行政助理履歷撰寫

突破應徵行政助理的第一道關卡 6步驟帶你完成應徵行政助理履歷撰寫

  • 一樣的履歷內容可以用來應徵各類型的職務嗎?
  • 應徵行政工作的履歷有什麼要特別注意的?
  • 應徵行政助理的自傳要寫些什麼內容呢?
  • 怎麼完成一份應徵行政工作的履歷?

履歷:踏入理想職涯的第一關

去(2020)年受疫情衝擊,許多公司行號人事凍結,連帶使得原來打算轉職的人轉趨保守不敢輕舉妄動;如今(2021年)疫情趨緩,根據調查從過年前就出現明顯求職潮,1月已有35.1萬人主動在年前求職,比去年增3%並且各公司行號已釋出70.2萬個工作機會;不論徵才職缺或是求職人數都創3年新高。(相關報導看這裡)

行政職務因為工作內容單純、穩定,門檻不高等特性,一直以來都是求職轉職的熱門選項之一。

加上經濟復甦,根據人力銀行調查,依序為「業務或銷售人員」(64.5%)、「產線工程師或技術型人員」(41.2%)、「客服或門市人員」(38%),以及「產線作業員」(31.5%)、「研發人員」(25.7%)、「一般內勤行政人員」(22.4%)。(相關報導看這裡)

你,是否也加入了轉職的隊伍中呢?

不論你是準備轉換跑道的職場老鳥、初次求職的社會新鮮人或是想打工兼差的在學生,有一道關卡是必需要先突破的,那就是撰寫履歷。

有人認為投遞履歷就像是買樂透,會不會中(通知面試)都是命中注定的!

畢竟履歷上決定應徵單位的因素實在太多了:性別、年齡、長相、學歷、工作經驗、居住地等。應徵者永遠也不會知道到底是哪些因素影響著徵聘單位的決定,當然也無法控制這些因素,因此就「複製」一份又一份的履歷,投遞之後等著好運會從天而降。

最近服務的單位因內部業務調整,要徵聘一位行政助理,主管指派我協助相關工作,因此有機會可以親身參與行政工作徵聘的過程。

過程中深刻感受用心思「撰寫」的履歷比起「一稿多投」的履歷,得到通知面試的機率肯定是高出許多的

這篇文章會以個人的實務經驗,加上整理撰寫履歷和自傳時要注意的重點,最後聚焦在「行政工作的履歷撰寫」方法上。

希望透過幾個步驟,協助正在讀這篇文章的你完成一份「高勝率」的應徵行政工作履歷。

如果你正想應徵行政相關的職務,以下的內容絕對不能錯過!

如果你是想知道如何撰寫一份履歷,這篇文章的一些想法也值得讓你參考。

如果你有關於行政工作上的任何問題,也歡迎在文章底下留言討論。

高勝率的履歷:讓應徵單位看到想看的資訊

所有教寫履歷的文章都是說公司的主管或人資部門有很多事情要做,投件的履歷也很多,所以絕對不會每一份履歷都仔細拜讀,一定要在履歷上用顯眼的方式讓應徵單位看到想看的資訊,如此一來,才有可能免於被淘汰的命運。

那什麼是徵聘單位想看的資訊?

資訊一:使用合適的格式和用語。

一般來說,履歷的內容應包含:

  • 應徵的職務:應徵工作的部門、職稱。
  • 個人基本資料:姓名、性別、出生年月日、 地址、電話、e-mail地址以及個人近照。
  • 學歷:依最高學歷開始填寫,註明學校科系名稱及就學時間。
  • 專長:強調與工作相關的才藝,以及具體的能力或證照。
  • 工作經歷:包括工作經驗,如果是社會新鮮人可撰寫寒暑假實習、工讀、課外社團活動等。
  • 自傳

雖然所有的履歷內容不外乎就這些,但仍應該為應徵的職務量身訂做履歷。

不要用同一份履歷的內容去應徵不同性質的工作,因為不同的工作屬性需要與其對應的人格特質和專業技能的人來完成。

這道理其實很好懂,就像掃地要用掃把;擦桌子用抹布;洗碗要菜瓜布。如果有一份工作需要菜瓜布來完成,而你剛好想要(通常是需要)這份工作,你就得透過履歷讓做決定的人知道你是一塊合適的菜瓜布,而非強調你是一隻掃把或拖把。

回頭來說行政工作。

行政工作的內容通常是重複性高、繁瑣而且有很多框架規範要遵守,因此,從事這類工作的求職者其個性必須有耐性、謹慎細心、反應快、不怕煩。

依我在職場上的觀察,行政單位的主管本身就屬於這類性格的人,所以他們也會傾向聘用具備同樣性格的人,因為這樣一來兩人的價值觀相同,要討論事情比較能站在同一角度,減少衝突的發生。

那徵聘單位的主管要怎麼知道求職者是不是具有這些性格特質呢?

在還沒和應徵者見過面前,唯一的管道就是透過求職者的履歷;履歷格式四平八穩,內容按部就班,在第一印象上至少已經有基本分數。

所以除非徵聘單位有特別要求,否則別讓應徵行政類工作的履歷格式過度花俏。

甚至某些應徵單位(通常是學校、公家機關、連鎖企業)有制定的履歷格式,那就務必依這個格式及所要求的內容來撰寫履歷;如果沒有,那就上網搜尋或自行製作合適的履歷格式。

行政工作應徵履歷格式

資訊二:與應徵職務相關的經歷

過去的相關經歷絕對是在履歷中必須呈現的訊息。

「具備相關經驗」代表新人已能掌握該工作的要領並且熟悉工作流程,單位或公司不用花費太多教育訓練的成本,就讓這個職缺的工作內容得以順利銜接;對單位或公司來說,整個工作的流程就能順利運轉,快速回復到原本的狀態。

前面提過行政工作的性質重複性很高,很多流程甚至是固定不變,所以有相關經驗能確保整個流程能持續運轉,所以在履歷中清楚的讓徵聘單位接收到「我有行政工作相關經驗」的訊息就相當重要。

主管們表示,審視履歷時他們會聚焦在「工作經歷」上,也就是說他們期望在「工作經歷」的部分看到與現在要徵聘的職缺相關事蹟,而這些事蹟足以顯示出你的能力、經驗和誠意。

因此,在撰寫工作經歷時千萬不能馬虎,如果不知如何下筆,下面提供撰寫工作經歷的4個步驟,分別是:

  1. 列表
  2. 複製
  3. 回想
  4. 描述

STEP1.列表

把過去的工作經歷,依起訖時間從最新排到最早,填上服務單位和職稱。

STEP2.複製

到徵才公告中複製裡面的「工作內容」貼到步驟1那張表的「工作內容」欄位。如果出現不熟悉的專有名詞(如上述例子中的「ERP系統」),就要先弄清楚那究竟是什麼東西

STEP3.回想

動腦時間,開始回想過去的工作中任何與要應徵的工作「工作內容」有關聯的事蹟。

接著,就是一項一項的把想到的相關的事蹟先條列式的註記在該工作項目之下,像是這樣:

【工作內容】:負責一般文書資料處理工作

【相關事蹟】:曾在○○貿易公司擔任業務助理2年的時間,除了負責將客戶資料作分類整理,歷年的訂單、出貨紀錄也都用○○方式歸檔整理。

如果你是剛出社會的新鮮人,還沒累積足夠的工作經歷,那就從你在學校的所學專長(像是人力資源管理、資料管理等等)、社團經歷(擔任系學會的文書之類的)以及打工的經驗來發揮

千萬不要讓履歷中的工作經歷缺乏內容,甚至空白!

STEP4.描述

掌握簡明扼要的原則,敘述過去的工作績效表現

將上個步驟想到的相關事蹟,濃縮成簡短的敘述句並加上數據佐證

例如:幾年、多少金額、客戶數、多少資料、多少%等,以實例說明和證明你的專長和優勢。

履歷的工作經歷最終成品應該看起來像這個樣子:

如果有特別想要強調的部分,可用粗體字凸顯,讓審查履歷的人員可以更快捉住重點。

資訊三:自傳深入交代和所應徵職缺之間的關聯

對許多求職者而言,履歷最難下筆卻也是最重要的部分應該就是「自傳」了。

自傳不是要交代個人從小到大的過程,而是在履歷內容的基礎上,以800-1000字的篇幅,將自己的家庭背景、個人特質(含興趣)、學歷與專業能力、相關經歷與成就以及目標願景等更深入的交代和所應徵職缺之間的關聯。

舉例來說,履歷內容的「個人資料」就是在自傳中的「家庭背景」的依據,而在「家庭背景」中必須更詳細的敘述家庭教育和成長環境型塑你什麼樣的價值觀、處世原則和工作態度等;而這樣的價值觀、處世原則和工作態度可以在這份職務上提供什麼助益。

不論家庭背景與個人特質、學歷與專業能力、相關經歷與成就以及目標願景都必須緊扣住應徵職務的工作內容,一項一項的舉出例證說服看這份履歷的主管,你是最適合這份工作的人選,爭取面試的機會

以下分別就家庭背景與人格特質、學歷與專業能力、相關經歷與成就、目標願景提點撰寫時應該注意的重點。

家庭背景與人格特質

重點放在家庭背景塑造了你什麼樣的人格特質,而這項特質是這份工作內容所需要的。

學歷與專業能力

舉出實例,在學期間習得的那些技能足以完成所應徵職務的工作內容。(關於行政工作的專業技能可以參考這篇),試著把這些技能融進敘述中。

相關經歷與成就

和履歷的「工作經歷」一樣,不要只是敘述過往的工作內容,更要以數據例證強調達成過什麼和應徵職務的工作內容相關的成就,凸顯自己的亮點。

目標願景

可先大方向的簡要描述自己的職涯規劃,強調所應徵的職務符合自己的規劃;之後再敘述預備在幾週或幾個月後,在這項職務上會達成什麼樣的工作目標(愈具體愈好),展現取得這份職務的企圖心。

結語

以下就把上面文章的內容濃縮成一張應徵行政工作的撰寫履歷步驟表,口訣是格、列、弗(複)、想、數(述)、字(自)。

最後提醒,在《哪有工作不委屈  不工作你會更委屈》這本關於職場生涯思考的書裡提到6項撰寫履歷時不能出現的錯誤,其中資料不一致性訊息相互矛盾是相當大的致命傷,因為這種錯誤會讓徵聘單位的主管質疑這份履歷的真實性之外,也暴露了應徵人粗心、不仔細的致命傷。

因此,完成履歷後自己最好能多閱讀幾次,如果可以,也拿給別人看看(最好是有多年相關經驗的前輩),由他們指出像是前後矛盾或是語句不順的段落、字詞。

希望這篇能幫助到正在為撰寫履歷而苦惱的你。

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章能幫助到更多人就把它分享出去吧!

12 Replies to “突破應徵行政助理的第一道關卡 6步驟帶你完成應徵行政助理履歷撰寫

  1. 格、列、弗(複)、想、數(述)、字(自)。
    口訣太妙啦!是自創的嗎?還有創意而且也很好記~
    現在工作不好找,這篇應該可以幫助到很多讀者!

  2. 這篇文章對於社會新鮮人來講真的是一大福音,尤其是版主最後整理得圖表撰寫履歷步驟表,更是讓人一目了然履歷撰寫的步驟,感謝版主分享。

  3. 很多人都不知道行政履歷該怎麼寫
    版主這篇寫得超詳細,可以幫助很多人
    感謝版主這麼用心的整理資訊

  4. 這篇真的好實用 對於大學新鮮人來說 履歷的撰寫真的是一件很重要的事 之前往往都太忽略了 謝謝版主分享

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