自己的工作忙不過來,同事還一直問我問題,面對習慣性「提問」的同事該注意的6件事!

自己的工作忙不過來,同事還一直問我問題,面對習慣性「提問」的同事該注意的6件事!

「有問題」的Y

那天和朋友聊到關於職場sence的事,就向我說了件他最近遇到的職場上同事沒sence事件

(延伸閱讀:6個行政新人應有的職場SENSE)

因為朋友的職務跟總務相關,而跟錢有關的是貴定又特別多且複雜,所以遇到跟請款相關的問題時單位裡的同事就會詢問他,確認主計單位現在的規範和既定流程。

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他同事中有一位Y不知道是工作不上心,還真是個人能力有限,總是三不五時就帶著問題來向我朋友「諮詢」和「請教」

因為Y問問題的頻率實在過於頻繁,以致於後來我朋友乾脆彙整其他人常見的問題花時間製作了一份請款流程和常見問答,並且發送給各級人員。

常有問題的同事總是讓人頭痛

這樣就一勞永逸的解決問題了嗎?不!那天Y又打內線給他問問題了:「喂,請問一下,我們最近想要邀請外面的專家來給我們講習,如果要付交通費和演講費是不是要用那個出差單?」

一開始我朋友還沒弄清楚Y在說什麼,Y又把問題重述一次。

朋友嘆了口氣,跟Y說他現在有重要的事情要先處理,讓Y先去查找那份請款流程手冊。

Y回答說看過了,不過沒找到要的資訊,而且講習活動已經過幾天了急著要給人家出席費,時間有點趕,央求我朋友可不可以先幫幫忙!

我朋友又嘆了口氣,估計Y不會善罷甘休,只好先放下自己的事跟Y解說邀請外賓相關經費是要從系統申請,應該要怎麼怎麼做。

最後請Y可以再去看看手冊第幾頁到第幾頁,應該能找到他需要的作業SOP,照著SOP做就沒問題了。

想幫忙卻又覺得無力

朋友解釋說他之所以感嘆並不只是因為工作中一直被別人的問題打擾而困擾,而是Y問的這個問題之前已經有解答過了,以Y現在資歷實在不應該問出這種行政幼幼班的問題。

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再來,這個問題從現有的資料中就能找到答案,天知道Y到底有沒有去看;如果有去看竟然還看不懂這麼淺白的文字,他真的要懷疑Y是怎麼得到這份工作的了。

更讓人詫異的,我朋友接著說:Y問的情況是「我們邀請外單位的來賓來機關講習」,這怎麼會是用「出差單」請款呢?O.M.G!難道Y搞不清楚「我們的人離開平時上班的地方,外出去處理公務」才叫「出差」嗎?

先別說Y對自己工作範圍內的事務這麼不了解,他更驚訝於一個30多歲已經工作了數年的成年人,竟然會這麼理所當然地問出這麼沒有common sence的問題!

相信只要在職場有點資歷的人,應該都能明白和理解我朋友既無奈又充滿驚嚇的心情。

團體作戰中最害怕也最不缺少的就是提油救火雪上加霜專扯後腿的「豬隊友」

「豬隊友」有很多種,其中一個類型就是會習慣性向旁人求助和提問「可以請問一下」、「請教一下」是他們的起手式,後續就會接著一連串讓人無言的問題。

職場上最不缺問題很多的豬隊友

這種同事是最讓人難以招架的,你一旦接受並解答了他的提問,往後就會把你當google,什麼鳥事都拿來往你身上丟就會有答案跑出來;想狠下心來個相應不理,又覺得對不起自己的道德良心,自責這樣做是不是太過冷酷自私不近人情了!

明明是他的問題,卻弄得自己左右不是人

心理素質堅強者如我朋友,在面對這種讓人白眼翻到後腦勺的情況下,還能心平氣和的為對方解惑,我向他表達出我的敬意。

吾友淡淡地回應:因為我只想把事情處理完,準時下班!和這種人糾纏只會花掉我們自己的時間!

有一句職場雞湯文是這麼說的「你能賺多少錢,取決於你能提供多少價值;你能提供多少價值,取決於你為多少人解決問題。」

仔細想想所謂的「工作」的本質,不就是依行業類別和工作內容為各別不同的對象解決問題嗎!

我在補習班和學校工作時,解決最多問題的對象是學生;在書店擔任店員,解決最多問題的對象是顧客;在行政工作上,解決最多問題的對象竟是同事和主管,時間都浪費在他們身上,難怪薪水不高!

如果你沒有如我朋友那種堅強的心理素質,以下這6個注意事項或許能提供你一些日後應對這種同事的方向。

面對習慣性提問的同事要注意的6件事

1.盡力解惑和支援

就像前面我朋友能做的,當同事跟我們求救,當然盡量能幫的忙就盡量幫、能解答的疑惑就盡量解答。

考量到辦公室的人際關係,做人情給別人是基本中的基本;基於「互惠原則,當我們給予某種可知的價值時,對方就會立即帶著給予回饋的想法報答我們。

我們給予別人的善意,就是往兩人間的關係戶頭存入一筆存款,職涯生命這麼長或許有一天我們總會有需要動用到這筆人際存款的時候!

上面的人知道你能主動幫忙解惑,這當然也是個人能力的展現;其次,那些求助者對你的幫助,也會心存敬意,日後往上爬的時候,說不定也是一種助力。

撇除這麼功利的想法,在回答同事問題確保他們能夠理解和掌握相關知識和技能的過程中,再次熟悉業務或是學到不同思考方式,我們也能自我精進個人專業

2.保持耐心和尊重

當同事帶著問題出現在我們身旁時,首先請保持耐心和尊重,不論你幫不幫忙,都不要露出輕蔑的眼神和使用不耐煩的口氣。

工作場合裡每個人都有學習和成長的機會,十年河東,十年河西,你怎能確定今天你給他臉色看的蠢同事有朝一日不會成了你上司;真有那麼一天,你應該在上班時間都會用來祈禱他不會記得當年你對他翻白眼這件事。

又或者你怎麼會知道眼前閃著無辜雙眼的職場小白,在公司竟然有可靠的狠角色,不小心得罪這號人物可能會讓你從此走入辦公室最黑暗的角落!

所以,請先收起老鳥的不耐態度,先強裝笑臉和顏悅色的聽完對方的訴求,再決定該怎麼辦

3.避免責備和批評

請記得人犯錯最怕別人當面勸諫,當你指著同事的鼻子噴出一句「這也不會!」不僅把辦公室的團隊氣氛弄僵了,也打壞了大家上班的心情。

要是對方懷恨在心,在職場的叢林裡,你永遠不知道得罪的那個人的真實身分;更可怕的是,如果你沒有擔任主管職,人員的管理不是你的職責之一的話,即便你是出於好意,責備和批評聽在同事耳中都是惡狠狠地重傷!

不要當面批評有問題的同事

這種事情傳到真正的主管耳裡,若是遇到不明事理的主管還以為你要奪權篡位,還不先找個理由教訓你!

所以不要責備或批評同事的問題或表現,除了會讓他們感到沮喪和挫敗對解決問題毫無助益外,也為自己職涯發展埋下地雷,實在得不償失。

4.事情變我的

「小心舉手之勞,變成理所當然」!

上面提到同事之間交流往來往往會為了「互惠」,就把原屬於對方責任範圍內的事「順手幫忙」就給完成了。

這當然沒問題,在職場上難得能有展現自己能力與才華的時候,況且多做一些事,用心思的人總能從過程學到一些經驗。

但要注意被幫忙對象的心態,別成了濫好人把什麼事都往自己身上攬;特別是那種死皮賴臉的同事,會不會就這樣耍賴裝傻把你在「幫忙的事」,就賴成了你「應該做的事」。

所以「防微杜漸」的功夫要做好,當你發現有些小事越是幫就讓自己越忙時,就應該要踩煞車跟對方說「No」。

可以學學我朋友,跟對方說:抱歉,我現在手上也正有緊急的工作在進行,你可以先自己翻翻看過去的資料,從○○到○○的部分,應該就會找到你要的東西。

5.莫名背黑鍋

行政工作上簽辦公文或是做會議紀錄時,主管最常跟我們提點的就是不要擅自為別的單位表示意見,我們的意見最好限縮在自己單位能做的範圍就好。

以免日後專案出問題時,其他單位拿著這份文件對上級說「是○○單位說可以這麼做的」,把手向我們一指,這黑鍋就甩得乾乾淨淨。

(延伸閱讀:3個心理建設,小助理面對職場甩鍋不驚慌!)

在面對同事時也是一樣的道理,出於同事情誼,我們能幫忙能解答的就盡量給予協助,但要記得劃清界線,要對方明白你給的只是參考意見,不是一個強制性的決策。

給予建議時也要提醒求助者,工作是他的,做事的也是他,最終決定也是他要負責。

如果要給什麼資料也只提供路徑,讓他自己去找;別想好人做到底,資料文件都給他傳便便。

在詭譎難測的職場,你永遠不知道工作上出了差錯時,大家為了求生會做出什麼事;到時人家拿著你給的文件資料鐵證如山指證歷歷「都是某某某要我這樣寫的」,你跳到濁水溪都洗不清!

6.工作被干擾

泥菩薩過江自身難保,有時即使我們想幫忙也心有餘而力不足,自己的工作量都很難應付了,對於求救訊號也只能先暫時視而不見。

自身難保時,先設法救救自己吧

還是要以自身的工作為第一考量,聽完同事的問題後先判斷一下問題的難易程度。

簡單的,不會花太多時間心力,就用幾秒鐘為對方指點一下明路讓他自己試試;複雜的,需要你擱下工作去空出雙手去幫忙的,就跟對方約個時間,先讓自己完成工作再來專注討論他的問題,可能更有效率。

不要讓對方養成一遇到問題就馬上問你的習慣,有一個以上的問題先請他們彙整好,最好以書面紀錄。

蒐集到一定數量的問題後,就可以像我朋友那樣在利用時間作成常見問題(FAQ?)MAIL給業務相關的同事,或是放在雲端共享的資料夾一次性答覆。

結語

最後一個關於問題不斷的同事要注意的是,當我們對察覺到對方提出的問題、提問的時機和提問的方式已經對我們產生干擾,我們也應該反省自己不是也曾經犯過一樣的錯。

職場總是充滿變數,沒意外的話也應該會在時間線上延伸下去,所以在其間碰上問題遇到麻煩是可以預期的;不論新人或是老鳥,漫長的工作歷程中總會有接觸到自己不知該如何是好的事件,「問人」並沒有什麼好丟臉的。

你既是別人問題的解答者,當然,也會有自己碰上問題的時候;同樣的,你不喜歡別人用這樣的態度向你求助,那也就別讓自己成為其他同事眼中的擺爛同事。

在開口問問題之前先想想,自己是不是已經先上窮碧落下黃泉找過答案;把是不是真的有弄清楚核心問題是什麼;不管對方的工作狀態就是死纏著人家給答案;明明是自己的工作出問題時卻想推給伸出援手的同事……。

當別人解決問題是彰顯個人價值好時機之一,同時也能給人留下好印象,擴大自己的人際關係版圖。

不過要小心別讓別人的問題成了自己的負擔,最後弄到對方的問題沒解決,自己的事也沒做好。

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