會議通知就像英雄集結，該出現的都不能少：5個重點讓你開會通知發到位

開會的第一步

召開會議是行政助理的基本工作項目之一。

想完成一場成功且高效率的會議，會前、會中、會後每個環節都有需要注意的工作細項。

尤其是會議前，很多人認為把「要開會」的資訊發出去不就完事了，還有什麼眉角要煩心？

對行政助理來說，召開會議的第一個重大疏失就是「漏人」。

漏掉某個重要人物沒通知到，輕則會給自身主管和相關單位留下粗心大意的壞印象；重則延誤重要工作的進度，延伸出來的損失就難以估算了！(延伸閱讀：適合行政助理工作的5項性格特質)

該來的都沒出現

還記得2016年的漫威英雄電影《美國隊長3：英雄內戰》(Captain America: Civil War)嗎？

英雄們以美國隊長和鋼鐵人為首分為兩個陣營，一群人打得天昏地暗。

在這熱血激昂的一刻，觀眾們心中感到遺憾與不斷的疑問是：雷神索爾和浩克去哪了？

對於兩大主角的缺席網路上有官方和非官方所給出的各種解釋，但總是無法消除觀眾的那份失落。

還好，在《無限之戰》與《終局之戰》中，我們看到了期待已久的英雄大集結，心中的缺憾也得到的滿足。

開會就像集結超級英雄一樣，確保該出現的長官或是關鍵人物，必須出現在會議的現場，這才能讓會議有個好的開始。

請記住這條開會鐵律：人要先到齊才能開好會；要人到齊，會議通知要小心。

 

重點一、開什麼會

誰要來開會，跟會議的類型有很大的關係。

會議的類型若是仔細分類，是相當多樣的：例行工作會議、專題性的討論會議、工作準備會議、座談會、交流會、研討會等等。

會議類型不同，與會人員的範圍也就有所分別，所以要先弄清楚會議的性質及內容。

除了會議的類型外，也常會依下列幾個原則來決定：

1.法規規定

2.約定俗成的慣例

3.主管直接指示

4.自行判斷

如果會議的形式、性質已經很明確，有前例可以依循或是主持會議的長官做出指示和要求什麼人必須參加這個會議，這就比較好處理。

例如校務會議、行政主管座談等，就是學校的一級主管及校務會議的代表必須參與。(延伸閱讀：不知道這5件事，你還想進學校工作！：薪水、內容、環境、壓力、職缺，一次讓你清楚明白。)

比較傷腦筋的是那些參加人員不明確，不好限定的會議，例如諮詢會議、交流會議之類的，這就需要我們行政助理對參加會議的人員提出建議，擬出名單，讓主管去裁決。

要注意的是，有些會議雖然以前有約定俗成的慣例，但有可能因為這次會議討論的主題、客觀環境改變，或者主管有了新的想法，所以與會人員也會有所變化，為了避免出錯還是要把預擬的與會名單再跟主管討論。

重點二、考量的因素

在預擬與會人員名單時，我會考慮以下這些因素：

1.參考前例

這次的會議如果是例行性質的，那就參考之前的與會名單；若不是例行會議，就看看以前有沒有開過性質相近的會議，那些會議請了哪些單位和人員參加？

2.實際需要

看看這次會議的議程是討論哪些議題，這些議題負責或涉及的單位及人員有哪些？

3.主管意見

回想或翻看一下工作紀錄，看看主管事某曾經指示過請某某單位與會？或讓某某人也列席表達意見？

擬好的與會名單務必請主管審定，重要的是釐清哪些人是出席？哪些又只是列席？人員都確定後再發通知。

重點三、通知的內容

一般來說開會通知應包含會議名稱(開會事由)、會議日期及時間、地點(詳細到會議室號碼)、主持人、出席者和列席者。

如果有需要與會者配合攜帶什麼資料、服裝要求、防疫規定或是因為會議接近用餐時間有沒有準備餐點等事項則可以在備註特別說明。

近來因為疫情的影響，改變了許多人的工作模式，視訊會議也逐漸成為一種普遍的會議方式；因此會議的方式如果有別於以往，也都要記得在備註欄位特別說明。(延伸閱讀：居家辦公想提升工作效率，你必須先認識這3大「居家困境」！)

除此之外有一項經常被忽略的資訊就是「聯絡人」和「聯絡方式」。

沒有聯絡人和聯絡方式，一旦收到開會資訊的人如果有任何問題或是會議前臨時有事不能參加，就不知道能透過什麼管道詢問或傳達。

重點四、通知的方式

通知開會的方式，以我的經驗就是越周延越好。

首先在公文系統上正式的會議通知是一定要先發的。

再來是透過Email通知，公司或組織如有共用的行事曆系統也記得去登錄公告；除了提醒的作用外，也是間接告知其他單位這段時間某些長官和會議室已經被預定下來或使用了。

如果會議是針對某個專案而開，而這個專案的相關人員也有組織通訊軟體的群組，那也要在群組上發布訊息。

最後我習慣在會議前1~2天用電話再一次確認有關部門或人員是否能出席？如不出席代理人是誰？如果會議上將準備餐點也可以順便調查餐點需求。

不論是掛網、寄信或是群組通知，重點是對每一個通知都要與相關部門或人員進行確認，確保對方真實的收到正確的資訊；直到所有人都出現在會議地點前都要時時追蹤，確保工作無一遺漏。

重點五、善用Google 表單

有些會議的性質會帶有一些社交的功能，例如交流會、座談會和諮詢會等。

這一類的會議通常會邀請單位外的重要人士參加，這時可以善用Google 表單請對方確認參會人員、職務、聯繫方式、交通信息、飲食習慣等反饋回來。

沒有及時回復表單的單位和人員就要打去電話催問，以便我們自己及時掌握與會人員的相關情況，並呈報主管。

一方面讓主管能跟進會議籌備情況；另一方面也讓自己在下一階段的工作有更具體清晰的輪廓。

結語

要召開會議，先別急著發會議通知，釐清會議的形式，思考一下這次會議和哪些單位和人員有關，誰是出席者誰是列席者，擬出名單和主管謹慎討論，最後在適當的時間永最周延的方式公告與通知，最大程度確保該在出現的成員都出現了，才能讓會議有個好的開始。