦公室工作,我同事也就答應了。

結果這名工讀生實際到班時已經是9點30分,我同事就對該工讀生說因為是以時薪計算薪資,所以他當天時薪的計算要從10點開始才有完整的一個小時。

沒想到這名工讀生認為這樣的計算對他不公平,加上雙方溝通不良,工讀生竟然一狀告到同事的主管那。(延伸閱讀:與主管有效溝通:要從心開始!)

更沒想到主管了解原委後,竟交代我同事那半小時還是算工時,另外找一個中午開會的時間,就當這個工讀生準備會議資料多做半小時,所以當天的簽到從9點開始計算。

更溫暖一點的作法

我同事憤恨不平的表示:「氣死我了!明明是工讀生遲到,我只是公事公辦,怎麼弄到後來好像是我不會做事、不會管人一樣!」

我聽完同事的抱怨之後,跟他分享了我的想法。

首先,我會先了解一下這個工讀生之前的工作狀況(包含出缺勤、工作的態度和成果的完成率等等)。

如果在遲到這件事上他是個屢勸不聽的累犯,就只能當面跟他說清楚會把這個情形報告給主管,讓主管決定後續對他的處置。

若這是工讀生第一次出勤有狀況,那我會先私下向他了解一下遲到的原因。

一方面是想依他遭遇問題的嚴重性(也許是家人健康出問題、也許是課業上要交報告、也許只是前一晚跟同學出去夜唱起不來……)拿捏一下後續處置的分量(他因為扶太太過馬路而遲到,還要扣人家薪水!確實有點不合理);但主要是想藉由跟這個過程,表達自己對他的關心並且看看能給他什麼支持(你不只是領時薪的工讀生,更是我工作上的夥伴)。

給予下屬出自真心的關懷有時會有意料之外的回饋

之後,我會讓他知道這次「我幫他」把簽到時間當作是從9點開始,也不會再把這件事往上報告,同時也跟他說清楚「希望不要再有下一次」

順便教育他臨時有什麼要事真的趕不及上班,就先打個電話或LINE留言讓管理人知道,千萬不要為了趕上班就騎快車或做出什麼危險的舉動。

最後,我會把這整件事記錄下來(包含日期、時間以及他遲到的原因等等),以便日後可供參照。

職場上的等價交換

同事聽我說完後,不解地問:「那不就便宜他了!讓他白領半小時的薪水。」

我說:「表面上看來是他得了便宜,但是對我來說這是一筆划算的交易,或者也可以說是一次成功的等價交換。」

同事又再問:「等價交換?」

「等價交換」是從知名動漫《鋼之煉金術士》學到的觀念:不付出犧牲,就無法得到回報;如果想要得到什麼,就必須付出同等的代價。

菜鳥教師的頓悟

我是在學校代課擔任班導師時領悟到可以把「等價交換」應用到「團隊領導」中

當時我是一所鄉下私立職校的菜鳥老師,學校依慣例都讓菜鳥老師擔任班導師,要我們去「帶班」。

毫無經驗的我,面對20幾個不重視課業而且學習態度散漫的青少年,要怎麼「帶」得起來?

在教室內得到的體悟

一開始,我也是參考老鳥教師的作法,訂立班規並且要嚴格遵守給他們下馬威,有學生違反就嚴加懲處決不寬貸,以此殺雞儆猴。

沒多久我就發覺這樣行不通!

第一、這群學生待在這所學校的時間比我久,比我更適應這個生態,氣勢上我還壓不過他們了。

第二、雷厲風行的執行班規的懲處,這些不在乎課業的學生一點也沒看在眼裡,最嚴重的處罰就是退學,這些學生更樂得開心不用來學校浪費時間。

何況私立學校怎麼會輕易讓學生被退學,真的走到一步時,反而是學校會跳出來幫學生說話了。

第三、一整天盯著他們有沒有違規,還要大呼小叫的斥責訓誡,這在體力上也負荷不了。

經過幾個月的調整和試驗,我才發展出這套「價值交換管理法」—用一些對我無關緊要但你需要的東西,去換你無關緊要但對我有價值的東西。

作法很好理解,其中的智慧就是要思考「用什麼換什麼」

給你要的換我要的

在後來的日子裡,我會找理由請全班喝飲料;或是午休時讓一些不想睡的學生安靜做自己的事;或是找某一段下課時間讓他們用手機;或是在無聊的國文課最後10分鐘讓他們去打球等。

這些東西對我而言有些是我能負擔的金錢損失,有些則是我根本不在乎的事;我就是用這些東西去換取他們對我的信任、認同或好感。

一旦我們之間有了信任關係,我會開始請這些學生「幫」我做好清潔工作(因為主任會唸)、幫忙招生工作(因為校長在乎)、上課時有上課的樣子(因為教官會巡堂)、在全校性集會時表現得體(因為其他老師看在眼裡)等,而這些都是我在班導師這個職務裡迫切需要的東西

發現其中的KEY WORD了嗎?對!就是「幫」!我要他們做事但卻不是用命令強壓,而是請他們「提供協助」

依據心理學上的互惠原則,這些學生(即便品行再怎麼不良)多數都會順從我的要求,做好我希望他們去做的事!(延伸閱讀:等等!這樣想真的對嗎?—《思考的藝術:52 個非受迫性思考錯誤》心得)

套用到這個實例裡,就是要用我不找你麻煩+半小時的時薪(約莫是80元左右)+對你的關心,去「換」工讀生的「信任」—這個信任是雙向的,他對我的信任以及我對他的信任。

工讀生的工作內容多數是我分配給他的;換句話說,他是幫我做事,分擔我職務上應該做的事。

一旦他相信並認同我,後面我們合作就會順利愉快,真正發揮他為我分憂解勞的價值。

反之,如果他不信任我,甚至對我充滿敵意的態度,難保他會在工作上有意無意就出什麼紕漏讓我去善後!

相信大家應該都同意工作應該是把事情愈做愈少,如果下屬三不五時給你出個差錯,你就要花時間去處理這個差錯,花心力去補漏洞,這不是把一件事愈做愈複雜了嗎?

如果事情真的惡化到這個地步,工讀生大不了回去當他的大學生,但我賠上的可能是我整個職業生涯,你說誰的損失大?

《不懂帶人,你就自己做到死!:行為科學教你把身邊的腦殘變幹才》中提到,成功的領導就是「引導對方做出你希望他做的行為」,善用「等價交換」管理者可以較輕鬆的實現了這個目的。

我同事的處理方式完全就事論事,卻沒得到他想要的結果,原因就是他忽略了「人」的複雜性,想要下屬去做我們想要他做的事只靠死板的規定是不夠的。

結語

如果你是要帶領人的人,不論是小助理、中階主管、高階主管或是企業負責人、CEO,請好好思考你有什麼資源是可以被換出去的;不一定是金錢或其他物質福利,有時候是一句真心的問候或關懷,就可以換得你出乎意料之外的回報

如果你是被帶領的人,請要有點職場sense,在你的上司或老闆對你的過失釋出善意時,不要白目的視而不見或置之不理,不然把情況弄僵了,而你又不是青春可愛的在校工讀生時,你就得付出不小的代價了!

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章能幫助到更多人就把它分享出去吧!

10 Replies to “身為團隊領導者,沒有這個觀念,你就不會帶人!”

  1. 帶人帶心,讓人願意想跟你,想變成你,就是成功的領導人了

  2. 人的管理真的是最基礎也是最困難的
    很多”理論”說得很漂亮,
    但是應用到現場,就會出千千奇百怪的火花XD
    表達、聆聽、關懷、真誠….都會影響最後的結果呀~

  3. 我覺得版主提到的紀錄這件事還蠻好的
    之前也遇過工讀生遲到的事件,但有時候理由蠻重複的XD
    記錄下來也比較好讓上面的主管了解狀況
    感謝!

  4. 謝謝分享,非常喜歡上面提到的「等價交換」這個道理,真的到哪裡都一樣,不只是主管帶人,業務做銷售也是這樣,有時候幫客戶一些產品/方案以外的小事反而能推動案子順利成交!謝謝版主分享好書~

  5. 感謝分享~
    領導確實也是一門學問,很喜歡版主用「等價交換」來做解釋的那段,有換了種思維方式的感覺。

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