步驟1、2、3,應對主管的「假民主」很簡單
辦公室裡你正埋首的在工作中,這時主管走到你面前左右手各拿著一張海報,你才心想:「啊,又來了!」的時候,主管果然開口問:「你覺得這兩張海報哪一張比較符合我們這次活動的主題?」
主管徵詢部屬意見,和大家共同討論激盪想法是辦公室常見的一幕。
「請各位同仁整理一下客戶名單,為這次促銷活動提供一些想法。」
「針對下個月即今進來的那件案子,我想讓○○部門來負責,你們覺得呢?」
「這次的成果發表活動發表,同仁們看看這個主題設計合不合適?你們覺得可以怎麼調整。」
「今年的期末業務檢討會,你們想去哪間餐廳?有什麼名單都可以提出來?」
如果管理層真能在意、關注甚至最後接受、採納部屬提出的建議,那確實能讓部屬有參與感及被重視的存在感,進而凝聚團隊向心力。
但偏偏有些老闆或主管,明明心中已有定見,卻還是頻頻徵詢部屬的意見,但從不採納,看在部屬眼中這無異是就是一種「假民主」的表現!
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主管的提問
職場十多年,從補教業、學校代課、零售業到公家機關,發現管理層都有喜歡向部屬提問的傾向。
管理層為什麼喜歡提問?
我歸納出三個情況,這些情況分別為管理層提供了「提問」的動機。
狀況一是他們要到某些重要問題的答案和回應,例如:對數據的分析、對工作進度的掌握或是業務執行時A、B兩方案抉擇的優劣。
人類對於自己不懂的事,本來就會藉著發問來得到答案;面對這種提問,我們必須拿出專業素養,在自己的業務權限內為發問主管解惑。
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狀況二是管理層試著藉由提問,來引導部屬做出正確的事;也就是採用像教練、導師一樣「向對方提問,讓他自己找出答案」的育才方式。
藉由提問,管理層可以協助基層執行者察覺到思考的盲點、凸顯最重要的事情,讓問題具體可見後和部屬共同分析現況、討論解決對策,例如:
「如果這個案子讓你在從頭做一次,你會從哪裡著手?」
「現在這個情況,身為櫃台人員你應該做什麼才能留住顧客?」
這種「教練式」提問的終極目標是提高工作生產力,鼓舞團隊的拚勁與士氣。
狀況三是管理層希望能藉由讓團隊成員都能加入決策討論這個方式,表現民主式管理。
在這個狀況下,不論是老闆或主管通常在心中已經有所決定,他們提問的目的只是要「表現民主」,所以在他「提問」時目的就已經實現了,不見得真的要得到什麼回應、回饋。
於是就會發生有主管喜歡問部屬意見,當大家否定他的意見時,他卻開始不停反駁你的想法,企圖說服大家他的意見是對的「假民主」戲碼。
「假民主」應對
在職場上面對高層「假民主」式的詢問時,我們這些基層行政人員該如何應對,才不會讓主管留下壞印象,把自己推到孤立無援的境地?
有些人認為既然自己的意見總會石沉大海,幹嘛浪費時間浪費唇舌還要被主管貼上意見過多或特立獨行的標籤,不如把提問當耳邊風一概沉默以對,面對主管傻笑點頭含糊帶過。
在職場上,保持「安靜」或許可以創造一個小小的生存空間,在短期內安身立命持續穩定的工作。
不過,隱形人當久了要小心在主管心眼中真的就此銷聲匿跡,跟任何升職加薪職務輪調的機會說Bye-Bye!
多年的教課經驗讓我知道,班上最安靜的學生是老師最放心的學生,但也是最容易被忽視的學生。
更糟的是,很有可能會被認定對公司事務沒有積極參與、沒有向心力、沒有團隊組織觀念,接著就可能被主管關注、被約談。
更安全的作法
在我的經驗裡,逐漸摸索出一套應對老闆和主管提問的應對SOP。
步驟一:仔細聆聽
只要是我的上司對著我問出的問題,我都先仔細聆聽他們的問題內容。
前面說過,管理層提問的三個狀況:解惑、引導和假民主,如果沒有先獲取足夠的資訊量,要怎麼判斷主管現在是哪一種狀況的提問?
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步驟二:辨別情況
聽完主管的提問之後,接著要迅速辨別出現在是哪一種情況;主要可以從對主管價值觀認識和過去的經歷累積作為判別的依據。
上班族和單位裡工作夥伴相處的時間,有時比跟家人相處的時間還長;因此對主管、同事的認識怎麼說都要有所掌握。
特別是主管在公事上在意的東西、厭惡的東西、注重的細節、行事風格、溝通模式等;他以前都怎麼決定?以前會有什麼反應?會說什麼話?身為部屬在他人底下做事,都得花點時間心力來弄清楚。
一旦清楚了,才能判斷主管現在是「真提問」,還是他只是在實行「假民主」的作為。
確定是對我們提出疑問,或想在業務上跟我們溝通交流時,就得秉持職務上的專業向主管提出個人見解或建議。
若是察覺這次主管只是嘴上問問大家「有什麼想法?」、「覺得怎樣?」跟往常一樣並不會採納,那就要進一步看看這是在什麼樣場合。
步驟三:理性應對
當主管對部屬的提問是在辦公室或是茶水間裡的閒聊,就算不認同主管的想法也別浪費時間跟主管一來一往,因為認真就輸了!
投其所好讓他聽到「想聽」的答案後,迅速結束這場意義不大的對談,使自己脫身回到崗位處理真正重要的事才是真的。
然而是在正式的會議上,特別是討論的主題還跟自己的業務重大相關,就必須格外小心了。
會議一般會有其他人在場,部屬如果一味的順從主管意思沒有表示意見,在外人眼裡等於是認同主管的決策。
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那在做成決議之後如果執行過程中出問題,當然得扛起責任。
所以在會議或是其他正式的場合,面對主管的「假民主」時,部屬還是要適當的表達自己的見解,讓在座的其他人了解承辦的立場。
這麼做就像是先打了預防針,或許可以很大程度避免出紕漏時被完全甩鍋到自己身上。
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會議上,針對討論的議題提出建言貢獻自身專業來讓團隊更好,原本就是職員的責任,不過還是謹記別和主管硬碰硬。
主管不接受建議仍舊堅持己見那就算了,本來做出每一個決策背後不是只有單一因素,職務不同看待同一件事的角度當然不同,因此不要試圖「說服」主管甚至跟他針鋒相對。
真的有一定要讓主管清楚的建言,可以試著在非正式的場合或私下找機會探詢主管可否提供建議。
或者也可用Email透過文字將個人觀點有條理的陳述,並附上圖表數據文件等支持的依據,
總而言之,在回應主管的「假民主」時,除了要注意別讓自己背黑鍋外,更要小心自己的心直口快意外得罪人;言者無心,聽者有意,結果事情沒做成,先惹來一身麻煩。
上班工作不就為了生活,沒必要再給自己找事來煩心,平時代辦的雜事已經一大堆,事情應該愈做愈少愈簡單才對,適時的順風而行能免去一些麻煩事,在職場上也才能走得長遠。
結語
在平時好好觀察老闆或主管釐清他們的價值觀,對於他的喜惡了然於胸,下次再遇到主管問你有什麼意見?有什麼想法?覺得如何?,先別預設他只是隨口問問又再「假民主」,試試上述的步驟,可以讓表達不具有攻擊性,主管就更有可能採納你的建言,讓事情或決策往更理想的方向發展;進而讓主管增加對你的信任感,提升在他心中的價值。