上班沒動力？做事沒效率？崩潰之前，也許你應該先動手整理辦公桌面！

手忙腳亂開始一天的工作？

會議就要開始了，與會的一級主管紛紛入座，你這邊急急忙忙把剛剛才依據主管意見修改完的議程印出來，準備裝訂好送進去會場。

(延伸閱讀：避開4個不良因素，讓我們開個不花時間又高效的會議吧！)

「我需要釘書機！」你心裡想著！

但放眼望去辦公桌上有鍵盤、滑鼠、手機、文件夾、好幾張A4紙、文具筒、散落的各種筆、迴紋針、筆記本、保溫瓶、馬克杯、印章、桌曆、好幾疊便利貼、標籤紙、通訊錄、職員證、護手霜、酒精噴瓶、海賊王的公仔、毛怪的玩偶、口罩、沒吃完的零食、吃一半的早餐……就是沒看到釘書機！

眼看著主席已經開始致詞，你開始失心瘋的一陣翻找，終於在文件夾底下找到釘書機。

你一邊自言自語的碎念是誰把東西亂擺一邊動作裝訂文件，但釘了兩份之後沒訂書針了！

於是你又開始失心瘋的在一堆雜物中翻找訂書針……。

這是不是你的工作日常呢？你是不是也常納悶為什麼自己總是被事情推著走、總是在措手不及中慌張地完成事情呢？

難道真的是自己能力不足，工作效率低下嗎？在檢討自己的工作流程，抱怨事情太多前，也許你應該先看看自己的辦公桌現在是什麼狀態。

(延伸閱讀：連假過後不想上班：工作倦怠！鋼鐵人和雷神索爾也會遇到的職場難題)

工作環境影響工作狀態

不知道你是否也有這樣的感慨，看著辦公桌上堆滿了各種雜物，情緒開始煩躁起來，頭腦也跟著一片混亂，不能靜下心來好好處理手邊的工作。

這代表辦公桌上散落的雜物不僅占據了我們的辦公空間，也已經干擾到我們的上班心情。

有國外的研究表明，當我們身處混亂的環境時，視覺接收到的混亂會讓我們無法專注，更會限縮大腦處理訊息的能力瓦解我們的意志，讓我們變得煩躁不安，進而表現出效率低下的工作狀態。

相反的，身處整齊、井然有序的環境中，我們就能專注安心處理資訊；因此乾淨整潔的辦公桌會讓人心情愉快，從而以更積極的精神態度面對工作上的各項任務。

我自己觀察辦公室同仁的辦公桌狀態，發現男性相較女性桌上的東西比較少；但女性卻比男性同事較能維持桌面的整潔。

女生同事的桌上除了該有但數量過多的文具、待辦公文和資料外，也會出現保養品(保濕、護手霜)、清潔用品(濕紙巾、酒精擦)、玩偶公仔、小盆栽和各種意義不明的小東西。

雖然看的出來她們已經做到物歸原位、物物有定位，但就因為東西多在視覺上就是顯得紛雜。

而男同事雖然東西少，但或許是出於天性上的不拘小節，多數男同事的桌面總是一片狼藉。

在這樣的情形下，或許連他自己也搞不清楚現在正在承辦哪件業務，更別提如果臨時要找某份文件也不知道該從哪著手。

混亂代表創意？

或許你有聽說過另一項看似背道而馳的說法：雜亂的環境反而較能激發創意。在《壞習慣的正面力量？》就提到這個來自明尼蘇達大學的研究。

該研究顯示人處在的髒亂房間裡對於新事物的接受度會較高，因此也會激發有別於傳統的創新思維。

聽起來這其中好像有些道理，但我的經驗和解讀是如果是從事製造、手作或創意相關的產業，這個研究結論是可以理解和適用的。

當進行具有創意性質的工作時，過程中就是充滿各種不確定性，想得到一個完美的成果，就需要不斷的嘗試和測驗。

當腦海中心的想法源源不斷冒出，確實沒有空閒再把物品規劃的井然有序；在一定程度上，擺滿各種工具、機械和設計圖紙的工作檯，反而能有效率的完成創意工作。

但在行政、文書這類工作講求的就是固定流程、規則、程序；需要的是專注、耐性及細心，而且根本不用到太多「工具」的輔助。

(延伸閱讀：行政助理工作內容有哪些？現任行政助理3分鐘帶你了解細節！)

(延伸閱讀：適合行政助理工作的5項性格特質)

如果桌面還是凌亂不堪甚至藏汙納垢，姑且不提做事效率，光是對這個人的印象就不會有太多正面評價。

造成雜亂的三大弊病：

同類物品過多

最常見的就是文具，例如：筆筒裡就有好幾隻同品牌同顏色的原子筆、長度不同的尺；還有修正用品，除了各種尺寸樣式的修正帶外還有修正液、橡皮擦。

總會有用的時候

把東西放在桌面上就是想在需要時可以隨手取得，但「需要的時候」通常不會到來，但是東西放著放著就習慣讓它待在那邊了；這邊放保養品、那邊放酒精，時間一久才會突然驚覺怎麼桌上冒出這麼多瓶瓶罐罐！

不知道該放哪

分門別類和物歸原位的道理誰都懂，但真正能做到的又有幾人。光是文具的分類就讓人頭昏眼花，還要為他們找到適當又固定的位置，更是提高了收納的難度。

何況工作時一忙碌，哪還有時間把東西一個一個放回原位，通常都是拿→用→放之後就不管它了；日積月累，桌上的物品就像地層一樣一樣往上覆蓋，自己都不知道最底下到底藏了些什麼。

維持辦公桌面整潔的三大益處

增加工作效率

一個整潔的辦公桌可以幫助我們更快速的找到需要的文件或文具，避免了浪費時間去尋找東西的困擾。同時，整齊的工作環境也能讓我們心情放鬆、思慮清晰，更能集中精神專注於工作上。

展現專業形象

辦公桌是我們的個人工作空間，在一些思想傳統的主管眼中，辦公環境更是反映了一個人的真實樣貌；還記得國中時都念過的那句「一室之不治，何以天下國家為？」吧，辦公桌也是一樣的道理！

整齊有序的辦公桌可以給人從容、沉穩、負責和按部就班的印象，也可以讓我們顯得更專業，進而讓主管、同事甚至客戶給我們更多正面的評價。

(延伸閱讀：與主管有效溝通：要從心開始！)

維護健康

這點對我這個有過敏性鼻炎的人最有感，當我的辦公桌累積太多灰塵和碎屑時，光是坐在桌前我就狂打噴嚏，鼻水也是川流不息，這種狀態下怎麼可能處理好工作。

髒亂的辦公桌會吸附灰塵和潛藏各種細菌、病毒，進而影響我們的健康；之前疫情大流行相信大家應該都心有戚戚焉，保持辦公桌整潔乾淨可以減少這種風險。

辦公桌維持整潔的秘訣

說到清潔整理很多人就開始嘆氣，認為這是件複雜又耗費時間的工作。

事實上，只要把握「留出足夠的工作空間，別讓物品佔據整個桌面」這個原則，通過大家耳熟能詳的的「斷捨離」，就能讓辦公桌面改頭換面。

斷，指的就是斷絕那些與工作無關的東西就不應該出現在辦公桌上，甚至根本不該進到工作場合裡。例如：網購物品的包裝盒、禮品的紙袋，我甚至還看過有人放健身器材！

捨，把已經用不著的廢物(包含實體垃圾和電腦裡的檔案)全都捨棄到垃圾桶裡。

離，指的是從對物品的依賴中脫離；斷跟捨是外在行動；離是自我心態的修正。如同前面提到物品放在桌上就是源自於「總有會用到」的想法；另外像是娃娃、公仔或是各種紀念品，也是因為它所代表的「意義」讓我們把它放舉目所及之處。

我們的情緒、意識就必須從這些「執念」中脫離出來，才能真正做到「斷絕」跟「捨棄」；否則這個捨不得、那個不敢丟，結果桌上的東西「一個也不能少」！

具體做法

丟掉不必要的物品：如果一些物品不再需要，就直接丟棄，避免佔據空間。

挑選合適的文具：只備必要的文具，減少不必要的占用空間。

要如何判斷哪些是必要的文具和用品呢？

其實回想一整周的工作流程，大概就能推斷出自己會頻繁使用到的工具種類，留著他們，其餘就先放回辦公室的備品櫃裡吧。

善用器具：使用儲物盒和文件夾來分類文件和文具，方便取用並且避免雜亂無章；使用集線器材把電源線和充電線整理好，避免纏在一起，影響工作動線和美觀，並在必要時用濕布或濕紙巾擦拭桌面，清除灰塵和污垢。

特別要提一下「筆筒」，我個人的建議是減少使用筆筒(控制在1個)，因為我發現人有一個特性，就是看到空空的筆筒心理上會產生好像少了什麼文具錯覺，所以會用想各種工作上根本用不上的筆插滿筆筒。

就在發現自己手上這支筆已經沒有空間可以放置時，就想那就再多放一個筆筒吧，如此開始惡性循環！

定期整理：以前有聽過一個說法，如果一個員工的桌面總是乾淨整潔，老闆會認定這個員工沒有在做事，毫無產值，所以桌上才沒有任何跟工作相關物品，因此辦公桌不能保持乾淨整潔。

雖然我不確定是不是真的有老闆或主管有這種想法，但我自己的原則是，工作時桌面可以處於暫時混亂的狀態，但在每天結束工作前，就會花幾分鐘整理辦公桌，把文件歸檔、丟掉垃圾等，獨留隔天最重要或最緊急的代辦文件。

這樣既不會讓老闆或主管覺得自己沒在做事，又能確保在下一個工作日的開始，自己面對的是寬廣的空間和視野，現在要處理的第一要務是什麼也會一目了然，因此能以放鬆的心情更快速的投入工作中。

控制數量：此外，在桌面上擺放一兩個裝飾品或有別具意義的小物，確實可以讓自己工作起來更有生氣和動力，但切忌數量過多到讓人搞不清楚這是辦公桌還是紀念品店。

結語

現在請花幾秒鐘看看自己的辦公桌，整潔？雜亂？乾淨？髒污？

如果你現在處於高檔的工作狀態，效率極高，總是能超前規畫的進度而且成果還能獲得老闆或主管讚賞，那你的辦公桌是什麼樣子當然就不是什麼大事。

但如果你現在工作總是有氣無力，提不起勁，辦公時不是心神恍惚思慮不清，就是焦慮煩躁手足無措，還老被主管點名約談。

在你徬徨無助想提出離職前，不妨先動手整理整理那猶如被飛彈轟炸過的辦公桌面。

保持辦公桌整潔可以提高專注力減少工作上的錯誤，開闊有序的工作空間視覺上更感舒適外，也能減少尋找東西的時間提高工作效率。

保持整潔的辦公桌可以反映你的工作態度，顯示你的專業和責任心，有助於提升自我形象和職業形象。

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理、學校工作的事，都歡迎在留言區留言；如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧！