行政助理未來發展有什麼可能呢

行政助理未來發展的4個可能和1個關鍵

  • 工作看不到未來怎麼辦?
  • 職涯規劃真的有意義嗎?
  • 行政助理未來有什麼發展性?
  • 行政工作的職業生涯怎麼規劃?

一個最近可能的場景

坐在電腦前的你終於完成一份進行已久的報告資料,準備呈給主管,對於工作有個段落心裡輕鬆了不少,不過,一看手邊那一疊等著核銷的單據和待發的通知單,長嘆一口氣,不禁開始思考做這些事的意義何在?

做行政助理也已經有一段時間了,該熟悉的作業流程也都摸索出一套應對方式,最近開始覺得這份工作有點「乏味」,一邊在單據上蓋章一邊想著有沒有升遷或是其他發展的可能性……。

是否該轉換工作的道路是每個社畜都會面對的難題

聊一聊關於「職涯規劃」

以上的情況不只是行政助理,任何工作、職務做了一段時間之後,或是出自對薪資的不滿、工作內容的倦怠或是現在的工作與人生目標的悖離,心理應該多少都會出現如上述描寫的「臆想」—我是否該尋求更好的工作機會了。

你滿懷著想像,認為自己換到什麼職務會更適合,或是升遷到哪個主管的位置會更有所作為,但對於該怎麼達到那個地步,你卻一無所知。

這時職場專家們就會跳出來說,為了不讓人生一團混亂,如無頭蒼蠅一樣亂竄,必須做好職涯規劃

他們說,你該做的是先「認識自己」確認個人的人生目標,你要過什麼生活?你的夢想是什麼?

接著把職涯劃成3個階段、5個階段或是6個階段,每個階段要幹嘛幹嘛,達成什麼什麼目標,接著就可以怎樣怎樣……最終站上人生的頂峰。

然而令人揪心的實況是然而令人揪心的實況是,你初入職場時所規劃的未來,似乎都沒發生!

於是你自問「職涯,真的能夠規畫嗎?」或換個問法「職涯規劃,到底有什麼用?」

我不是專家,所以沒有什麼學術理論可以指導,僅能在後面以自己為例子,分享對這個問題的想法。

回到「行政助理的未來發展」這個題目上,不論是職場老鳥想更上一層樓;或是求職新鮮人想預先做好職涯規劃,要知道某項工作的未來發展,務實的方式是從目前的工作內容(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)來看看可轉換至其他職務的可能性。

以下提供幾個行政助理可以發展的方向,也可以當作職涯規劃的一個指引。

如果你對行政工作或職場生存有任何問題或是想分享的想法都歡迎在底下的留言區留言。

 行政助理未來發展的4個可能

行政工作的主幹是協助公司或單位的各項事務的推動,因此是不可或缺的職務。

但因為進入的門檻低,加上屬於輔助性的職位,每天就是在各種瑣碎的事務裡忙進忙出,薪水不上不下(延伸閱讀:每個月領不到3萬元!行政助理薪資揭密,現任行政助理薪資單大公開!),似乎也沒有可以培養出什麼專業技能(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)的機會,因此做的時間一久了總會開始感到茫然。

對能定下心來好好讀書的人來說,參加國家考試成為專業的行政人員是一條相對不錯的道路。

如果是在公家機關擔任行政助理,對於公部門的運作已有一定的認識,這對準備國家考試絕對有所助益。

除了參加國家考試外,行政助理是否有其他的發展機會呢?

行政助理不僅是一份「什麼小事都做」的打雜工,依照工作內容大致可分為管理類、文書類、會議類、企劃類及雜事類(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!);雜事類可打散到歸入前四類,每一類工作內容都需要具備相應的能力,以下就以各類工作內容及所需的能力來看看行政助理的未來發展。

秘書、特助或是行政專員都是行政助理未來發展的選項

管理類:

管理可以說是行政工作的核心,要「管理」的東西也相當多元,從一把鑰匙、一份文件到一個數據,甚至是專案的推動進度及主管的行程安排等,都在行政工作管理的範疇內。

此類的工作內容有出缺勤紀錄及工作的分派、網頁維護、專案進度控管、核銷報帳、檔案管理、單位財務保管等。如果能針對在工作上必須管理的物品(包含有形及無形的),開發或建構出一套高效的管理方式,並持續充實產品或行銷等相關知識,累積一定實力後可朝專案管理師專案經理、行政專員、總務、採購、秘書等職務發展。

文書類:

這一類的工作內容都是和大量的文字有關:計畫書編輯、電子報內容撰寫及版面編排、公文撰寫簽辦、新聞稿及採訪稿撰擬、製作海報宣傳單、會議議程與會議紀錄

文書類工作的真功夫是展現在「內容的構思與發想—包含如何使用正確的格式與文字」。從這個方向出發,諸如文案行銷企劃社群小編都是可以納入職涯規劃的選項。

會議類:

會議類工作相當細瑣,包含聯絡時間、預定會議室、確定會議設備(麥克風、錄音筆、投影器材等)、擬定議程、影印會議資料、製作PPT、會議記錄、訂便當、準備茶水、後續決議事項追蹤等

要完成上述這些工作,除了需具良好的溝通能力還要能照顧到所有細節的觀察力,如果持續強化這方面的能力,諸如秘書特助等都是可以發展的職務。

活動企劃類:

行政助理在這一類的工作主要是籌辦各項活動,例如計畫執行成果展、發表會、工作坊、各種公開儀式(揭牌、簽約、落成)等。大型一點的活動,就必須提出活動企劃書,擬定活動目的、時間、對象、地點的、經費規劃、內容形式、工作分配等。

其他如借用器材、廠商聯繫、各項宣傳(製作海報、張貼海報、聯絡各單位)、場地布置、活動現場的掌握和突發狀況的排除等都屬這一類的工作項目,如果對這類工作內容有興趣,如活動企劃、社群活動企劃專員、活動策劃 、展覽規劃人員、展場活動人員等都是可以發展的目標

職涯規劃的1大關鍵

持續精進個人能力是職涯規劃能成功的1大關鍵

上述的各項行政助理所能發展的職務,僅僅是一個可能性,能否順利轉職或升遷,還需視公司規模大小、組織的文化、個人能力、整體就業環境及其他各種客觀因素來決定

而這些因素中唯一能控制掌握的就是個人能力的提升,從這個角度看,是否持續學習以養成相關專業技能是轉換職務或爭取升遷能否成功的關鍵要素。「機會是給準備好的人」,若能在平時積累實力打好人際關係,適時的展現專業能力讓主管或高層看到,一旦公司或單位有相關職務開缺,你也才有能與之拚搏的籌碼,否則還是只能繼續原地踏步。

我的例

回顧自己的職涯歷程,真的說不上是有做什麼完整的規劃;甚至大部分工作都是認為自己能勝任而且薪資可接受就去做了。

有幾次認真的在工作上做了規劃,但中間總會碰上人生亂流,不得不來個大轉彎,再次背離職涯目標遠去。

所以前面所說的「職涯規劃」真的一點意義都沒有嗎?

我認為,無論現在做的是什麼類型的工作擔任什麼職務,都有必要「盤算」好「下一步」,但不是條列式的訂出25歲進入業務部、30成為組長、40歲當上經理……這一類的規劃。

這個「下一步」應該是如何應對工作上的不安穩與不確定的各種對策。

漫長的人生及職涯路途你是否已經做好準備

不安穩和不確定的來源,是人生中總會碰上的各種突如其來不可預期的危機;這危機可能來自大環境的轉變(像金融海嘯或是近期新冠肺炎疫情),也可能出於個人工作心境的轉換(像是對目前的工作內容感到倦怠)。

因為突然且無法預測,因此一旦遭遇這些危機時,若僅靠現存薄弱的資源通常難以應對。

因此工作上,做好該做的事情的同時,也要開放心胸探尋其他機會並做好準備;講白話一點,就是留後路,這才是我所謂的「職涯規劃」。

之前的工作及目前擔任行政助理期間,都曾相當大量接觸到跟文字相關的工作內容,諸如撰寫新聞稿、計畫書、成果報告、活動企劃書、各種公文書信等等

因為並不排斥做這些事,甚至能從中得到一絲絲的成就感,於是我開始思考有沒有可能把它變成一項專業。

檢視現在的創作,多數都是因為公務而生,對我或對這個社會而言都不具有多大的意義—它們只是一個行政助理必須完成的眾多工作之一。於是我開始試著創作對我以及對社會上的某些人「有價值」的文字內容;開始閱讀許多書籍及文章,一方面持續精進「寫作」這項技藝;一方面鑽研「職場生存」及「個人成長」這方面的敘事方式與書寫主題。

「寫作」是在任何職場都可以用上的能力之一

又為了擴散所創作內容的影響力,也透過線上課程及各種資源,自學「部落格架設」這項技能,期望整合這兩項能力用以發展成一項事業—也就是你現在看到的這個部落格。

這是我目前的職涯規劃—如果這樣也能稱得上是職涯規劃的話,也是我回應工作上不安穩及不確定的方式。最終能否達成規劃的目標,說實在話我不確定,因為路還很長要做的功課也還很多,但至少已經開了頭,這股踏實感確實在無形間可以撫平心中的焦慮。

結語

《通往財富自由之路》這本書中,作者將財富自由定義為「不用再為了生活的必需,而出售自己的時間」;要達到這個里程碑,其中一個關鍵就是要把「注意力放到能提升自己能力上的事」

把這個的觀念放到職涯的未來發展上來看,職涯規劃就是在職場上持續的讓自己在某方面成長,不論是累積知識、磨練技能或經營人脈等,唯有如此,才能讓自己不被求職市場淘汰。

這篇文章為行政助理的未來發展提供了一些方向,也討論了關於職涯規劃的意義,希望對正在猶豫徬徨的你有所幫助。

如果你有任何職場上的想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

22 Replies to “行政助理未來發展的4個可能和1個關鍵”

  1. 行政助理可以衍伸的類別也不少呢!
    而且透過版主提供的想培養不同的能力去發展不同的類別,加上平常處理文書資料,對一些的文件排版也許有不少概念,把這個概念拿來後面提到的寫作好像也有不錯的加乘效果!

  2. 喜歡版主分享的這段話,財富自由定義為「不用再為了生活的必需,而出售自己的時間」;

    關鍵就是要把「注意力放到能提升自己能力上的事」,真的注意力在哪裡,成就就在哪裡 😍😍

  3. 行政助理這個主題很少見,卻恰恰打中行政助理的痛點!
    最近剛好也有朋友為這方面的問題困擾,馬上轉給她參考!謝謝版主分享😄

    1. 謝謝留言與分享,因為自己身在其中,所以想把一些經歷分享出來;行政助理這個利基市場確實不是很大,希望可以持續產出文字幫助有需要的人。

  4. 脫離職場已有一年,但規劃真的很重要,而且常常計畫趕不上變化,但過程中學會的技能永遠都能讓自己有更多出路

  5. 原來行政類型工作可以這樣職涯規劃,這篇很棒,我也是行政類的工作這篇看完可以有其他考量未來方面的工作😊

  6. 第一次看到專門在講行政助理的文章,很多人都覺得行政助理是一個沒什麼發展的工作,還聽過有人說行政助理就是打雜的,沒想到還能衍生出這些發展方向,看來還是要看自己的思維夠不夠開闊!謝謝版主分享!

    1. 謝謝你的留言,希望藉由自身經歷分享給有需要的人,提供他們一個新視角。

  7. 身邊有蠻多朋友都是做行政類的工作,看完覺得可以分享給他們看 ~~

    1. 謝謝你的分享,希望這裡的文字對他們有所幫助,如果有什麼想法都歡迎留言。

  8. 讀到底下的那段不用為了生活所需而出售自己的生活那句話真的很震撼,也很實際。
    其實我以前的目標也是有錯誤的規劃:例如25歲當上組長,30歲當上主廚,35歲當上經理等等的規劃,可是看到這篇後反而是規劃我下一步要做什麼?要學會什麼的這個方向是自己比較能掌控的,感謝小編的分享,讓我稍微有個方向

  9. 謝謝分享除了傳統行政助理專門處理雜務之外,還可以做出其他不同的職涯延伸規劃。
    如果是從專業本業轉職到專業管理行政助理,可經由專業相關的經驗協助團隊建構出一套高效的管理方式,安排流程和協助溝通,一起完成目標,帶動整個團隊效率。

    1. 沒錯,如果真的對管理類工作有高度興趣,可在這方面持續精進,謝謝你的留言。

  10. 真的要為自己留後路 不然突如其來一個意外真的就會讓你回到原始時代 就像疫情一樣打亂了很多人生活的節奏 要好好聽版主的建議 為自己準備一條逃生出口 謝謝版主的分享

    1. 俗話說有備無患,備好後援計畫也是走上財富自由地第一步,謝謝你的留言。

  11. 行政助理必需打理好很多事情真的不容易,我覺得這份工作還有一個好處,有心的話,還可以從小職務看到企業很多面向,並給自己確立未來的目標方向。

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