行政助裡工作

行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!

對行政助理工作內容不了解,讓你投遞履歷猶豫再三?

什麼是行政助理?行政助理該做的工作有那些?

當求職網站上出現應徵行助理的職缺時,你是否猶豫再三,即使看著職缺介紹裡的工作內容說明仍舊一知半解,想再深入了解呢。

當初我應徵行政助理時,對行政助理的想像就是坐在辦公室隔間,吹著冷氣喝著咖啡,敲著鍵盤咖搭咖搭的一邊keyin資料一邊等下班!

然而,事情真如憨人所想的那樣嗎?

  • 行政助理是什麼?
  • 行政助理只是打雜的嗎?工作內容包含哪些?
  • 行政助理的工作不用頭腦?不用扛責任?

行政助理因為入行門檻不高、工作內容單純,似乎成了新鮮人進入社會的首選。

然而,其薪資水平不上不下(延伸閱讀:每個月領不到3萬元!行政助理薪資揭密,現任行政助理薪資單大公開!)加上未來發展管道的侷限性(延伸閱讀:行政助理未來發展的4個可能和1個關鍵)又讓人望之卻步。

其實,選擇工作最重要的還是先了解工作內容是否適合自己。

網路上很多對「行政助理工作內容」的討論,但多半是蜻蜓點水,缺少一個完整且具體的內容讓人可以窺探它的真實面貌。

這篇文章除了統整關於行政助理工作內容的眾家說法外,同時也以自身的經歷詳細解說行政助理會接觸到的工作細節。

必須先說明,因為本人目前服務的單位是學校,所以在文章中提到的工作內容及所接觸到事務,當然是以學校行政助理的工作內容為主。

如果是一般公司行號、企業部門裡的行政助理,可能會因為產業類別或公司規模的不同,工作內容有所差異。

這部分我也以先前的工作經歷盡量輔以說明,不足之處歡迎在其他領域奮鬥的AA們,在留言區補充說明,讓這篇文章更具參考價值喔!

什麼是「行政」、「助理」?

根據教育部字典對於「行政」的解釋是:

1國家的政務。

2國家或團體基於維持統治上的需要,所進行的一種權力作用。

3公共機關業務的推行與管理。

當我們在說職務上「行政」的定義時,應該比較接近第3點解釋,也就是「機關業務的推行與管理。」

由此可知「行政助理」就是「運用專業技能協助推行和管理組織或單位內某項業務的人」(延伸閱讀:行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!)

有了這個基本認知,接著就進一步來認識行政助理的工作內容。

整理網路上對行政助理工作內容的討論,大致可分為以下幾類:

  • 公文作業:包括一般公文、簽呈、表單之收發以及歸檔。
  • 文書作業:包含電腦打字、排版、PPT製作。
  • 會議作業:也就是會議安排及行程安排最主要是聯絡相關單位與人員,協調時間,並做好相關準備工作。
  • 管理作業:除了零用金控管、工作進度排程,也包含各種管理表單的製作
  • 雜事處理:主管交辦,非屬於上述分類的工作。

行政助理具體工作內容

行政助理工作內容分類綜覽

行政工作確實不脫上面的分類,底下將加入個人在學校工作的實務經驗,把行政助理工作內容分作5個面向來敘述各別的工作重點。

管理類:

管理類工作是行政助理工作的核心,可以說所以偶的工作都不脫「管理」的概念。

和管理類相關的工作內容有工讀生的出缺勤紀錄及工作的分派、長官的行程及備忘事項、網頁維護、計畫績效指標(KPI)與經費控管、核銷報帳、檔案管理等。

實務上,KPI與經費的控管是計畫行政工作的主幹,其他工作幾乎都是圍繞著這兩件事進行。 而這兩樣工作都需要跟「數字」密集接觸,如果你自認是個沒有數字觀念的人,得先尋求資源設法破除對「數字」的畏懼與疏離

不論是企業、政府部門、單位或是學校,推動一項計畫最最最重要的就是「進度」和「經費」,因為沒有一個組織推動一項計畫,最後是把錢花光了但卻沒有任何成果產生。

因此,行政助理就是要確保計畫執行者(在學校通常為老師和行政主管)推動的每個細項工作,都符合既定的時程範圍內

為了達到這個目標,在計畫的初期階段,必須花腦筋思考「有效管考」的方式,再將這些方式製作成各種表單給實際執行者填寫回傳,並且在每月、每季彙整回傳的資料,同時召開會議(有需要的話)藉此查核工作進度與經費的使用情形。

要注意的是,彙整的工作也不只是用滑鼠把各別的資料複製→貼上就可以收工了。

彙整的同時也要審查資料內容是否有錯漏或是矛盾存在(同一件事在前面說已經完成,到後面變成尚未完成之類的情況),若有發現就必須先與單位窗口溝通了解情況,即時修正資料。

若讓錯誤資料繼續往上呈報,最終被發現錯誤時,被譴責檢討事小;導致整個計畫功虧一簣,才真的是「代誌大條了!」

文書類:

這一類的工作內容都是和大量的文字有關:計畫書和成果報告的撰寫編輯、電子報內容撰寫及版面編排、公文簽辦、新聞稿及採訪稿撰擬、製作海報宣傳單、會議議程與會議紀錄。

也許你會問,這樣是不是都需要專精的文書排版技巧甚至需要相關證照呢?

當然若具備這些技能和證照,在工作上一定會有所幫助;然而從我自己的經驗中,只要具備基礎中文輸入能力幾乎就可以應付多數的文書工作。

若真有遇到WORD或是PPT等軟體的操作問題,網路上其實有許多資源可以解惑;例如Microsoft的官方網站就提供了幾種常見問題的操作方式可供參考;此外,也有各種書籍能幫助你增進文書操作功力。

在現代這個資訊發達的社會,文書作業的困難之處更多是在內容的發想—這包含了如何使用正確的格式與文字。

一份回函要怎麼寫?會議紀錄該紀錄什麼?長官接受媒體採訪的講稿要怎麼擬?怎麼撰寫刊載在單位網頁的新聞稿?宣傳活動的文案怎麼寫?這些內容才是文書類工作的重點與痛點。

會議類:

這類包含聯絡相關人員預約時間、預定會議室、確定會議設備(麥克風、錄音筆、投影器材等)、撰寫議程、影印裝訂會議資料、製作PPT、會議紀錄、訂便當、準備茶水、後續決議事項追蹤。

關於「開會」這個從小聽到大,但實際操作起來卻又很生疏的工作,其實有許多細節要關注,首要任務的就是釐清「為什麼要開會」?

是固定召開的會議嗎?還是為了討論什麼重要議題臨時召開的會議?要討論的議題是什麼?相關議題又有哪些?這是要先釐清的。

再來就是確認出席者是那些人,需要單位主管嗎?還是執行計畫的實際負責人?我就曾被長官問過「為什麼要○○○出席,這議題跟他有關嗎?」

這時你就可以提出要這個人員出席的原因,讓長官去決定是否要這個人參與會議。這樣的好處是,避免成員中有人抱怨這個議題根本與自己無關,找他來開會浪費的自己時間的尷尬情形。

確認出席者後,就是排定會議時間。

排定會議時間是行政工作中最「益智」的任務,這個時間A可以,但BC不行;那個時間B可以,但AC不行……其繁雜程度堪比在報紙上填「數獨」!而且難度會隨著與會人數的增加而倍增!

至於編寫議程和做會議記錄、彙整會議資料等工作,這又和前面提到的文書類有關,由此可知行政工作的各項工作內容是彼此相關的。在某一部份做的順手,可以連帶讓其他部分順利完成;反之,這邊卡住了,可能就會讓接下來的工作環節跟著塞車。

企劃類:

也就是要把自己變成活動公關公司,籌辦各項活動,例如成果展、成果發表會、工作坊、各種公開儀式(揭牌、簽約、落成)等。

大型一點的活動,還必須寫出活動企劃書(又要寫!),提出活動目的、時間、對象、地點的擬定、經費規劃、內容形式、工作分配等;接著要召開會議和主管、客戶討論這份企劃書。

再來是器材的整備;借不到的器材或是製作文宣品就必須聯絡相關廠商製作或租借(討價還價);後是宣傳(製作海報、張貼海報、聯絡各單位)、場地布置、活動現場的掌握和突發狀況的排除(麥克風沒電、餐點沒送到、紀念品不夠用、下雨了!)。

總之企劃類的工作就是考驗助理的能耐─做牛做馬的能耐。

雜事類

這類工作內容就是無法被歸類進上述四類中,像是其他活動紀錄拍攝、剪輯、接待、司儀、歲末表演等

有些甚至你根本就不知道為什麼是我去做這個,但或許是基於同事情誼、辦公室和諧或者就是「長官臨時交辦事項」(延伸閱讀:向上管理是什麼?—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在),總之既然推不掉那就只好硬著頭皮做了。

如果你還想多獲取關於行政助理工作內容的資訊,以下幾個網站可以去逛逛:

工作職務百科

凌帠的管理世界

1111人力銀行職務解說

工作職務百科

ㄗ喳的隨心所欲空間

Dcard

關於「行政助理工作內容」再多告訴你一點

行政助理?專案助理?做的是相同的工作內容嗎?

專案是指「在特定時段中聚集不同領域且具有專業技術的人,共同為產出獨特的產品或是達到某個商業目標組成團隊貢獻其能力的活動」。

例如學生時代常見的迎新露營、澎湖的花火節、A公司併購B公司等都是規模不同的專案。而專案助理就是協助專案主持人推動專案的團隊成員之一。

在求職市場裡,「專案助理」和「行政助理」的劃分其實非模糊; 從人力網站上搜尋「專案助理」和「行政助理」統整比較兩者的工作內容:

專案助理工作內容:

管控專案項目執行進度、與其他部門溝通需求、項目排程規劃、負責對外與專案客戶協調及開會、負責專案資料處理及歸檔、庶務性行政工作、主管交辦事項。

行政人員工作內容:

負責維護、更新、管理收發文件檔案及歸檔、一般行政事務處理、協助處理主管交辦之事項、辦理核銷事宜、輸入、處理並追蹤客戶訂單,並將訂單資料存檔備份、其他主管交辦事項或部門後勤支援。

乍看之下,兩者的工作內容其實蠻相近的,若要探究不同處,可以說招募「專案助理」的公司可能會依企業的性質,要求求職者有相關方面的技術背景。例如:有電機或資管背景的人去應徵科技公司的專案助理,或許會比沒有這個背景的人機會大很多。

好啦!以上就是關於行政助理的工作內容的介紹,希望這些資訊對想了解行政工作的求職者有所幫助。即使說了這麼多,也只是說了個大概而已,日後將慢慢增加內容,帶領大家進入AA的世界!

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在在留言區留言,如果這篇文章對你有幫助也歡迎把這篇文章分享出去喔!

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