自動駕駛的工作模式

你是否在同一職位工作數年後，赫然發現自己的工作表現似乎就此停滯，不再有明顯進步！

重複的工作流程，會讓我們「覺得」已經駕輕就熟到足以完成工作和執行業務，所有的業務彷彿進入自動生產線，不用經過大腦就能產出成果，因此不再花時間心力去提升專業能力。

「不思進取」在行政助理這個職務上似乎更加明顯；因為外部的聲音總是在跟我們說：那麼努力幹嘛？行政助理也沒升遷(延伸閱讀：行政助理未來發展的4個可能和1個關鍵)的機會啦！

或是，行政助理工作內容(延伸閱讀：行政助理工作內容有哪些？現任行政助理3分鐘帶你了解細節！)不就端茶泡咖啡訂便當而已，不用花時間提升什麼專技能啦！

聽久了，身為小ＡＡ的我們似乎也就這麼相信了，於是一旦撐過前面的適應期，之後就是無意識的反覆執行已經熟悉的工作模式。

以我自己撰寫新聞稿這件任務為例，一開始對新聞稿寫作毫無概念，所以會去搜尋、模仿所能找到的資料，用心思一步步建立起關於「撰寫新聞稿」的心智表徵。

但在寫過數十份稿件之後，我就開始套用前面文章的格式，只要修改主角、時間、地點和事件內容，不用半小時就可以生出一篇文章。

到了這個階段，一接到這個任務時我不再思考這文章的對象是誰？這文章的內容是否傳達了正確的資訊？當然也不會嘗試把沒甚麼人看的新聞稿寫得更吸引人？

工作的心境既然已遠離了學習狀態，進入純粹的執行狀態，也就不再思考讓專業技能更進一步的方式與可能性，只是一味追求快速完成這件工作。

然而，真相是「不進步」對處於基層的行政助理而言，是讓自己處在職涯的高風險中！

不成長，你的手中就缺少職場生存的籌碼，一旦公司或組織遭遇重大變革，很就是最先被淘汰的犧牲品。

想要在職場中立於不敗之地，甚至是在眾多競爭者中殺出一條血路，持續精進工作上的專業技能絕對是必備要件之一。

工作技能的刻意練習

想精進工作專業技能，把「刻意練習」融入工作中是個很好的開始。

在《深度職場力》這本書中作者就強調：

“假如你是處於沒有明確訓練理念領域裡的知識工作者，只要能把刻意練習融入工作中，就有可能讓自己的價值超越同行，因為你可能是同行中唯一系統化精進自我的人。也就是說，刻意練習或許是讓你迅速變得「讚到沒人可忽視」的關鍵。”

在職場裡，某項工作已經操作過上百次，所有的流程都了然於胸甚至內化成反射動作。

長久以來既沒有出過大失誤，自己也做得很穩當，於是便陷入「這件事只能這樣被執行」的錯誤認知中。

這就跟騎腳踏車、開車、游泳或是打字一樣；一旦訓練到動作自然純熟，表現也到達「可接受」的程度，我們就會認為已經「學會了」；從此，再經過多少年的「練習」，這項技能也不會再有顯著的進步—沒有成為賽車手，也不是游泳選手。

這是因為練習不僅要重視的「量」；更應該關注的是練習的「質」。

《刻意練習》的核心概念是「想要精進某項技能，單純反覆操作是無效的；必須設定清楚的目標和實現這些目標的計畫，同時能得到及時的回饋意見，並且離開舒適圈保持專注的練習」。

把刻意練習的概念用到提升工作專業技能裡，持續的系統化自我精進，如此一來，才有可能不被(高層主管)忽略輕視，在職場上生存下來。

需克服的障礙

將刻意練習用於提升職場專業技能中，會遭遇幾個問題：

首先，在職場上，多數職務的工作內容都很複雜(特別是行政工作)，相應的專業技能也就相當多樣，該專注在哪樣技能的提升呢？

其次，職場專業技能高低的標準難以測量和評定；比如說要如何評斷寫作能力的高低？什麼才是具備良好的溝通能力？

最後，要怎麼在職場上尋找優良的導師。

４步驟的解決方案

刻意練習的作者對於在工作中進行刻意練習的建議是「做中學」。

以下以《深度職場力》這本書的內容加上我個人的經驗，提供一個４步驟的解決方案，希望能協助大家在職場上「邊做邊學」持續的提升專業技能。

步驟一：找出工作中反復用到的核心專業技能

想在在職場提升專業能力，要以實戰為前提；也就是要以現在所做的工作中會重複用到的核心技能為優先。

一個檢視方法就是紀錄你一天的工作內容，羅列出應付這些工作運用到哪些能力，連續紀錄一星期，對於工作中的核心能力就會有明確的概念。

以行政助理的作內容來說(延伸閱讀：行政助理工作內容有哪些？現任行政助理3分鐘帶你了解細節！)，依據我自己的經驗如寫作、匯報、檔案管理、時程管理等，都是一直會用到的專業技能(延伸閱讀：行政工作必備3項技能展現專業讓你在職場無可取代！)。

步驟二：把要提升的專業技能拆分成一個個能具體操作的動作

以文書寫作能力為例，先把行政工作中常見的寫作主題作分類：公文、新聞稿、各類報告、電子郵件及會議記錄。

每一項寫作主題的寫作流程再拆分為蒐集資料、建立架構、鋪陳初稿、修改文章等個別的動作。

花點時間把每一項會用到的專業技能都依自己的工作習慣拆分成一個個個別的行動。

步驟三：定義明確的提升目標

檢視每一個動作，訂出想達成的目標，找出可改進的地方。

例如：寫作時總在蒐集資料花上太多時間，於是便可以訂出「把資料蒐集的時間從2小時縮短為40分鐘內這個目標」。

有了明確的目標，就可以改進資料搜尋的方式，以更少的時間就找到更貼近自己需求的資料。

步驟四：向你的主管與專業人士請益

在刻意練習的概念中，導師的價值就在能對練習的結果提出反饋，指出應該改進地方以及該怎麼改進；在職場中能擔任這個角色的就是你的主管(包含主管或老闆)。

主管通常會是經驗比我們豐富，也更熟悉工作內容的人，他的經驗對於提升我們工作技能來說是十分寶貴的，這項職場資源絕對不要輕易就浪費了。

如果你和主管的相處，有一些問題建議可以看看這篇(延伸閱讀：向上管理是什麼？—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)

行政工作通常有固定流程，一般來說助理的工作成果都會經過上級主管的審訂，這時候我們就可以從長官的修改處或是提出的建議，知道要改進的地方以及該如何改。

「紀錄」在這個階段是非常重要的，拜現代科技之賜可以從文書軟體紀錄內容的修改歷程(公文系統也有相同功能)。

另外，我自己會準備筆記本手寫一些自己覺得特別的部分，例如：特別的公文用語、符合上級主管期待的敘述方式或是自己之前從來沒有想過的工作方法等。

此外，現在有很多線上課程，也都可以提供我們精進自我能力的管道。

結語

刻意練習的終極目標是要成為該領域的高手或是專家，但是有一個現實的狀況是，就算成為某個專業技能的高手那又如何呢？

就像我目前的工作環境，即便成為文書寫作的專家，只要沒具備公務員資格完全沒有升職的可能。

這個無法突破的問題，很大程度的影響了我們基層人員提升專業技能的動力。

我認為，就算眼前沒有明確的益處(加薪、升職)，自我精進展現工作價值，至少可以先立於不敗之地。

再來，如果將刻意練習用在某項工作技能上，而有所心得，也可以思考如何把這項成績加值放大，去影響或教育更多和你有相同問題的人。

甚至，可以更進一步去「業內創業」打造第二份收入，自己給自己加薪；而這正是我在努力的目標，希望有朝一日可以不用在為了生活而出賣自己寶貴的時間！

所以不論是消極或積極心態，在職場上刻意練習專業技能絕對是基層行政人員的必要投資。

而我相信這個投資，終將在日後有豐後的回報！