行政工作專業技能

行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!

在一般人的既定印象中,所謂的行政工作就是負責影印、打字、泡咖啡、訂便當,每天就是重複做這些微不足道的瑣事

而提到行政助理時,更認為這是個沒有什麼存在價值,不用講究專業任何人都可以輕鬆勝任的職位。

然而若是稍微了解行政助理工作內容,就可以知道其實行政工作就跟職場上其他許多工作一樣,也是講求專業能力的。

如果你已經在行政工作的領域內,掌握這些專業能力就能讓你在職場上展現價值;如果你是準備踏入行政工作,那就能往這幾個面向去投資自我

4年的行政助理工作經歷,讓我體悟到至少有3項專業能力是必須具備的

底下就帶你了解是哪3項必備行政工作能力,讓已經身為行政助理或想要踏入行政工作領域的你,檢視一下自己的專業能力,還缺少哪一項?還能再那些方面去努力精進!

必備能力一:文書能力

文書能力是從事行政相關工作的人最需要具備的一項能力。

毫無疑問!只要你的工作是要坐在電腦前完成的,文書能力就是基本「標配」的專業能力!

這裡所說的文書能力包含「工具運用」和「內容製造」這兩個面向。

工具運用

就是對電腦文書軟體的熟悉度有多高;這裡說的軟體當然就是基本文書軟體─word、excel、powerpoint;順便一提,這個順序是依工作中使用頻率的高低而排列。

曾有網友詢問,若是電腦能力不是很好,對想從事行政助理是否會有影響?(看這裡)

以我自己的經驗來說,當初(現在也是)應徵學校的行政職務時,上述三項電腦文書軟體操作就是徵選的條件之一;在通過書面資料的審核之後,第二階段面試就包含了電腦文書操作(WORD、EXCEL、P ower Point)通常佔面試總體成績的20%~30%。

而從人力網站上搜尋「行政人員」或是「行政助裡」職務,通常在工作內容中也都會提到「文書處理」或是「電腦操作/資料輸入」之類的要求。

由此可知,如果電腦文書操作已經是行政工作要求的條件之一,求職者若對此不甚熟悉,在爭取這個職務時勢必有所阻礙。

一般公司的職員(特別是行政人員),無論是擔任什麼內勤工作,多少都碰上製作表單、文書往返、整理資料、預算進度管制、庫存管理等業務需要,這時電腦文書操作的熟練程度能最快鑑別出與其他人的能力差異。

或許你也有這樣的感覺:在辦公室裡,那些電腦比較厲害一點,常替主管或是其他人解決電腦文書軟體問題的同事,好像就比其他人(對電腦操作沒那麼熟悉的一群)來的更有存在感。

我曾因為業務上的關係認識一位基層行政人員,從認識他到現在(2020年)的3年間,每一年都會被拔升,現在距離中階主管的位置只剩一步之遙。

據了解,他升遷之所以能如此順遂,是因為單位在承接重大計畫時,都會由他來擔任「主筆」一手包辦擬出整本草稿,替高層省了不少心思。

我就親眼見過他強大的word操控能力,什麼追蹤修訂、定位點、字元大小、行間距等,看起來就是個練家子,難怪能獲得主管的青睞。

由此可知,增進自己的電腦文書能力是必要的投資,不論是線上課程或是政府部門開設的課程、還是買書來自學都是不錯的選擇;當然,也可以利用網路上的免費資源:

內容製造

熟悉了文書軟體的操作,接下來就是文書內容的編寫。

我們除了要「會」使用這些文書軟體,更重要的是「能寫」出符合要求的內容。

就像上面提過的那位一路升官的同事,不僅是軟體得心應手,更重要的是他能把計畫主持人的想法和其他相關資料統整編寫成正式計畫書(或是報告書)—從摘要、目錄、正文的撰寫、圖表的製作到整份文件的排版、呈現樣式等,一條龍服務到家。

「寫作力」絕對是行政助理首要必備的技能!

在製作任何文書內容(指的是行政工作上所需要撰寫的各式公文、報告、表單製作、EMAIL、會議記錄、書信、合約、通知、企劃書之類的技術文件。)首要工作就是確認每一樣文件的書寫規範。

也就是說這些文件該是什麼樣子,寫出來就要讓它是那個樣子。

這部分就是致勝的關鍵,特別需要各位AA們去下苦工。

例如今天單位辦了個大型活動,長官滿心歡喜想要發篇新聞稿;別人擠不出一個字,你洋洋灑灑就是一篇文章,你說長官對誰的信任感提升一些。

各式文件內容的書寫同樣可藉由相關書籍、網路資源(要慎選)或前人的範本等來增進自己的功力。

(如果在文件書寫上遇到有什麼問題歡迎大家在底下留言討論!)

以我的工作中最常遇到的製作表單來說,在剛擔任助理的那段時間,製作表格時最常被主管指出錯誤包括:

表單沒有名稱,讓人不知道這表單的作用到底是什麼;表單沒有製作日期,讓人不清楚統計的時間區段;沒有計算單位、金額數字沒有千位符號、或是內容沒有對齊字形沒有統一因而缺乏整體性等。

表單的製作目的,就是讓別人能透過這份表單清楚讀懂複雜的資訊,但是基本的格式要求如果都沒做到,讓閱讀者心裡一堆問號,就更別說傳達什麼資訊了!

而這些吹毛求疵的小地方,其實是專業與否的顯現!

必備能力二:口語傳達

說話大家都會,在職場上更要求的是如何「精準傳達」。

關於如何表達網路上可以找到多實用的技巧:

現在這個時代,「溝通力」已經是在職場打滾的基本能力,怎麼跟主管說話;怎麼跟同事說話才能達成你預設的目的,是一項需要鑽研的能力。

這裡強調是在職場上「報、聯、商」這三個最講求溝通效率的時機,怎麼用簡約的句子,充分傳達應有資訊給對方,確保對方獲取到該有的資訊量。

這三個時機分別是報告、聯絡、商量(討論)。

報告

也就是向對方(通常是上級,主管或是老闆)匯報自己的工作過程與結果或發現的問題。

報告的重點應放在工作是否完成、怎麼達成的、進度如何、為何延遲(或超前)、遇到(發現)什麼問題、預備因應的對策等。

常用的句式大概如下,提供給大家參考

「主管,你那天交代我的  (描述工作內容)  ,我已經(預計)         完成,目前因為  (描述阻礙)   的關係所以進度上有點延遲,我已經先把  (解決方案)  準備好,打算   (下一步動作)   看看能不能解決。

聯絡

通常是跨部門跨單位的訊息分享或意見交換。

聯絡的內容通常為上級的決策、活動的舉辦、事件的結果等。藉著聯絡可以了解大家對同一件業務的想法,並提前作好準備。

「○○○你好,我是  (簡短的自我介紹)   ,剛剛在(把來龍去脈說清楚)會議上,主管決定關於○○○案子的銷售數字作個統計分析(把傳達的事項說清楚),所以需要貴部門關於(把希望對方提供的協助或參與的地方說清楚),希望可以在(交代期限)前完成。」

這邊要特別說明,跨部門的聯絡對上班族而言是一件很敏感的事。

一旦沒處理好,會讓對方覺得自己在「推工作」而招來非議,所以重點是一定要把「原因」交代清楚,讓對方明白你只是傳遞訊息而已,如果有什麼問題可以在進一步討論。

另外,職場上很多時機都需要聯絡,以行政助理來說,除了其他單位的同仁外,其他如辦活動廠商、辦公用品的廠商、協辦單位的負責人、業務相關外單位的聯窗口等。

對象不同,要聯絡的事項不同,說法當然也就不同,因此進行聯絡時要先想清楚這一次的對話自己究竟要傳達哪些訊息,先把要說話寫下來,並且在心中排練一下,會是個不錯的做法。

商量

也就是針對工作中的難題與相關人員(主管、同仁或其他部門)討論。

身為行政助理,針對某項業務與同僚(同部門或跨部門)或主管進行討論時,可以提出自己的想法,聽取回饋意見的同時也能學習吸取他人的經驗

「關於(要討論的議題),我認為  (自已的想法)   ,之所以這樣規劃是因為(把想法的依據說清楚),不知道主管(或同仁)有什麼想法?」

在實務上,報、聯、商通常是一起進行的。

向主管報告完工作進度後,主管就會針對他有疑義的部分和你進行討論(商),若有需要外單位的參與,你就必須找到對的窗口,傳達整件事的來龍去脈(聯)。

而不論是報告、聯絡還是討論,狀態真的百百種,不可能一個固定的句式就適用於所有的場景。

這邊提供一個我常用的小祕訣,那就是上面有提到過的「把要說的話先寫下來」。

這麼做有兩個好處:

第一,藉此把心裡的想法做個整理,以免掛一漏萬。花了時間溝通最重要的資訊反而漏掉了,沒把自己的想法清楚傳遞給團隊其他成員或是主管,最後造成執行不一,延伸各種問題。

第二,可以留下紀錄。有時工作進行的時程太久,會忘記自己當初跟對方說了什麼?承諾什麼?答應什麼?在缺乏文字確認的情況下,如果對方忘記或翻案時,自己也很難提出依據來辯駁,最後只能認了。

盡量把工作的狀況以文字記錄,如果要討論複雜的議題,一定要先擬好文字的版本。一來能讓討論聚焦,二來透過文字清楚寫下,自己也能藉機重新思考自己的觀點,本來看似簡單的觀念,當你透過文字寫下來時,就得重新整理過,確定自己真的清楚認知,在傳達時,也就更能達到效果。

必備能力三:檔案管理能力

檔案管理是一件需要平時就進行且非常無聊乏味的工作,但在關鍵時刻卻能起到讓主管對你刮目相看的關鍵作用。

現在請身為行政助理的你想像一下,主管在一場會議進行其間,為了要回答會議主席(通常是更高階的主管)某個提問,必須知道幾個月前一份文件的內容,要求你盡快將那份資料交給他。

這種情況下,如果平時有做好檔案管理,相信不論是電子檔或是紙本資料,應該都能很順利且迅速將資料送到主管手中,解決他的難題。

反之,如果你從來沒有隨時整理文件資料的習慣,在這個緊急時刻無法從一堆散亂的文中找到那份文件,最後只能向主管雙手一攤說「找不到」,讓主管陷於難堪的處境中,你接下來的職業生涯應該也同樣堪慮了。

檔案管理的意義就是將文件資料做系統化整理、分類、編目,使資料得以完整保存,讓自已及主管需要資料參考時,能第一時間將資料找出。

若從工作開始的第一年,就建立一個自己的檔案管理方式,將有助於未來工作上的表現。

檔案管理有許多細節值得好好探討,這邊先說一個重點,那就是「分類」。

分類是檔案管理的起手式,任何經手的文件資料,在歸檔前都應該先詳細檢閱內容,進行分析判斷。

首先剔除那些不需留存的文件,如文宣、重複的文件、隨時可再取得的資料、傳遞錯誤的文件等,把該銷毀的銷毀,該回歸正確單位讓它回到該單位。

再來依照自己的業務範圍就文件內容和性質分類。

以我的工作為例,資料內容就分為經費、進度管考、會議資料、雜類、近期工作等。

這理的分類命名沒有一定的標準,全依個人的工作內容和邏輯而定。

例如某件公文的內容是跟經費有關,但是在某個會議中,長官特別針對這件公文提出來討論,那我就會把這件公文歸到「會議資料」這一類。

可能有人會覺得,兩邊都存放不是更保險。

這也是一個辦法,不過要注意的是,如果資料版本有更新,要記得兩邊的資料都要更新,以防時間一久,自己也忘記的哪一邊的資料才是最新的。

因此,不建議同一份文件存放超過2個以上的資料夾,才不至於在管理上有所混亂了。

最後按使用的頻率以及時間歸檔(把文件放入所屬的資料夾中)。

工作一段時間,並累積一定數量的文件後,你會發現有些文件資料會需要重複使用,有些只有一次功用。

準備三孔(或兩孔)硬式活頁文件夾和資料袋,把經常會用到的文件例如有重要指示的來文、法規等,在同一個文件夾中獨立存放(放在前幾頁),其他的就依時間序依序存放(最新的往上)。

如此一來,原本眼花撩亂的各種文件資料,現在就有個大致的管理系統囉。

以上就是實務上行政工作必須具備且需要持續專精的3項專業能力。

就如同工人會使用各種工具、外科醫生會開刀、飛行員會駕駛飛機、作家會寫文章、銷售員會賣你東西一樣,現代社會是一個專業分工的社會,每個人在社會上都有其任務,確保這個社會持續順利運作的同時也回饋你相對的物質生活。

你對你工作上的專業能力有多專精,關係到你的物質生活就能多豐厚。

所以別再相信別人說的行政工作沒有專業度,而無意識的度過每一個需要上班的日子,專不專業全取決於你的用心。

相信你若花時間投資了自己,日後必定會有所回收的。

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

4 Replies to “行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代!”

  1. 非常實用!
    我是完全的行政白癡,卻應徵上了醫院的個案管理師的工作
    您的文章讓我自我進修有方向了!

    1. 非常高興這篇文章可以幫到你,你的留言更讓這個小小的網站有繼續下去的動力,謝謝。

  2. 非常實用,對於一開始就朝向尋找行政工作類型的我,收穫的不少的認知,沒想到似乎是人人都可以做的行政工作,卻有著不小的工作量,也不是想做就可以輕鬆擔任的職位啊…

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