一張照片秒懂學校行政助理的工作實況

1張照片、4個教育訓練項目讓你秒懂學校行政助理的工作實況

行政助理≠專業?

行政工作就是做不需要專業?助理就是專做不重要的雜事?

「行政助理」就是一個不需要專業只做不重要的雜事的職位?

你是否也還存在著這樣的既定印象呢?打掃、沖咖啡、影印、資料輸入,這些就是行政助理的工作內容。(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)

然而,職場上的真實情況確實如此嗎?

我服務的單位最近辦了一場專業知能研習,「知能研習」其實就是針對行政助理工作的教育訓練

專業知能研習就是針對行政助理工作內容的教育訓練,內容相當多樣
專業知能研習就是針對行政助理工作內容的教育訓練,內容相當多樣

訓練什麼呢?

當然是行政助理在工作上會用到的技能。

因為這次研習內容我覺得很有趣,於是趁機把研習的主題拍下並且藉由這篇文章分享給對行政助理工作感興趣的讀者。

隱藏在這張照片背後值得深思的訊息是:既然是針對工作會用到的技能而做的教育訓練,就表示每項技能都指向一件或是數件工作。

在學校擔任行政助理的工作實況如何?我們或許能從這張照片看出一點端倪。

教育訓練項目包含職場溝通、計畫書撰寫、影片拍攝編輯、研究方法。
這次的教育訓練項目包含職場溝通、計畫書撰寫、影片拍攝編輯、研究方法。

職場溝通能力

有效率的溝通能大大減少團隊成員達成共識的時間
有效率的溝通能大大減少團隊成員達成共識的時間

溝通能力其實就是口語的資訊傳達能力,是特別強調協作的行政工作人員必備的關鍵專業能力之一。(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)

打從原始時期起,個人想在群體裡生存下去就不得不和別人交流溝通;現代社會的職場上,更強調個人的溝通能力重要,因為能否讓團隊成員的訊息能確實傳遞與接收,攸關目標任務是不是可以透過協作順利達成。

從消極面看,良好的溝通能減少團動成員的摩擦,創造一個和諧的工作環境。

從積極面看,透過有效率的溝通能大大減少團隊成員達成共識的時間,讓任務能盡快完成。

不論是向上升遷、跨界發展,或是找尋新工作,企業愈來愈看重員工的溝通技能,包括說服力、協作力、適應力,以及情緒管理能力,都已成為部門主管在評核人選的重要參考依據

計畫書撰寫技巧

寫作能力對行政助理而言尤其重要。

每年我們都需要彙整資料撰寫一本計畫書,在那次的知能研習裡我們特別著重在「計畫書」的撰寫,其實這項訓練反映的就是「寫作力」對行政工作的重要性(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)

上面的「溝通能力」是著重在以口語傳達的資訊流通;寫作其實就是以文字為主的資訊流通

「寫作力」簡單說就是「用文字把想說的話說清楚、說明白的能力」;但經歷過「考試領導教學」並受過傳統作文教育的大多數人,想到要提筆寫字通常是眉頭一皺,避之唯恐不及,寫作已變成一件如此困難的事!

作家楊照說,在未來的人生中,我們每天都會遇到需要選擇的時刻,如何清楚的告訴人家你的選擇,說服別人支持、協助或者合作完成你的選擇,這才是寫作的本質。(延伸閱讀:學習論辯、說服,別再「作文」了)

在職場中,不論是否從事行政工作或是其他職務,通常都免不了在企劃文案、會議記錄、工作報告、市場分析等文書報告中花費大量的心力與時間。(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)

在通訊應用軟體改變溝通模式的現代,使用Email、各種APP做為溝通媒介已是必然的趨勢,對職場員工來說,如能具備不同的文書報告所需的寫作方法與技巧,對個人職涯發展來說絕對有所助益。

影片拍攝與剪輯

現代人對於影音的依賴性,促使更多創作者投入創作行列,也成為近來協槓創造第二份收入的熱門選項。
現代人對於影音的依賴性,促使更多創作者投入創作行列,也成為近來協槓創造第二份收入的熱門選項。

請回想,你是否才剛用手機在網路上觀看影片?當你感到無聊時,是否就會觀看網路影片?你在 YouTube 上是否訂閱一個以上的頻道?

如果以上的答案都是肯定的,那麼你對在臺灣有高達96%的網路使用人口習慣在網路上看影片這個事實也應該就不會感到驚訝!

當我們在網路上搜尋所需資訊時,除了會出現相關的部落格和網路文章,通常搜尋結果中也會出現影音資訊

人們觀看影片不再純粹是為了娛樂,隨著影片內容的多元化,影音已經從幫助觀眾放鬆身心的功用,逐漸發展成為人們解決日常生活中各種疑惑的工具書。

人們對於影片的依賴性越來越高,也促使更多創作者投入創作行列。

科技日新月異,現在手機拍照錄影的功能也趨近專業器材,不僅操作介面越來越簡單、解析度也越來越高。

推陳出新的影音編輯軟體,也讓一般人甚至是小學生都可以依照需求,把拍攝的影片進行剪接、上字幕、加入特效和音效,使用一台筆電就能產出一部有模有樣的影片。

我們不僅是影音的觀賞者,同時也可以是創作者。

四年級的女兒已經可以自己剪接、上字幕獨立完成一部影片!

或許就是因為體認到影音媒體的普及性和與日俱增的影響力,即便我所待的不是以營利為主的學校單位,主管仍期待行政助理也能具備基礎的影音拍攝與編輯編輯能力。

日後可以協助單位中的同仁將各種工作成果,以豐富有趣且更吸人眼球的方式來記錄與呈現。

甚至要求行政助理每年上傳一部自己製作的影片,把自己當youtober來經營!

研究分析能力

你是否具備職場上所需的研究分析能力呢?

職場上所指的研究分析能力,可分為硬實力與軟實力來看。

硬實力是指具備數學知識、能操作分析工具(EXCEL或SPSS等專業軟體)、會程式語言並能將數據可視化的專業技術;一般來說,都要經過學院或是機構的專業訓練才有可能成為一位「資料科學家」。

當然,不見得每個工作都需要專業的數據分析能力;不過,任何一個職務都肯定需要擁有明確目標可以讓自己專注並精準地前行

能否達成這個目標,就取決於你是否具備包含對專業的好奇心與敏感度、擁有強烈的學習熱情、對業務能深入了解並具有邏輯思維的軟實力;

行政工作有既定的程序,當心思聚焦在處理重複且繁瑣的工作時,很容易就會讓我們疏忽該工作的背後真實的意義以及所帶來的價值。

我們單位這次的專業知能研習,就是教授行政助理如何在各自所處的職位裡探索更有效率的工作方式、訂出明確的工作目標、能在職位上獨立思考並與團隊同仁進行良好的溝通,發揮研究分析的軟實力,進而活絡整個單位工作效能

結語

經過以上的介紹,你還認為行政助理的工作是不需專業、不用大腦嗎?

這些還只是我們工作內容的一部分而已!

「錢多、事少、責任輕」是每個上班族的期望,但現實是「工作不養閒人、團隊不養懶人」。相信沒有一間公司或企業會花錢請一個人來做一個「沒什麼事做的職務」;如果真的有,那相應的福利應該也只會在低標邊緣,甚至低於最低標準!

所有公司的目標都是在追求利潤,也因為如此才能長久存在。所以公司不會養閒人,即使只是為在基層的行政助理,你也必須要有價值和能力。

這篇文章藉著我們最近辦理的教育訓練內容,讓大家了解學校行政助理的真實工作概況,也提醒同處基層的勞工朋友們,持續學習充實自己的能力,展現存在的價值,必定能在職場上取得一席之地!

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

4 Replies to “1張照片、4個教育訓練項目讓你秒懂學校行政助理的工作實況”

  1. 如果自己沒從事的工作真的很難理解,謝謝版主的分享,讓身為新鮮人的我可以多一個方向去選擇工作!

  2. 感覺不只研究助理,這些技能也是很多職場新鮮人必備的能力!
    會的東西越多、附加價值越高,也更容易在職場裡被看見。

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *