公家機關也要加班！大學行政工作需要加班的3個情況

不賺錢就沒加班嗎？

即便現在勞動權益日漸抬頭，對亞洲國家而言「加班文化」仍舊興盛；在臺灣，特別是許多剛入職的年輕人為了給主管好印象或是囿於公司文化溫柔的逼迫，還是會選擇在下班時段繼續工作。

當然，也有廣大勞工族群必須長期仰賴加班費，來換取更高的工資收入才能維持生活，加班對他們來說成了需要之惡。

科技人的長工時已是勞動界皆知的潛規則，每天工作 13 小時是科技產業的常態，但起碼員工可以換來加班費、三節獎金以及可觀的年終分紅。

姑且不論長期加班對勞工在各方面所帶來的影響；對公司行號來說，員工延長工作時間通常也代表著會帶來更多的利潤，所以在制度上工作或氛圍上會有意無意的鼓勵員工延長工時。

我在補習班上班時會自願加班來解答學生的問題或是和主管討論班務運作；在書店工作時，也會在來客數的尖峰時刻在下班時段自動協助櫃台的事務，拉長時間來看，這些加班也確實都為公司帶來可見與不可見的利潤。

如果「賺錢」是讓員工加班的源頭，那在不追求利潤的公家機關而且是在大專校院裡做行政工作，還有加班的需要嗎？

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學校的規定

很遺憾，只要有人在上班的地方，一定會有加班的需求，就算是在公立大學裡的行政人員同樣躲不過加班的魔掌，而且就因為不營利，所以加班還不一定有加班費可以領。

依我服務的學校目前的規定，教職員一般加班，每人每日加班以不超過4小時為限，放假日及例假日不超過8小時，每月加班總時數不得超過20小時。

如果單位因業務特性或工作性質特殊或為處理重大專案業務，或解決突發困難問題(例如：臨時性的斷水斷電)，或搶救重大災難，或為應季節性(例如：颱風季節、豪大雨季導致淹水)、週期性工作(例如：各類評鑑)，需較長時間在規定上班時間以外延長工作，得申請專案加班，每人每月以不超過60小時為上限。

專案人員加班連同正常工作時間，一日不得超過12小時。加班時間，一個月不得超過46小時。

由於差勤系統都已經上線，申請加班的程序就簡便許多，教職員若經主管指派加班時，就要在事先填寫加班申請單，並敘明具體事由及起迄時間，送請一級主管完成簽核之手續，同意加班。

而教職員加班需在加班後二年內補休假，並不另支給加班費；但是就我所知，學校還是有其他規定能另外讓加班的職員領到加班費。

雖然法規上是規定加班事由要由「主管指派」，但實際情況是職員工作到下午下班前發現有加班的需要，就會「自己」在系統上申請加班。

而主管因為多由學校老師擔任，其實很少待在行政單位，因此只要有送出的加班審請單也都會核准。

這幾年來，我從來沒看過哪個一級主管會對職員的加班表示過意見，更別提會有主管不同意加班的情形。

根據我工作近6年的觀察，撇除掉那些運用「加班」來博取主管眼球和建立名聲的「假性加班」；在大學工作最常因為3種業務而需要「被動加班」：1.有期限的工作；2.緊急事件或公文；3.會議。

需要加班的情況

有期限的工作

工作設有期限所以必須在限時內完成，這是讓學校行政人員加班的事由中所占比例最大的原因。

以大專校院來說，每年初協助老師和單位提報各政府部門的計畫是重點工作之一，通過計畫的件數代表著這所學校的學研能量的高低，實際面則是能為學校帶進多少經費，因此相當重要。

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一般來說，各部門計畫徵求都會設定期限，承辦的行政單位在期限內要彙整全校各系所老師提出的計畫書和申請資料、簽辦公文流程。

雖然在公告時會把收件期限提前，但是老師們一定會踩deadline交件，不然就是交件之後又要改東改西，承辦人當然就得加班做事了。

其他像是計畫的結案報告、經費申請和核銷、帳目清冊等等，都是有明定收件或辦理時間，而且又需要花費長時間彙整的，通常也當需要額外的工作時間來完成。

而在教學單位平時在系辦要應付上課老師與學生的各種疑難雜症，做行政工作的時間已經被壓縮，這時不得不加班來做完當日預計完成的業務。

此外，系辦面對的定有期限的工作又更多了，例如：開排課、教師升等、畢業學分審查等，就要配合學校的教務、人事、學務、總務等各行政單位所訂的期限，對承辦人員來說也是壓力山大！

緊急事件或公文

學校行政最怕在假日前的下班收到案情複雜又急件的公文，這代表那天的下班時間遙遙無期了。

「複雜」和「緊急」根本就是注定花時間的黃金組合，而政府部門出於某種不可知的原因，卻又特別愛在下班前發文給學校還限期辦理！

對學校來說最緊急的事件當然是指學生出狀況了，車禍、受傷、生病、失聯或是其他負面的事件，這些可不會等學校相關人員在上班時間才發生。

另外像是學校高層收到的投書、黑函、負面新聞訊息等，這類事件攸關學校聲譽必須要在第一時間回復或應對，也都是要小心處理的緊急事件，一旦被指派到工作的同仁心裡都很清楚加班是不可避免了。

會議

學校的一級主管多是由老師兼任，他們的工作除了維持學校的運作，還要教學、研究和為學生解惑，每天的行程可說是被排得滿滿的。

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這時如果因為某些重大決策要召集主管們會商，這個會議時間就會很難安排，排除掉這個老師的上課時間，那個老師的office hours，最後可行的會議時間通常就是下午時段；如果會議時間一拖延那加班也是免不了了。

或是因為上面提到的緊急事件和急迫性公文，主管認為需要召開臨時會議來討論，如果這個決定是在下班前，那相關承辦人員當然也要有加班的心理準備了。

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這類非例行的會議，都常都是因為某個緊急事件，所以開完會後，會議主持人或與會的人員都會希望盡快拿到會議記錄，這樣才知道自己被指派的工作內容或是主席的重要裁示。

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為了趕快把會議紀錄寫出來，加班開會之後，有時還要繼續加班把會議紀錄給趕出來！

你能配合加班嗎

網路上有認為學校的工作是爛缺，每天工作超量壓力山大；有認為學校工作是爽缺，事少責任輕。

兩種情況確實確實都存在；有人每天加班還不夠，下班還要帶資料回家趕工；也有人上班只要滑手機看youtobe。

實際的工作情況如何，還是要視所待的單位和職位；這所舉的3個加班情況，是指普遍來說，也就是不管是在學校的哪個職位都會遇上的特殊情況。

大多數的學校職員除非遇上了這些臨時性的緊急事件需要延長工作時間來處理，不然在上班時間應該都是能處理好一定範圍內的工作，然後準時下班的。

在我的經驗中不論是哪種工作都有所謂的淡旺季，學校的行政工作就跟在公司或企業上班一樣，也會有淡季和旺季之別。

通常在每年的9月及2月的開學季和年底12月到隔年1月是各項計畫申請或是結案經費報支的作業時段，這兩段時間會是行政工作的業務量最多的旺季。

在旺季的時候，因為每個人的業務量都遽增，每天都有開不完會議和簽辦不完的公文，因此辦公室的氣氛總是緊繃的。

我也曾經遇過有些單位主管(通常是高階公務員)會假日來辦公室無償加班(不申請補休)，有的主管習慣單兵作戰，會在平時就要下屬把資料準備好給他，他自己利用假日獨自在辦公室彙整。

有的主管就喜歡全員出動，假日加班時也要求下屬要出現在辦公室，在這類主管的觀念裡，這樣才能做到全面的訊息交流，有效溝通。

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我工作的這幾年，兩種主管都遇過，也曾經加班工作到晚上11、12點；也被過要求在元旦連假來辦公室加班過。

所以再次重申，在不追求利潤的公家機關還是會有加班的需要，只是因為職位不同、單位不同，加班的頻率和時間會有差異。

而且經營學校的目的不是賺錢，既然沒有營利那麼加班通常是沒有加班費的，這一點給想到學校工作的夥伴們務必要多打聽在思考思考囉。

我過去業應徵過學校其他單位的工作，就在面試時參遇到面試官直截了當的詢問：「因為本中心的業務性質特殊，時常需要加班，你若進來工作後能配合加班嗎？」

那時候，我先詢問什麼情況下會要加班以及加班模式，接著表達會盡力在正常工時就完成該業務，當然也會配合單位工作進度需求加班，但希望這不是常態。

最後我並沒有得到那份工作而來到我現在這個單位，事後聽說該單位率取的新人因為受不了繁重的業務每天加班，做不到3個月就離職了，這個單位又要準備徵人了。

根據我後來的了解，該單位因為承辦的業務確實繁重，加上主管的領導風格導致轉效率跟不上業務成長的的速度，導致新的業務就丟給新來的人，讓新人承擔過重的工作責任。

這種現象在公家機關不僅屢見不鮮，而且多數是沉痾宿疾，就算有志者想大刀闊斧的改進，也很難有立竿見影的成效，這部分在求職前要多方面去打聽了解。

結語

即使是不追求利潤的單位也會因為有期限的任務、緊急事件和臨時性的會議需要員工延長工時來處理。

主管的態度、辦公室的氛圍都會影響職員加班的意願。

加班對職場人員身體健康的危害不需多說，除此之外也影響了家人、朋友之間的關係大大降低生活品質。

一般來說行政工作雖然不是什麼把人送上太空的複雜內容，但長時間沉浸在繁瑣、枯燥且有壓力的環境中，最終還是會傷害身體與心靈於無形中，不可不慎。

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