向上管理是什麼,向上管理有方法嗎?

向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在

  • 向上管理是什麼?
  • 向上管理的方法是可以學習的嗎?
  • 為什麼總是得不到主管關愛的眼神?
  • 為什麼和主管溝通總是無效?

遇到好主管是上班族的職場心願之一(延伸閱讀:上班族2021年職場心願調查出爐 加薪、遇到好主管都上榜!)。

如果遇到的不是好主管,整天碎碎念,有沒有什麼方法可以像哈利波特一樣,用魔法棒一揮就把「現有的主管」變成「好主管」呢?

向上管理(英語:Upward Managing)」在現代已經是所有受薪階級,想在職場生存就必須學習的重要課題各種職場書籍、網路文章或資料都提出了「向上管理」的概念和方法。

向上管理是什麼?身為行政助理的我把「向上管理」理解成一種與上級相處、共事及溝通的模式。

透過這個模式,讓身處基層的行政人員,在作業(進行主管交付的任務)前,可以充分理解該有的資訊;作業中,可得到應有支援或資源以解決遭遇的問題或困境;作業完成後,主管可以肯定你的付出並讚賞作業成果

近20年的工作時間;5年行政助理的經驗,經歷10幾任行事風格迥異的主管與老闆,讓我深刻體會向上管理對行政助理的重要性。

因為行政工作通常依賴標準作業流程(SOP),在這個「固定」的工作流程中,「主管」通常是讓工作能順利推動關鍵角色。

再者,行政助理的工作內容很難把績效客觀量化呈現,因此認定工作績效好壞的標準,就取決「主管」的主觀認知—他覺得好,就是好。

因此,對行政助理們來說主管絕對是職涯最重要的人,沒有主管的支持,你在工作上的努力可能都是白費,調薪升職更是痴人夢話。

這篇文章提供3個從個人實戰經驗中所體悟出來的「向上管理原則」以及9個可以具體實踐的方法,希望能協助各位小助理們找到與主管相處最適切的位置,讓你工作時能夠好自在。

  • 原則一:面對主管要不亢不卑
  • 原則二:搞清楚主管要的然後多想一步
  • 原則三:帶著解決方案去問主管問題
行政助理向上管理的實戰原則

原則一:面對主管要不亢不卑

面對主管時請拿出自信

面對主管時,請把你的自信表現出來,「自信,不自傲」

在臺灣,從小就接受的觀念就是「下對上必須服從」;在家時,孩子要聽父母的;就學時,學生要聽老師的;出社會,下屬當然要聽長官的。

事實上,主管的確掌握著評斷我們工作表現的權力,因此位居基層的小小行政助理,在心理上出於一種「權威焦慮」或是「自我保護」的想法,總是不自覺的以卑屈的態度來面對主管。

因為得罪主管,所以做任何工作都是以「主管交辦我才照辦」的消極態度來應對,沒有自己的見解、方法或規劃。

久而久之,主管也會開始質疑你的能力以及態度,慢慢的淡化你在工作流程中的重要性,既然在工作中你可有可無,試問,這間公司或單位還有你存在的必要嗎!

因此,「自信」是你向上管理的第一步!也是最重要的一步!

那該怎麼才能讓自己能以更自信的態度來面對主管呢?

Tip1:增強自己的實力

這邊所說的「實力」是指各方面的,包含精進專業能力、培養第二專長、擁有豐沛的人脈或是打造一項成功的副業不只每月薪資收入等

總之就是要設法創造自我價值,並持續把這個價值最大化,這樣就不會隨時都擔心是否會因為得罪主管慘遭被解雇的命運。

就如《心經》上說的「無罣礙,故無有恐懼」,心中不擔心不害怕,像從籠裡解放出來,面對主管時也能更輕鬆自在,工作上就能更主動積極。

Tip2:說好話不奉承

你一定遇過主管在公開場合或私下發表過對某些事件的看法、或是細數他曾經得功績、或是分享他個人最近發生的事情。

這時,你會怎麼回應主管呢?

有人會認為不管主管做什麼說什麼,做下屬的一律逢迎拍馬就對了。

但是這樣做會有兩個風險。

第一個風險主管能站上這個位子,絕對是有他的能力經歷,這些討好他的作為,他全都看在眼裡。而在不確定主管是否喜歡或接受這一套前,小心「拍馬屁拍到馬腿上」的情況。

第二個風險是辦公室是個複雜的團體生活環境,你若是做得太過火,惹得其他同事的嫌惡暗暗記在心中,等你不慎落難時來個落井下石。

向上管理不是一味的迎合主管;我認為回應主管最好秉持「說好話,不奉承」的態度

說好話,是為了不得罪主管;不奉承,是為了不得罪其他同事,不貶低自己的地位。

洽到好處的正面詞句就是好話;針對主管所發出的毫無根據的讚譽,就是阿諛諂媚了

例如:

主管:那天我耐著性子跟那個李老闆說了半天,把我們公司的服務項目和流程鉅細靡遺的講給他聽,他才終於答應把訂單讓給我們。

小助理:對!對!對!還好有課長對客戶掌握還有對服務流程的熟悉,才能把這筆生意談下來。我們可以跟著課長學習,真是我們的運氣;公司多幾個像課長這樣的員工那就不得了了!(畫刪除線的部分就是拍馬屁了)

再舉個例子

主管:最近我把開了10幾年的○○○換成了△△△,歐系車開起來果然平穩,方向盤轉起來感覺也扎實很多。

小助理:這一款車,內裝設計更是簡潔奢華,外觀霸氣的鐵灰色也跟課長的氣質很搭,歐洲人造車技術相對先進嚴謹,講究高度安全性,質量比較可靠。看來課長為了家人的安全,可是不惜重本!(畫刪除線的部分也是拍馬屁了)

Tip3:適當宣揚自己的績效

「我在工作上的付出,主管都看在眼裡,時候到了一定會有所回報」是職場中常被誤解的一個假設。

很多人相信只要自己把所有的精力全部投注在工作上,表現自己的能力,如此一來就會受到主管的青睐。

根據我的經驗,主管確實會盯著你的「工作進度」;但是不一定了解你是如何進行,以及最終把這項工作完成到什麼程度。

身為業務承辦人如果沒有向主管宣揚自己的績效,很容易被主管忽略了你的付出。
建議可把被交付的任務做成工作提要與進度表,交代一些執行細節及成果展示(最好輔以圖片、照片說明)。甚至可以附上在工作中出現的困難、問題以及預備的解决方案,藉此提出自己所需的資源與支援。

再以口頭或書面(MAIL)的方式提出工作報告;最好兩種方式同時進行,先寄發EMAIL之後,再找時機跟主管當面匯報。

當你完成之後,你會看到自己的工作成果,讓自己知道「原來我也可以完成這麼複雜的事!」如此,將有助於提振自信心

原則二:搞清楚主管要的 然後多想一步

釐清主管交派任務時的真正目標

主管交辦工作事項時,能清楚主管究竟要什麼,是下屬最基本的工作態度。

在了解主管的工作要求後,就要在他的「要求」之外多想一步

如果主管要你在下5點前給他資料,盡可能在下午3點前就整理呈上;如果主管跟你要去年度某項商品的業績數據,可以把同類型的商品數據一併整理給他,或把去年前年同時期的銷售數據彙整成一份比較資料。

當然,多提供的資料不一定都有用,但在過程你可以藉此多認識主管,了解他在工作上關注的是什麼?工作目標是什麼?在乎什麼、做事的風格和節奏是怎樣?之後面對龐雜的業務你就會有所取捨,知道哪些是主管在意的部分要優先完成。

以下幾個方式可以用來協助了解主管「真正的需求」。

Tip1:善用筆記

我建議在主管交辦工作事項或和主管討論事情時,除了專心聆聽外最好能用紙筆筆記。

除了能在當下迅速的記下重點,確認是否有疏漏或認知錯誤的地方,即時和主管反覆確認外,也藉此展現積極的工作態度以及建立專業的形象,在主管心中留下好印象。

Tip2:了解主管的主管

這是一條比較少人會注意到的「蹊徑」!

在講究「分層負責」的工作場域裡,主管也有他需要交代的上級,主管交代給你的工作很有可能是「他的主管」交辦下來的,他對你的要求也很有可能是「他的主管」的要求。

若能把主管的主管的要求了然於胸,在和你的主管討論工作細節時,就能更快的進入情況,減少出錯的機會。

因此,請張大你的耳朵睜開你的眼睛,別放過任何你的主管和其他主管們共處的機會。

注意他們怎麼互動?氣氛如何?討論什麼?有什麼結論?會議上,主管的主管交代什麼?有什麼決策?把注意到的要點都先記上你的筆記本。這些情報,或許有一天能助你一臂之力。

Tip3:試著建立合理的私交

正常人不太可能上班的8~10小時都完全專注在工作上,愈高壓的工作環境愈需要偶爾放鬆心情,讓緊繃的思緒得到緩解。

這時,你若能跳脫工作的範疇,從食衣住行育樂各方面找到與主管的共同話題,閒暇之餘聊幾句,久而久之就建立起信賴關係,主管對你也不會只有「公事公辦」。

依據主管的飲食喜好,推薦知名店家的名單給他;如果主管已成家生子,你可以分享自己的育兒經驗或是教養心得;知道主管想買車,而你有相關知識就可以跟主管聊聊使用心得,如果覺得業務員服務不錯甚至可以介紹給主管。

有了私交,主管或許會對你多點信任,而你對主管的認識也能更全面也更深入;回到工作場域上,也較能釐清主管做出某項決策的思路,或是他交辦某項工作的真正原因。

要注意的是,這邊一直強調的是「合理」的私交,所以不是要你跟主管勾肩搭背稱兄道弟;如果主管是異性,也別眉來眼去曖昧調情,職場上應守的分際還是要遵守。

原則三:帶著解決方案去問主管問題

要帶著解決方案去問主管問題

這個原則乍看之下有點矛盾,去問主管問題不就是想從主管那裡得到解方和建議嗎?怎麼會是自己帶著解決方案與建議,去問主管問題?

我的主管就曾告訴我:組織中越高層的管理者處理的事情越龐雜,所以他們不僅要從第一線的承辦人那邊了解問題,同時也需要得到解決方案的選項。

然後根據他的資歷、經驗、眼界從這些解決方案中選擇一個比較可行的予以執行,然後承擔起後續的責任。

因此,向主管回報工作上的問題時,請試著依循以下幾個指引,提出1~3個解決方案與建議,再和主管逐項討論各方案的可行性。

Tip1:把「不順利」視為理所當然

執行某項工作時總會遇到「意外」;例如原本已經連絡好該出現的人沒出現;或是已經規劃好的工作進度,因為他部門不合作有所延遲;或是已經確定好尺寸的展場布置,到了現場才發現裝不下等突發狀況。

這些「不順利」得突發狀況通常會讓人意志消沉。

請把這些不順利視為理所當然,別讓負面的情緒持續佔據你的心思,面對當前的難題,立即向上回報,同時提出你的解決方案。

不要因為怕被責罰,選擇掩飾遮蓋,錯過了補救的黃金時期,讓問題擴大到超乎想像的地步。

Tip2:用主管角度看問題

我們不是主管,要怎麼站在他的角度看問題?

這就要回到前面提到的「清楚主管要什麼這個原則」

和主管共事合作久了,經年累月下來,只要平時用心觀察,主管從什麼角度切入問題?怎麼做判斷?重視什麼?會用什麼態度等,下屬應該都能略知一二。

當你試著從主管的角度重新審視問題,多數問題的解決方案其實就浮現出來了

Tip3:為匯報內容做摘要

當你要向主管匯報前,用把整件事情的前因後果、遭遇問題、解決方案以手寫的方式做成摘要

會強調用手寫,是因為在手寫的過程中,會讓遇到問題時煩躁的心先定下來,重新把整個情況審視一遍,看看有沒有漏掉什麼重要資訊,或是誤判了什麼情況。

讓紛亂的思緒慢慢回到正常的狀態,你才能不慌不亂的和主管聚焦在當下討論的議題上,共同設法解決問題,讓事情推展更有效率。

結論

職場上,每個人都是相異的獨立個體,你有你的獨木橋,主管有他的陽關道。如果處不來,不一定是兩個人的哪一方有問題;有可能是看事情的角度不一樣、有可能是工作習慣的差異。

在公司或單位的體制下,每個人都有要負的責任,該盡的義務;下屬和主管相處的重點不在設法迎合他的做事方法,而在清楚自己的定位,及遵循人際關係的原則,在工作上,經過一段時間的磨合自然就能有所共識,完成被賦予的任務 。

希望這篇文章所提供的內容能幫助到不知如何與主管相處的你。

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章能幫助到更多人就把它分享出去吧!

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