與主管有效溝通:請從心開始!

與主管有效溝通:要從心開始!

比挖水道艱困的工作

若是你時常關注「職場生活」或是「辦公室生存術」之類的文章,不知道是否有發現一個很常成為這類文章的主題?

想到了嗎?

沒錯!就是「溝通」

在Google搜尋「職場溝通」會得到1,300萬10萬的結果;搜尋「溝通技巧」則會得到1,200萬10萬筆結果。

可見「溝通」這件事或說這門「技術」在職場上有多重要或說多「令人困惑」。

什麼是「溝通」?

依據教育部辭典的解釋,「溝通」原本的意思是「開鑿溝渠使二水相通。」

引申到現在我們理解意義,「溝通」簡單說就是「以語言或文字交流訊息,以達成某種目的的方式。」

然而人與人之間使用語言文字交流,可比挖條水溝讓兩條河水匯流複雜多了。

人與人之間的交流溝通,和挖一條水道一樣困難

因此常出現「有溝」卻「未通」的狀況發生;對方傳達A,我理解成B,最後做成C。

「訊息」或許有交流了,但肯定「沒達成預期的目的」,這種情況就是我們常說的「溝通不良」。

一次無效溝通的挫敗

最近在工作上發生的一件事,讓我經歷了「溝通不良」的挫敗感。

事情是這樣的。

直屬主管在某種會議後,請我把這幾年單位執行某個大型計畫的各種成果做成投影片,以便讓最高層的長官在某個重要的場合中給來訪的貴賓做簡報。

主管在交付這項任務時,因為還有別的要務要去處理,所以除了跟我說投影片的用途和張數限制外,只強調要「用多一點照片來呈現成果的豐富度」。(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)

一聽到是製作投影片,我便開始在腦海中回顧以往對於製作演講用投影片的學習與經驗。(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)

我認為投影片應該是用來傳達「主要概念」,而不是將演講者要講的內容都塞進投影片讓聽眾去「閱讀」。

另外要保持投影片的色彩簡單,最好不要超過3個顏色;使用深色文字搭配淺色背景,或是淺色文字配合深色背景,避免會讓眼睛吃力的亮色文字。

因此我決定製作這份投影片的3個核心就是:1.簡潔明瞭 2.圖片豐富 3.數據為先。

最後,考慮到使用這份投影片的報告人不是我本人,為了以防演講者出現詞窮的窘境,我還自以為貼心的在每一張投影片底下使用「備忘錄」功能,提示報告人每一張投影片可以說的內容。

我個人對於整份投影片的成果頗感自信,但萬萬沒想到職場上事情永遠不是身為基層的我們想的那麼簡單啊!

在工作上因為溝通不良造成心理上的挫敗感

你表達的不是我理解的

在我將投影片傳給主管後的隔天下午,主管拿著幾張A4紙來找我,我瞄了一眼,紙上印著我那份投影片,心裡想:有什麼問題嗎?

主管對我說:「昨天我們幾個主管有開會討論這份投影片,我在會議上試著用你這份投影片做簡報,發現這份投影片的內容……嗯…..有點貧乏。你看這幾頁(指著那幾頁A4紙)就只有標題,很多有意義的成果都沒說到,像是圈圈圈和叉叉叉;還有這些照片也都沒有說明,這樣看的人怎麼會知道這些照片是在做什麼?」

聽完後,我趕緊跟主管解釋他提到的「圈圈圈和叉叉叉」其實放在底下的「備忘錄」裡,因為把圖片解說和成果說明都放進去,這樣會整個版面都擠滿文字,就達不到讓觀眾聚焦的功能。

主管聽完後說:「哦……這樣啊,因為我是把投影片印出來看,所以沒看到備忘錄內容,嗯……你還是把備忘錄的內容精簡後放進投影片,然後加上照片的圖說,因為要報告的人不是實際做這些事的人,我希望這份投影片的功用是至少能讓他看著裡面的字把內容唸完!來!你看看能不能這樣改一下……」

至此,我恍然大悟!打一開始我根本就沒搞懂我的主管對這件任務所要傳達的資訊。

為什麼會這樣?

溝通的起手式:從心開始

溝通過程中,我犯下的第一個錯誤就是把我自己的臆測替代成對方(主管)想傳達的想法,沒有再進一步去確認更多應該獲取的資訊。

有效的溝通要從彼此的「心」開始

我想到的都只有「我」:我認為的投影片應該是這樣、我想把投影片應該是這樣、我認為這些內容應該這樣呈現……。

因為心中的「我」已經占據了思考空間,所以就沒能「從心開始」好好聆聽/接收對方想傳達的訊息。

回想當時主管在交代這項任務時,我一聽到是要製作投影片,腦中立即浮現那些前面提到的製作投影片的原則,而這些原則就成為「我就是要這麼做」的框架

雖然我們都有考慮到「不要讓報告人詞窮的狀況發生」,我認為使用備忘錄功能就可以解決這個問題。

但主管的想法是,在不確定報告的情境下,就算備忘錄寫得很完整,但報告人還是要去記憶/背誦這些內容,而這對報告人來說很不友善(因為主管都很忙的!),在這個情境下「投影片就應該是提詞機」

當然,主管有可能在交代任務的當下,其實也沒什麼想法(因為他趕著要去開會),是後來他自己試著要簡報才發現問題。

不過這個情況,還是可以藉由資訊接收者(我)適當的「回饋」來改善。

比如,再三地確認對方的意思—「主管,你的意思是……嗎?」;或是提出個人意見共同討論—「我覺得應該要……,會比較好,主管覺得呢?」,引導主管也進一步去思索和確認他自己的想法。(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)

當訊息的發出者和接受者對所溝通訊息的理解是一致、準確、無誤的時候,才能稱作是一次有效的溝通。

總之,我和主管藉著再次「溝通」終於把各自的想法完整的表達出來,甚至在白紙上畫下我們討論出來的投影片樣式的草稿,把想法具像化避免再度產生歧異。

之後我又用1個工作天的時間進行調整,還好能在期限之前把我們都滿意的成果上繳給高層。

有效溝通就是節省成本

團隊中的任何一位成員都應該設法提升溝通能力,降低溝通的成本

「溝通」是非常非常消耗時間和精神的過程,而「時間」和員工的「心力」又是任何組織最需節約的重要資本。(延伸閱讀:連假過後不想上班:工作倦怠!鋼鐵人和雷神索爾也會遇到的職場難題)

因為耗費太多時間和心力在溝通上,就是在耗損實際執行的資源,最終導致工作結果達不到目標;然後又要再花時間心力溝通檢討並彌補過失,如此形成一個惡性循環。

若是能提升溝通能力、降低溝通成本,如此提升的不僅是工作上的產出,連帶的還有下班後生活品質,或許就能創造更良善的工作環境。

結語:2個體悟

一、當你是資訊接收者請先放下「自己」,好好的聆聽接收完整的資訊,在必要時提出想法與疑問,反覆確認。

而當你是資訊傳達者,請在適切的時間把你已經完全理解的訊息清晰且簡潔的發送給對方。

當雙方都展現自己的溝通意願,才能增強對方的溝通意願,確保彼此已經清楚這次溝通的目的,有共同的目的才能避免各說各話找出達到目的的共識。

二、只要和人有所交流,就需要持續學習如何溝通;在職場上,若你的身分是領導者更需要學習和精進溝通技能。

因為領導者無法明確溝通公事內容(工作的內容、方式、原因與預期成果),那麼每一項交付下屬的工作,就有很大的可能被延誤甚至造成無法補救的破壞。 

「溝通」不是單純的口語表達而已(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!),除了職場,家人、伴侶、朋友甚至是「自己」,在我們所有重要的關係中,都可以透過「用心的溝通」更深入理解彼此(和自己),創造雙贏的局面。

14 Replies to “與主管有效溝通:要從心開始!”

  1. 我也覺得在職場上溝通真的很重要,
    有時候我們可能會先入為主的覺得對方懂自己在講什麼 (自我感覺良好XD)

    尤其是版主提到的[有效溝通],是會議裡在重要不過的一件事,之前曾經開會了一個小時也沒找到重點,後來又要再開一次會?! 但是如果沒有思考要怎麼有效溝通的話,下個會議還是會如此進行==””
    大家應該都需要學習一下有效的溝通,以達到最好的效果!

  2. 認真覺得職場溝通非常重要
    比如說要求加薪也非常需要溝通技巧XDDD

    1. 要求加薪除了具備溝通與談判技巧更要有實力和勇氣!
      謝謝來訪與留言。

  3. 溝通真的很重要,可以解決很多問題!謝謝分享有效方法和推介課堂

    1. 提供有用的職場問題解決方案,就是我建置這個網站的衷心,希望能幫助到你。
      謝謝來訪與留言。

  4. 溝通是一個需要長時間累積的軟實力,跟主管溝通除了換位思考,也用有效的溝通,來減少後面所要解決的事情,增加效率。

  5. 版主說的先放下自己,這個我很有體悟。我也在生活中常常會有這種情況發生!

    1. 如果你只想聽到自己的聲音,自然就聽不到別人的聲音。
      謝謝來訪與留言。

  6. 有時候報告太冗長,或不斷得再三確認,主管會顯得不耐煩,請問應該如何解決,謝謝?

    1. 如何跟主管彙報日後會用專文講解,建議你可以從「結論」→「依據」→「原因」這個流程來進行,慣用的句型可以參考〈行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!〉這篇關於報告的部分。另外與主管的相處共事的心法可以參考向〈上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在〉這一篇。
      謝謝你的來訪與留言。

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