適合行政助理的5項性格特質

適合行政助理工作的5項性格特質

我是誰?我在哪?

「符合志趣」是除了「薪資待遇」、「未來發展」外求職者找工作時考量的標準之一,畢竟如果能做著喜愛的事的同時又能有一份收入,這將是多幸福的事。

因此諸如「電競選手」、「網紅」、「藝術家」、「演藝人員」等非傳統認知中的職業,在各項調查中總是社會新鮮人的夢想工作。(延伸閱讀:花7年才找到方向!男女夢幻職業排名曝)

根據人力銀行的調查,青年勞工平均得花7.1年探索,才能找到職涯方向。

也就是說,求職者們最少得花7年的歲月,在眾多的職業選項中不斷「試錯」,才有可能找到「適合」自己的工作

而如果這個幸運的情況沒發生,那也就只能在某種行業的某個職位上先「將就」著;而且這一「將就」很有可就是一輩子了!

你現在是否正做著一份理想中的工作,卻發現自己並不那麼快樂呢?

那麼很有可能就是這份工作並不適合「你」這個人。

「適合」指的就是在各方面配合得恰到好處;執行一份工作的內容,如果無法與你的人格特質相互搭配,即便其餘客觀條件都令人稱羨,但箇中的扞格不入只有身在其中的你才能深刻體會。

你認識你自己嗎?

以我自己為例,當初成為行政助理最重要的原因就是想求取穩定的狀態;除了有一份尚能接受的薪資外(延伸閱讀:每個月領不到3萬元!行政助理薪資揭密,現任行政助理薪資單大公開!),最重要的是固定的上下班時間、可安排的休假等,讓我有時間嘗試協槓創造自己的事業並能兼顧家庭生活。

然而,工作的第1年我就明白身上的某些性格特質是適合行政工作;但也有些行政工作需要的特質是我所缺少,必須設法克服或補足的。

雖然真實世界不可能存在著「完美的工作」,但若能了解自己的性格特質適不適合正(想)從事的工作,或許能減少抱怨的時間,設法去調整那些矛盾的地方,讓自己工作時能更愉快些。

千萬別像這篇新聞說的那樣,讓自己一天裡的三分之一時光都處在痛苦中!(延伸閱讀:超商做1天想辭!他自爆有這「症頭」 過來人嘆:真的痛苦)

這篇文章從行政工作的內容為出發點,提出5個適合擔任行政助理工作的性格特質表現。

如果你正在求職,可以把這些工作上的特質表現當作考量的指標,如果差距甚大,那麼也須該重新思考求職的方向。

若你已經擔任行政工作一段時間,卻發現自己總是處於低壓消極的狀態中,那就有可能是從沒注意過自己是否具備這樣的性格特質,那就該重新你認識一下自己,並思考自己是否適合行政助理工作。

其實不論是從事行政助理或是其他職業,「認識自己」都是能否在職場上生存下來甚至發光發熱的關鍵。運用網路上的人格測驗,或是加入線上課程,讓專業講師協助你檢視和訂定自己的生涯規劃都是很好的選擇。

適合行政助理工作的5種人格特質表現

一、對事物細節有耐心

對細節事物能有耐心是行政人員的基本要求

對事務細節的敏銳觀察與不厭其煩,絕對是行政工作第一要件。

行政工作的多數時間都在處理排山倒而來的文件,包含了各種單據、圖表、報告等。

不論是自己產出或是因為工作流程而經手的;一位稱職的行政助理都應該要能在多如牛毛的資料中,明察秋毫的揪出任何細微的「不合理」。

例如:數字是6、8還是0;有沒有少(多)了一個位數;是不是把客戶(長官)的名字打成同音異字了、有沒有誤用了過期的資料等等。

若有需要準備餐點時也要留意「重要人士」(通常是召開重要會議時會出現的長官或客戶)的用餐習慣,最常見的就是喝咖啡(或是加糖加奶)、素食、不吃特定食品(牛肉、豬肉或海鮮)等等。

這些錯誤都是失之毫釐差之千里,而要避免這些錯誤發生,唯一的方法就是對經手的各項文件不厭其煩的一再查核確認。

辦理各種活動時,更要面對各種層出不窮的狀況,身為行政助理就必須反覆和工作人員、廠商或是參與的每個關係人確認各項流程細節:甚麼時間點甚麼人物要站上台、什麼表演要進行、背景要下甚麼音樂……等。

如果你的個性習慣只關注事物的大方向,對於細節不是那麼重視,那麼行政助理所需的這個性格特質,就必須設法補足。

二、能接受工作沒有結果

全心投入的專案最後可能無聲無息

行政助理的工作有很大一部分是主管交辦(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在),對於為什麼要做這件事的起因或緣由也不會太清楚。

「上面交辦我照辦」所導致的一個結果就是辛苦做出的成果(一份報告、數據整理、簡報)並沒有被採納、使用或是根本就不需要了就這麼無聲無息的消失。

如果發生這種情況,通常你的主管不會也不需要向你回報這個工作的後續如何。

如果你習慣每項作業都必須有最終成果的呈現,那麼若是想從事行政助理工作就要這個部分去調適。

三、不在意默默付出

這一點和第二點是些相同,都和行政助理工作中「助理」的這個性質有關,也因為如此,行政助理的專業技能(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)往往只能用在別人看不見的地方,因而產生「行政助理不用專業」的既定印象。

舉個比較流行的例子,最近入圍第56屆金鐘獎益智實境節目主持人獎的綜藝節目「綜藝玩很大」,內容就是由藝人組成黃、黑兩隊進行遊戲競賽,設法爭奪勝利。

節目的看點,除了看藝人不顧形象的賣力演出外,整個節目的重心其實是由幕後工作人員組成的「紅隊」如何設計各種遊戲、安排節目進行並且暗藏讓人驚喜的各種插曲。

這些組合造就了一個受歡迎的節目。

行政助理就和該節目的「紅隊」一樣,不論節目獲得多大的成功、參加的藝人如何爆紅,我們都不會是受關注的那一群。

既然是助理,那就是協助所有事物能順利進行的角色,就因為要確保事物有走在軌道上,因此我們必須待在眾人的目光看不見的地方,讓整件事或活動在表面上行雲流水,讓你的主管或老闆風光亮相,去吸引各方眼球或接受掌聲。

我身邊真的有助理已經在單位服務2年多,但主管還是叫不出他的名字的極端例子。

雖然不是每個行政助理都面臨這種窘狀,但是如果你想在事業上一展身手,喜歡讓人「看見」你正在或已經完成任務,藉此追求在職涯上步步高升,那麼行政助理這種缺乏前景的職務就不太適合了。

四、喜愛事物按程序穩定進行

穩定的工作環境會讓人感到枯燥乏味失去熱忱

一般行政工作給人的第一印象,就是凡事按部就班甚麼都很「穩定」;穩定的收入、穩定的休假制度、穩定的工作內容(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)

這是我當初選擇行政工作的主要原因,也是造成現在社會上大家一窩蜂加入國家考試的最大誘因

事實上人類的大腦傾向處於穩定狀態,這樣可以避免身體消耗太多能量,是從我們的祖先開始演化至今的結果。

所以我們一天當中的多數時間,都是在「自動駕駛模式」;起床、盥洗、用餐、通勤、坐在辦公桌前、叫出代辦的文件檔案……。

這些每天都重複的動作,已經穩定到不用多費心神就可以完成。

行政工作的內容(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)有其必須遵守的流程,單據或文件先經過哪些單位、要誰來核章多數都已經有既定標準化流程。

工作上沒有太多變化,是優點也是缺點。

優點是一旦學習好這些工作流程,就可以應付後續職場上的大多數形況。

缺點是這種有如機械自動化般狀態所伴隨而來的枯燥乏味,很容易扼殺工作熱忱。

以我曾經做過的門市銷售及補教老師來和行政助理比較,前兩者的工作需要面對「顧客」及「商品」,因此會有許多突發狀況要去設法解決,面對這些挑戰的過程相對行政工作來說就有趣多了。

當然,行政工作也不全然就都照既定流程走就沒事了,有固定流程就會有突發狀況,身為行政人員還是要有隨機應變的能力,而不是死守陳規。

如果你是熱愛挑戰新事物的工作者,面對未知的領域不感到恐懼,甚至是需要「冒險」來讓自己處於高度戰鬥力的狀態,顯然就不適任「安穩」及「重複性太高」的行政工作。

五、有能力與人協調溝通

能表達自己的想法並與他人有效溝通

行政工作不是一個單打獨鬥的工作,它通常有固定的流程;而流程就代表需要前單位和後單位的配合才能完成這項任務。

小事如只需要承辦人核章;大事如一起開會討論,都有非常大的機會要外單位(別的處室)甚至是外人(如廠商、其他機關)的窗口溝通協調。

如果你喜愛一個人即能完成的工作型態,不習慣甚至是懼怕跟他人進行交流對話,這個部分就必須設法去克服了。

為了五斗米的轉變

學習如何專注於工作上的細節是我性格上的大轉變

從小我就不是一個可以長時間集中精神的學生,並且對於課業上的「細節」通常都疏忽大意,就像小時候讀過的〈差不多先生〉凡是都「差不多就好」。

像是寫生字圈詞總是歪七扭八、使用橡皮擦也沒把不要的字擦乾淨,以至於整本作業簿總是髒兮兮的;還有寫數學作業時,“6”和“0”看起來都一樣,該填寫單位(公斤、公里、顆)的地方也都會漏掉,算式中該進位的地方也都會忘了進位。

進入社會開始工作後,為了生活當然就得逼自己改進這種粗心大意的態度(我竟然還當過國小的課輔老師,想想真是不可思議)。

由此可知,上述行政助理工作的人格特質表現我最缺少,也最亟待改善的就是「對事物的細節有耐心」這一項。

當初開始這個工作時,送出去的工作成果總是因為各種細節沒顧慮到而被長官退件和指責

那時的心情真的是相當沮喪;甚至開始埋怨起主管對這些小地方那麼斤斤計較做什麼,浪費在這些根本不會有人注意的部分,還不如去做更有意義的事。

然而隨著工作時間越久,漸漸體認到「細節」有時真的是決定事物成敗的關鍵;關注「細節」就是真正有意義的事。

心態調整好之後,接著就是行動了,我開始從網路資源、閱讀書籍等管道去學習各種在工作中可以注意細節的方法,彌補了自己性格上的不足之處。

再來,就是「工作性質的安穩」,雖然會讓工作內容很容易上手,但性質單一、重複性很高的工作也容易消磨熱情,因而產生「職業倦怠」。

或許有人會覺得,現在這個大環境能找到一份「安穩」的工作已經萬幸了,竟然還敢奢望工作會有趣

然而,我自己也是在擔任行政助理後才能真正感受到,若無法從工作中尋得樂趣或是工作時沒有目標,對於工作投入程度的殺傷力有多大,在這個部分我也費了一番功夫才在心態上逐漸調適。

結語

「工作」將佔據我們人生多數的時間已經是一個避免的事實,因此在一定程度上求取符合自己性格的工作,逐漸成為求職時所設定的重要條件之一。

根據馬斯洛的需求層次理論,人除了基本的吃飽喝足穿暖外,還需要別人的敬重、歸屬感以及最重要的「個人理想的實現」

基於此,「工作」不僅要滿足了生理的需求(薪水)外,也要能否符合個人的性格喜好、價值觀、人生觀等(願景、目標、展現價值)心理層面的要求。

「性格」就是在生活歷程中對人、己、事、物、環境所顯現的獨特個性,它反映的就是一個人的「內在思想」與「外在行動」;相信你應該聽過「思想(態度)決定行動,行動決定習慣,習慣決定性格,性格決定命運。」這句出自美國的心理學家威廉.詹姆斯(William James)的名言

本篇文章提出5個適合擔任行政助理工作的性格特質表現,讓有志加入行政工作的各位做為參考。

如果你有任何職場上的想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

23 Replies to “適合行政助理工作的5項性格特質”

  1. 我現在做的工作也包含些行政的工作,所以細節度真的非常重要,但版主也說到了行政工作的無趣和穩定,直到現在我也還在探索是否適合自己,謝謝文章分享。

  2. 感謝版主分享的如此詳細,找工作前真的應該先了解自己適合的屬性,才能樂在工作

  3. 找到自己真正喜歡的工作,同時又能夠有好的收入,真的是一件很難的事
    板主非常詳細地介紹行政工作職業的特質
    看完對行政職更加了解了~

  4. 感謝版主無私的分享 這對剛剛畢業的想要找工作的新人來說是很重要的資訊 讓我能更了解行政助理這項工作的需求 也讓我知道該如何去調整自己的心態 以適應行政助理這份工作

  5. 行政助理有很多特質我也有,不過實際去做過之後才發現,有一耶部分自己真的無法接受,比如接受工作沒有結果,這一點我真的很不行,常常是使我困擾的一點,所以最後還是離開了行政助理的工作,要找到適合自己性格的工作真的要多方嘗試或是多去認識自己

  6. 加油加油~其實任何職位都有很重要的地方!!現在自己創業~
    根本是全包辦呢!!

  7. 對行政助理這份工作,有熱忱的新朋友真的很適合給他們看,不過有些觀點也適用於各行各業,謝謝分享。😊

  8. 我是從護理人員轉到行政助理,真心認為細心是一大特點也是最重要的,我跟你之前一樣也是要在這方面多磨以維持公司作業的穩定及流通。謝謝您的分享。

  9. 行政的工作有一點枯燥,重複一樣的事情,我自己也在思考如何讓行政這份工作增加一點樂趣

    1. 其實任何工作任何職務應該都有讓人必須忍耐的面向,或許可以以此為題寫一篇文章,謝謝留言。

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