居家辦公想提升工作效率,你必須先認識這3大「居家困境」!

居家辦公」自由自在   兼顧家庭一舉兩得?

新冠肺炎疫情三級警戒延長至7月12日,上班族開始居家辦公(work from home)加上學生停課在家自學(school from home)的防疫新生活已經將近一個半月,你體驗到沒人會時時盯著你的自在感;或是和家人重溫難得親密感;又或者……你實在身心俱疲,想快點結束這場夢魘!

我和太太也從5月18日開始,為了照顧兩個小孩(8歲和5歲)而向工作單位申請「居家辦公」,實行周間夫妻輪流居家責任制(5個上班天中,我有2、太太有天3天必須進辦公室)一個多月來,從一開始的不知所措,到現在已和小孩發展出一套可遵循的「居家模式」。

藉著本篇文章,除了紀錄這段「難得」的時光外,也希望和正在閱讀這篇文章的你分享自己所遭遇的問題交流彼此的「居家心得」。

如果你有什麼想法與心得,都歡迎大家在底下留言喔!

「居家辦公」的實況

隨著數位科技蓬勃發展與建立個人品牌的熱潮,加上疫情的推波助瀾,社會風氣似乎逐漸接受「在家遠端工作」這種新穎的工作型態。

在家工作:從職場裡自由,在生活中冒險的個人實踐》這本書就提到「在家工作」的職場型態,以往只侷限在少數科技業職缺、自由接案者或新創一人公司,疫情之故,全球職場正掀起「在家遠端工作」數位轉型浪潮。

在這個人人皆社畜的時代,「在家工作」似乎成了現代人期盼能自在工作同時兼顧家庭生活的最佳選項。

But!浪潮歸浪潮,在家工作一個多月的時間,讓我深刻體認到在台灣只要是受雇於某個公司行號的職員(特別是基層員工)要在家遠端工作,還需要一段時間來適應及完整各項配套措施。

至少對行政助理或其他從事行政工作的上班族來說,因為工作內容的複雜性(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)和工作性質的特殊,要把辦公室的工作全部搬回家裡執行,可以說是困難重重。

以下就提出3項我個人在家工作期間遭遇到的問題與大家分享,你是否也正在家工作呢?是否也正面臨相同的問題呢?歡迎留言交流心得。

一、增加工作成本

有形成本

居家辦公的好處之一,就是減少通勤的成本(包含時間和金錢),成本的高或低隨著每個人上班的方式不同而有所不同。

以我來說,從家中到上班的地方,只需要騎摩托車大約15分鐘左右,花費的成本其實不高。

開始居家辦公後,雖然不用再頂著大太陽騎車趕打卡,可是家中基本的水、電開銷應該都會提高不少。夏季電費本來就會比較高,現在因為WFH和SFH家中24小時都有人在活動,冷氣電扇當然無法避免,冰箱被開啟的次數也多於往常,因此必須時時提醒小孩隨手關燈關電扇(延伸閱讀:2021 夏季電費懶人包,WFH 在家上班防疫省電、電費優惠全攻略)。

再來,行政工作的內容很多都是要求「即時性」,也就是主管希望「當下」就逤得解決。在家工作時和主管或同事的聯繫雖然可以用EMAIL或LINE,但是遇到較急迫的事件要溝通,還是會用到家用電話或是手機,如此電話費也成了一筆額外支出。

緊急時刻還是免不了電話溝通

其他如辦公室免費的咖啡、小點心(回家吃自己!)、文具用品、衛生紙(是有多貪小便宜)居家辦公期間也都享用不到了。

無形成本

以上是有形的成本,是可以被察覺和計算的,還有幾樣無形的成本,是在不知不覺間增加的。

第一個是「時間」。在辦公室時因為各種資源(包含文書資料、主管、同事)都在周邊,可以很有效率的處理好每一件公事,相較之下居家辦公因為還在熟悉各種軟硬體,同時要建立新的工作流程以及調整上班的心態,一件例行的事務就要花費比在辦公室處理時更多的時間。

再來,「申請居家辦公」本身就是一件「公事」,要花時間熟悉並填寫申請表單(寫錯了還要修改)、跑申請流程、每天還要量測體溫線上回復身體狀況、回報主管工作現況這些多出來的業務,都要額外的時間來處理。

最麻煩的是紀錄居家辦公工作日誌,根據法令規定即便是在家工作,服務單位仍要提供出勤紀錄,有了具體的出勤時間以及工作內容的紀錄才有計算薪水、加班費的依據(延伸閱讀:本土疫情擴大,公司實施在家上班/分流辦公5點提醒)。

為了這張紀錄表,每天「下班」後還要再回想今天一天到底都處理了那些事,這又要花上自己的時間。

第二個是「壓力」。這也是我個人這段時間花最多心力去調整的地方。

我工作的單位並沒有實施居家辦公,而是有需要的員工提出申請,因此除了我和其他幾位因為需要照顧家庭的人居家辦公外,主管和多數同事還是和平常一樣到辦公室上班。

主管看不見我的工作表現讓人好焦慮

居家辦公正是考驗平時向上管理成效的時候(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在),在辦公室工作各種工作表現主管都看在眼裡;講實際一點,就算不是很認真在工作也能在必要時「演出」很認真的樣子。

在普遍認為「在家」一定「很自在很爽」的既定觀念下,主管和同事「看不見」你工作的狀態這件事,就足以讓人焦慮(延伸閱讀:遠距工作難討上司歡心)

行政工作五花八門因此難免會有個小差錯,在辦公室時主管或許會認為只是一時不小心;現在居家辦公,工作表現沒有「可見度」,當工作出現疏漏時,很難保證不會被放大檢視。

在這樣的壓力下,就會花上更多時間反覆確認要交出去的各項資料和文件,而這又增加了時間成本。

二、環境不利於工作

在辦公室工作時,是坐在自己的辦公隔間裡,面前有電腦、卷宗夾檔案夾、筆記本(上面記滿待辦事項)、各類文具;轉頭看一看四周,會看到同事、主管、紀錄單位重要事項的白板、佔據整面牆的檔案櫃、商用影印機和一箱一箱的A4紙;耳朵聽到的是同事間討論公事的交談聲、影印機輸出影印紙的刷刷聲、中央空調的轟轟聲和敲擊鍵盤的喀擦聲。

這些景物和聲響時時提醒自己正在「上班」的事實,因此也很容易進入上班的情境中。

在家工作,則是坐在餐桌或客廳(好命一點或許專屬的書房、書桌)抬頭望去看到的是電視、沙發、抱枕、還沒收的餐具還沒折疊的衣服以及小孩子撒落一地的玩具。

耳邊傳來的是小朋友打鬧的笑聲、樂高積木科啦科拉的聲音、學校老師視訊教學和自學網站的聲音,和辦公室截然不同的居家景象和聲響,真的很難讓人進入到「上班」的備戰狀態中。

好不容易找到工作的節奏後,還會一直被一些「外務」打斷,可能是小孩自學遇到課業上的問題;可能是小小孩要你陪他玩、想吃東西、打翻食物、玩具掉到沙發後面、被蚊子叮等各種生活問題要去解決。

最常發生的情況是,你正在講一通電話或是回覆主管、同事在通訊軟體上詢問的公事;或是回一封重要的EMAIL;又或者正絞盡腦汁撰寫計畫書、修改被主管退回的公文。

為了應付這些「辦公室的公事」,你需要回想、構思、組織,大腦這時處於高速運轉無法被打斷的狀態。

這時小孩畫了一張圖或完成一件作品,興奮的想與你分享,但在這個當下你也只能跟他說:「等一下,爸爸正在忙,待會再看好嗎?」然後看著他失望的神情懷著歉疚感,繼續與文件奮戰。

三、無法區隔上下班時間

你上班時花多少時間通勤?是不是總覺得在通勤所花的時間有種被公司凹的不公平感。良心一點的公司還會提供交通津貼,或許就是想藉此稍稍平撫員工這種憤恨感。

但是根據研究,其實上班時的通勤(不論何種交通方式)其實是在轉化我們的「心境」—從「平常狀態」轉化成「上班狀態」(延伸閱讀:在家工作反而更疲憊?原來「通勤」是一種儀式感,協助我們在「兩種生活」間切換),以應付上班時必須面對的各種狀況。

開始居家辦公少了「通勤」這個過程,起床之後就必須直接進入工作階段,但這時人卻還是平時生活的場域中,一邊要處理電腦中的公事,一邊要解決生活中的家務,以往涇渭分明的工作和生活,這時全部攪和在一起,好像隨時隨地都在「工作」的感覺更讓人感到疲憊。

為了提升在家工作工作效率,專家會給以下的建議:訂定明確作息表(讓小孩也按表操課)、建立個人上班儀式(包含換下睡衣、運動、冥想或來杯咖啡)、區分工作區和休息區等。

這些建議的終極目標就是要解決上述的困境二,區分出明確的「工作」和「生活」各自的時間及該做的事,以維持和在辦公室工作時一樣的效率。

在開始居家辦公的前一兩週,這些建議也的確幫助我和家人從混亂中建立一套模式。然而,工作的時候要一邊處理其他雜事,似乎是居家辦公加上在家自學不可避免的情況,每個人每個家庭的情況都不同,也只能從過程中和家人慢慢摸索出彼此能適應的模式,順利度過這段非常時期。

結語

以前和老婆總會納悶,那些在電視上、網路上講述自己旅居各個國家體驗不同人生的人都不用工作嗎?不工作,怎麼有資源可以支援他們四處旅遊?「居無定所」要怎麼能正常「工作」呢?

我個人是在接觸聯盟行銷,並以此為開端點一點一點積累更多資訊後,才對「遠端工作」有較為具體的概念—了解到邊旅行玩樂邊工作賺錢的可行性。

因為疫情,讓我「忽然」實現了之前嚮往的在家遠端工作型態,但真正實行下來,才發現不如想像中美好。

不只是我,朋友中只要是受雇於企業或公司的職員,因為疫情而被迫在家工作者,無不處於水深火熱中,都表示想快點回到工作崗位上,結束這樣的煎熬。

思考其中的原因應該是「工作性質」的差異所導致的結果。就像前面提到《在家工作:從職場裡自由,在生活中冒險的個人實踐》這本書所說的,「在家遠端工作」或許專屬少數科技業職缺、自由接案者或新創一人公司,但是要達到「自在的在家遠端工作」這個標準,我認為還是只侷限在某些工作。

經營部落格並創造現金流就是有可能做到「自在的在家遠端工作」的「工作」之一。

我之所以會開始建置這個網站,也是希望有朝一日能自由且有效率的分配並運用自己的時間,完美平衡工作與生活,達成「真正的自在遠端工作」型態;而不只是被綁在一個職務上領著一份不上不下「正常的薪資」(延伸閱讀:每個月領不到3萬元!行政助理薪資揭密,現任行政助理薪資單大公開!)然後做到老。

以上就是近期「居家辦公」的一點心得,如果你正在考慮是否要實行「居家辦公」或是「在家工作」,希望這篇文章能提供你一些思考的面向。

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

42 Replies to “居家辦公想提升工作效率,你必須先認識這3大「居家困境」!”

    1. 這篇文章主要是用來記錄和抱怨,會在整理一篇真正提升工作效率方法的文章分享給大家,謝謝留言。

  1. 居家辦公真的是一個需要維持高產出!
    謝謝版主的整理!

  2. 在疫情這期間,很受用的一篇文章,確實我目前也在家工作,要把工作和生活區分開來,否則很容易就分心,變成開始耍廢了.

    1. 因為家裡真的不是用來辦公的地方啊,所以才需要很多方法來讓自己進入辦公的狀態,謝謝留言。

  3. 确实,居家办公有蛮多之前我们从来都没有想过的隐形成本
    也让我思考说可不可以利用下班时间,额外的增加收入,实现边旅行边工作的目标 。
    谢谢版主的分享!

  4. 一般人都認為居家辦公很美好,但真實的情況是有很多事情要調整的!
    如果不能節省這些有形無形的成本,那在家辦公其實更痛苦呢!

  5. 謝謝版主的分享!!!
    這篇對我幫助很大
    自從疫情開始後
    我就必須在家辦公一段時間了
    老是覺得自己的效率很低
    卻不知道如何改善
    我會先從環境部分好好做調整
    感謝!

  6. 居家辦公真的需要面臨的幾個問題,包含熟悉軟硬體、掌握工作環境、撰寫工作日誌、克服內心壓力等!

    這些都是無形中帶來的,不過如果可以轉換心境,然後適應這種趨勢! 其實居家辦公對於員工跟雇主也許都可以是雙贏哦!

    感謝這篇這麼詳細的分享,我也居家辦公了一個月,軟體工程師倒是不太受影響,唯一是需要使用到機器時,就必須到公司了~

  7. 真的會因為自己在家裡 而感覺好像不是在上班 造成做事效率大大的下降 感謝版主有提供好的方法(儀式感) 讓我能改善我居家辦公的問題

    1. 其實網路上有許多專家提供了更多有效的方式,會在幫大家整理成一篇文章,謝謝留言。

  8. 我原本想說在家上班是一件很美好的事情

    結果一堆會議,各種回報,各種紀錄
    突然有點想念辦公室了… QQ

  9. 感覺居家辦公就是未來趨勢,但真的很考驗自律的本領@@

  10. 我也覺得完美的在家工作除了自己是自律的老闆外,還有跟小孩的界線要如何分清楚才是最大的功課。

    1. 如何跟家人協調出一個雙方都適應的模式真是在家工作的一大課題,謝謝留言。

  11. 在家工作真的很難區分工作於上班的時段,而且也比較難專注。比如說工作的時候突然之間家人來跟我說話。不回應就顯得沒禮貌回應又打斷了心流。然後就學習去禮貌的告訴家人自己沒有空,結果家人乖了一個小時兩個小時又忘記了😤

  12. 要真的在家工作感覺有超多困難要去克服的!
    必須要制定很多規定,才有辦法達到高效率啊!

  13. 變成居家辦公後,無形中的壓力真的超多,擔心沒接到主管電話會被認為在偷懶,尤其還要回想居家辦公紀錄要寫什麼!看完文章真的太有感了。
    也跟版主一樣希望能自由規劃自己時間~持續努力!

  14. 在家辦公真的有很多難處,很容易被打斷,尤其是在客廳,加上家中的毛孩會一直騷擾,很難進入一個專心的狀態! 所以在家辦公真的也是不簡單的一件事!!

  15. 在家工作的確容易分心,區分出「工作」和「生活」真的不容易 !

  16. 真的是這樣,我覺得最麻煩的是考績這部分,台灣主管真的都希望能見到本人,才覺得有在上班很認真的感覺,沒見到本人好像都覺得員工在爽,但是在家工作根本沒有想像中輕鬆啊><

    1. 可能是這些主管認為看不見的就無法掌握吧,這也是值得寫一篇文章的題材,謝謝留言。

  17. 我也希望有朝一日能自由又有效率的掌握自己的時間~
    許願~希望可以盡快達到這樣的生活!

  18. 在家工作最難的事…
    專心,哈哈
    太多事情會打斷你正在做的事情,
    30分鐘的工作會不小心看了IG,最後花 1 個小時才完成。

  19. 在家工作真的要適應一陣子呢,之前辦公室隨手可得的文件、轉交給各部門這種動作,都是在公司能馬上執行的,換成在家後就需要找到新的協調方式,但換個角度想也是幫助自己適應不同的場所辦公XD
    謝謝版主的分享!

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