「會議紀錄」該怎麼「記」?又要「錄」什麼?

「會議紀錄」該怎麼「記」?又要「錄」什麼?

散會後才開始的工作

從發開會通知單、整理議程、準備場地、辦理會議,直到會議終於開完了,散會之後主管們和與會人員如釋重負聊天寒暄,一一離開會場……。(延伸閱讀:會議通知就像英雄集結,該出現的都不能少:5個重點讓你開會通知發到位)

但對會議承辦人來說,有一項作重要的工作才要開始,就是整理「會議紀錄」

嚴格來說,「記錄」這個工作是在會議主持人講第一句話那時起就在進行了,會後的「紀錄」只是把你整場會議中記下來的內容,再整理作成正式的「會議紀錄」。

這裡先作個分別,「記錄」是當動詞使用,意思是記載登錄;「紀錄」是當名詞使用,意思是記載下來的資料;雖然在教育部國語辭典已經沒有分別了,大家無聊的話還是可以留言跟我說這篇文章弄錯幾次。

話說回來,為什麼會議要做記錄?為什麼在千辛萬苦開完會後,還要再燒腦的一字一句來重現會議的過程呢?

其實看似多此一舉的「會議紀錄」有著對行政工作而言巨大的功用;了解其中的秘密,或許能讓我們這群小小行政助理更有動力去完成這件事。(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)

會議紀錄的功能:寫下來的才算數

功能1:告知提醒

當專案工作推進的過程中某項分工不明確的作業出現重大瑕疵,團隊成員彼此推諉,沒有人認為自己應該要負起責任……。

會議記錄可以解決團隊工作的紛爭

這時候就可以拿出會議紀錄,看看當時的工作分配是誰負責這項作業,除了究責更重要的是找出問題癥結以督促後續的解決

會議記錄是一個落實討論結果、推進工作進程、追究相關責任的有效工具;這也是會議紀錄最重要的功能,用來告知和提醒與會者和相關單位和人員,在會議中討論了哪些事項,做了哪些決定、部署或分工,讓執行者有所本,能更確實的朝著目標前進。

功能2:提供非同步參與

通常執行一件專案會牽涉到許多單位、許多人員,但是礙於時空的限制,不可能把所有人都找來開會;或是會議討論的內容跟許多人切身相關(例如學生、一般民眾),但是這些人又不具有參與會議的資格。

通過(公布)會議紀錄就可以把會議上席的裁示、決定以及產生結論的過程傳達給沒有參與會議的人

會議記錄可以將資訊非同步參與給相關的眾人

這樣做可以讓同團隊但沒有參加會議的成員有參與感,強化團結的氛圍;同時也能讓團隊外的路人了解決策的過程,顯示會議的公平公正足以取信於人。

這就是為什麼政治新聞上常見的,某某議員或委員要求某某團體拿出「會議紀錄」當作佐證的原因。

功能3:工作交接的依據

工作上應該很少有人可以在一個職務上從一而終的做到退休,可能因為大環境的變遷,或是個人職涯的規劃,必須離職、轉調,而必須要把工作交接給別人人。

會議紀錄是交接時工作內容的參考依據也是在職場裡的可以保護自己的工具

法令規定勞工離職前是有交接義務的,交接內容不只是實體財物還包含工作業務需求之文件

要了解自己的工作業務在例行性的工作之外,還曾經辦理過那些特殊的階段性任務,以便能交接傳承下去,會議紀錄是很好的參考依據之一。

因為通常在會議上,經過討論後就會做出工作的分派、劃清任務的歸屬等決定;會議紀錄白紙黑字記錄著這些事過境遷的資訊,即便當事人已經忘記了也可以從會議資料尋得蛛絲馬跡。

功能4:自我保護的機制

延伸上一個功能,會議紀錄既然記載著工作任務的分派和責任歸屬,在積極面可是工作內容的依據;消極面就可以在團隊有矛盾時作為保護自己的機制

在我的實戰經歷中,行政工作因為性質特殊,很常會發生「這項工作要由誰執行」的矛盾,如果各部門已經就任務的分配開過會,那最快速且最能讓大家信服的解決方式就是「看會議紀錄怎麼寫」—這句話真的很常出現長官們在爭辯時的口中。

會議紀錄的準備:必先利其器

1.工具準備

在會議前準備好便於做紀錄的工具:錄音筆、白紙(工作筆記本)、筆、議程

要提醒的是,為了能完整記錄會議上每個人個個侃侃而談,滔滔不絕的發言,錄音筆確實是不可或缺的工具,但是會議過程能否錄音還是要看會議的性質和與會成員的意願來決定。

紙筆是會議記錄的基本工具,若要錄音最好先行確認

有些會議是議程進行到某個階段或討論某項議題時,就不能錄音;因此建議如果有疑義最好先跟會議主持人討論過。

我個人就遇過因為會議錄音問題而引起的紛爭,結果會議不但沒有解決問題,反而徒增事端;雖然我不是當事人,也都能感受到「怎麼一波未平一波又起」的無奈。

2.心態準備

真正會做會議紀錄的人,懂得在開會前就做好紀錄準備;會議當下要用心聆聽

會議紀錄者要預先透過議程及相關資料盡可能的了解會議資訊,例如會議目的、主要議題、誰主持、那些人出席、上一次會議的資料及決議等。(延伸閱讀:)

在會議進行中迅速、準確的抓住會議重點;主席和發言者可不會停下來讓你逐字逐句記下他們在會上說過的話!

我自己若是擔任會議記錄的工作,都會自己在空白的議程上記下預先找好的資料,以便做記錄時不會因為對議題完全陌生而不知如何下筆。

不管是什麼性質的會,即使會議討論的是很專業或技術性很高的內容,只要在會前仔細閱讀會議資料,了解開會的意圖和要達到的目的,抓出主要解決的問題,也能做出井井有條簡明扼要的會議紀錄。(延伸閱讀:避開4個不良因素,讓我們開個不花時間又高效的會議吧!)

會議紀錄的內容:重點中的重點

會議紀錄通常應該包含以下內容:

會議名稱:揭示開會的目的。

會議時間、地點:詳細記載。

主持人(主席):姓名+職稱。

出、席者:有無缺席、是否指派代理人。

主席的致詞:重點摘錄主席對這次會議的期待與希望解決的問題,如內容過多可列點記明。

報告事項及決議:上次會議決議案及指示事項執行情形、各單位業務工作報告等。

提案討論及決議:需要提出來討論或需要請大家提供想法的問題。

臨時動議及決議:不再原本的議程中,但亟需有明確指示的問題。

主席結論:摘要記載主席對各項議題的最終結論與後續行動的指示,如內容過多可列點載明。

會議記錄的寫法:去蕪存菁

就算是有錄音工具的輔助,會議紀錄也絕對不是像在警察局做筆錄一樣一字不漏把每個人說的話都抄錄上去;就算真的做到這樣,閱讀紀錄的人也會因為難以閱讀而放棄閱讀,無法達到會議紀錄的功用。

對我來說,寫會議記錄時應該是要摘錄會議中商討的梗概和作出的決定,將冗長的發言提綱契領的重整成具體的工作提示,讓承辦人透過閱讀會議紀錄能快速了解自己的任務內容。

「會議上記了一堆內容卻不知道怎麼整理成記錄?想在紛亂龐雜的資料中轉化、重組筆記,萃取有助內容發展的論點;想要增加寫作創作或商業提案內容產出的效率,讓內容創造價值,快來學習高效產出內容的筆記術!」

這又說回為什麼前面的準備工作的重要性,因為做好會前準備,才能在會議中快速察覺並捉取這段言論的中心思想、主要論據、前後的因果關係或是流程演變。

(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)

在句子上則要注意前後文的連貫性,把無意義的發語詞、修飾語、句子中的附加成分、較長的成語慣用語略去不記凸出中心詞。

會議紀錄的撰寫,需要長時間的練習與經驗的積累才能得其竅門,以下用一個例子作為說明:

這個議題是要討論計畫團隊參加由市政府辦理的活動;會議當時,主持人先把為什麼要參加這個活動的來龍去脈鉅細靡遺的講述了一遍。

再來他覺得因應這次展覽的主題,應該要把某某研究中心也拉進來;最後就是訂下期限,希望團隊在幾月幾號前要完成什麼工作。

我在做會議紀錄時,最重要的資訊就是「時間」和「成果」,沒必要把主持人說的故事再謄寫進紀錄中,因此這個部分就不會出現在紀錄中;只留下要在什麼時候完成什麼工作的指示即可。

另外,請某某研究中心也加入團隊中是以往沒有的新事項,這是必須要記錄的;至於為什麼要把某某研究中心拉進來的原因,因為該中心的主管也參加了會議,已經知曉也沒表達意見,所以這個部分也同樣略去不記。

主管將近3分多鐘的發言,可以擷取做成紀錄就是這兩點,精簡文字之後就成為這樣的會議紀錄。

兩個小提醒

立即整理記錄

會後寫記錄要趁記憶猶新印象深刻時立即著手;回憶整個會議的內容,對記錄的資料進行分類、歸納,確定從哪幾個面向開始整理。

打鐵趁熱的另一個好處,有含糊的地方也能找到相關人員趕快問清楚問明白。

時間一久,自己對會議過程的印象模糊,其他與會人員通常也想不起細節了,這樣就無法達成對會議記錄「要明確」、「要忠實」的要求。

趁著記憶猶新時盡速進行會議紀錄;完成後也要記得跟主管和會議主持人確認內容

讓主持人確認

會議紀錄完成之後,先不要急著就在群組發出去,要先交給會議主持人和主管看過,特別是在會議上有爭議的議題,要準實傳達主持人的意思,沒有遺漏或錯誤。

像是我服務的公立學校或其他公家單位,會議記錄還要經正式公文流程,讓該簽核人簽核才能產生行政上的效力;完成這些後,才能把記錄給與會者和其他相關人士,同時公告在網頁上讓大家知悉。

最後,把會議記錄存入檔案,並建立或者修改相關索引,以便日後查找調用;我的習慣是紙本和電子檔都會留存,把當天的議程、紀錄、簽到表和相關附件歸為一個檔案,並以會議召開的時間序為檔案夾的順序,如此一來才算大功告成。

結語

「記錄」是行政工作中非常重要的一環,許多工作都要仰賴「好的記錄」才得以進行。

會議記錄是一種正式的紀錄方式,它不僅考驗記錄者的綜觀全局的能力,還牽涉到深厚的寫作功力。

雖說會議的結果最終都是「徒生事端」增加我們這些底下人的工作負擔,不過詳實且正確的會議記錄至少能讓我們做事時有個依據,不會像無頭蒼蠅亂竄。因此在會前做好準備會後用心完成記錄,絕對是行政助理重點工作之一。

如果你有任何職場上的想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

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