大學系辦工作內容解密

大學系辦工作內容解密

默默付出的單位

最近因為新竹市長市長候選人的關係,「大學」、「學歷」和「學位」這幾個關鍵詞從政治界吵到網路圈。

爭論的焦點從原本的學位論文涉嫌抄襲的學術倫理事件,逐漸演變成炫學歷、洗學歷的各自表述。

依臺灣的選舉文化這場爭議不到選舉結束,應該還不到尾聲;然而,不論是名聲響亮的頂尖大學高材生或是籍籍無名的私立學院夜間部,都有個單位總是默默的支持與協助著每個大學生和研究生(不論是不是學霸)完成他們的學生生涯,這個單位就是「系辦」

系辦可以說是大學行政單位的第一線,因為系辦的行政人員既要成為系上教師教學的堅實後盾,同時也協助解決閃著無辜大眼的學生所提出的各種問題。

從學生的角度來看,「系辦公室」是一個很新鮮的單位,不同於國小和中學時就很熟悉的教務處、學務處等處室,「系辦」是進到大專校院後學生才會接觸到的行政單位。

大學念了幾年,你是否好奇總是埋首於電腦系辦的小姐/先生都在忙些什麼?你又是否對大學系辦公室的工作感興趣呢?想多了解一點在大學工作的資訊?

我大學時就在系辦工讀;在連鎖書店工作時也是常駐在大學校園內,對口都是各系辦公室的行政人員;在這所大學工作也有5年的時間,和不少系所都有密切往來。

這篇文章會結合我個人的經歷以及彙整蒐集來的資料,儘量以淺顯的方式聚焦說明系辦行政人員的工作內容。

如果你想多知道一些學校的組織架構及各行政單位的工作概要可看看這一篇〈2個面向,秒懂學校工作內容,讓你應徵面試就是比人家多知道一點!〉;或是想要進一步了解在大學工作的各個面向可以參考這一篇〈不知道這5件事,你還想進學校工作!:薪水、內容、環境、壓力、職缺,一次讓你清楚明白。

服務的第一線

為什麼要把系辦的工作特別抽出來講呢?

因為雖然在工作性質上系辦和學校的行政單位(教務處、學務處、總務處等)都算是在為了維持學校的運作而進行行政工作,但是系辦人員會負擔更多「服務」的性質,進而增加工作的複雜度,工作內容也就不同於一般行政工作(延伸閱讀:行政助理工作內容有哪些?現任行政助理3分鐘帶你了解細節!)。

為了方便讀者能更輕易的理解,這篇文章會以「和學生相關」、「與老師相關」以及「其他」來分類;在每一大類中,會再進一步說明實際的工作概況和可能遭遇的難處。

這樣的區分是依據我個人的經歷與直覺,加上各校各系因為地區、規模、性質不同,所以多少會和實際情形有誤差。

如果大家有什麼疑問都歡迎留言或來信討論,也請各位在學校工作的前輩先進可以給於指教,讓這篇文章的資訊更趨完整。 

系辦人員的職稱

為了寫這篇文章在蒐集資料時,才發現除了常見的「助教」外,在系辦公室從事行政工作的人員職稱還有秘書、組員、辦事員、行政專員、行政助理等;有些系因為學生數較多,會配置2名以上的人力來分攤工作量,負責的工作不同職稱也有所差異。

「助教」其實是「助理教授」的簡稱,但是可能因為體制或是其他不確定的因素,現在多數在系辦裡的「助教」都是從事行政工作,其性質比較趨近於「教學助理」。

不過在我的經驗裡,有些「助教」還是要負責部分教學甚至研究工作的,因此在徵聘時就會要求必須符合該系的相關學經歷。

在大學時我總是稱呼系辦的2位小姐是「○○姊」,我們學生總是跟其中一位比較有往來,生活上的問題也都是第一個想到那位「○○姊」,後來才知道一位是「秘書」一位是「助教」;秘書負責的事物多與教師相關;助教則是跟學生有比較多的接觸。

五花八門的工作內容

系辦的工作內容整理如下表:

與學生相關的工作內容

找到符合進入該系資格的學生;在學期間協助學生解決各類問題;在學生要離開時審查他是否符合離開的資格,這大約就是與學生相關工作的核心了。

招生活動

學校最重要的資源就是學生,所以招生絕對是一所大學的首要工作,特別是在少子化的影響下,已經連國立學校都有危機感,私立學校更是戰戰競競設法求生。

系作為大學內最基礎的行政處室,是學生最常會接觸到的單位,當然得配合學校展現自己系所的特色以執行各種招生策略。

另外,現在的多元入學方式如繁星推薦、申請入學、分發入學等,系辦人員都要對期程與流程都清清楚楚,分數怎麼計算、分為幾個階段、寄發審查資料等工作都相當繁瑣。

再加上學校如果有設立師資生、公費生的制度,系辦就要協助辦理相關的審查、考試作業;要找老師當委員,要敲定考試時間,要統計成績,要彙整評分資料,要上傳寄送考試資料,都是系辦人員的工作。

畢業學分審查、學分抵修抵免、論文口試作業

學生要畢業了,是不是已經修滿學分?有沒有符合畢業資格?系辦人員要先進行初步的審查。

我也是進到學校工作後,聽熟悉的系辦同仁說才知道原來學生能不能畢業系辦要審查成績,而不是交給教務處去處理就好了。

也就因為如此,學生在畢業前夕才發現學分不足通常第一個想到的解決管道就是系辦;這時系辦人員本於服務學生的精神,就要幫學生釐清狀況並且跟教務處聯繫,看看有什麼解決辦法。

選課

當學生想修習的課程卻因為衝堂、人數已滿或其他原因選不上時,也會向系辦求援、反應。

系辦就要先安撫沒選上課的學生,了解其中的原因,再看看能幫學生找到解套的方式;甚至還要聯繫開課的老師,看看老師有沒有意願再多收學生等等,總之就是盡力協助學生順利選上想修習的課程。

協辦學生活動

辦理各種活動是大學生涯很重要的部分,然而即便是學生在主導整個活動的辦理,系辦也不是完全就置身事外;場地維護、人員邀請或是參加學生的保險需求等等,都要經由系辦來處理。

這兩年因為疫情的關係,很多學校都停止或縮小迎新及畢業典禮的辦理,轉而讓各系由系學會主導自行辦理迎新活動和系畢典,這就間接的增加了系辦的工作負擔。

與教師相關的工作內容

系上行政工作的決策主體是老師

許多系辦人員都會感嘆:合作的老師是讓行政工作平穩順利的助力,太多個人想法的老師就成了行政工作窒礙難行的阻力!
明明結案日期、限辦日期已經迫在眉睫,行政人員急的像熱鍋上的螞蟻,老師們卻還在會議上侃侃而談爭論不休的情形也是系辦日常。                                            

教師的人事案

第一個要碰上的麻煩事就是老師的人事業務,因為關係到老師的飯碗,所以處理的過程都要很小心謹慎。

雖然在學校裡主導老師人事案的會是人事室和系上教師組成的委員會,系辦行政人員沒有權利也不能決定老師的去留,但是所有的資料、文件都必須透過系辦來取得或傳遞;此外也要協助辦理徵聘相關會議和面試,這些業務都不是短時間就可以完成的。

如果遇到爭議事件(例如最近很火的抄襲爭議,或是A老師喜歡1號應徵者,B老師喜歡2號應徵者等),那更是讓作業的複雜呈倍數成長,我甚至聽過有些案件還會鬧上法庭的實例!相當不可思議。

課程安排

簡稱「排課」,簡單說就是排定每個課程的上課時間,這項工作考驗著系辦人員的耐性和細心

考量老師(固定的開會時間、老師想要和排斥的上課時段)和學生(必修課不能衝堂、不能和修讀教育學程的課衝堂)的各種因素後,還要顧及公平性(總不能把早上8點的時段都排給新進教師)和合理性。

必選修科目冊修訂

每個學年度入學新生都會有一份屬於該學年度的畢業必選修課程,必須修習某幾門課程作為畢業條件之一。

因為事關學生權益、老師開課狀況還要符合學校的基本要求,因此從教育目標、核心能力、畢業學分要求等等都要經系課程會議討論和修訂,再取得老師的共識之後,再將這些資料輸入到系統,同時要製作課程地圖(清楚簡明的PPT)公開於網頁讓學生或校外人士可以取得。

其他類

各種會議召開

就跟所有的行政工作一樣,辦理會議永遠都是重點工作項目。(延伸閱讀:避開4個不良因素,讓我們開個不花時間又高效的會議吧!)

甚至可以說上表所列工作內容,有超過8成都要透過會議來解決或是進行初步的規劃;會議本身已經是一件不簡單的任務,何況參加會議的所有人都是學有專精口條便給的大學教授,討論的又跟自身的權益相關的議題,想當然爾,會議肯定更加精彩絕倫!

財物管理、維護

系上的教室、教學設備(課桌椅、投影機、電腦、窗簾、白板筆等等)都是由系自己來保管,如果有損壞就要自己聯繫廠商來修繕;更大型的教學儀器或設備就要透過繁瑣的行政流程由總務處來採購;也要協助總務處定期清點系上財產。

各項評鑑作業

為了提出系上足以通過各種評鑑的證據,每到評鑑前系辦就要開始製作、蒐集、彙編各種資料;由於資料的跨度至少都1~2年,經手資料的數量又相當驚人,所以整理起來也是一項龐大的工作。

院與校託辦事務

這就像是個人的工作內容裡的上級臨時交辦事項,過程通常是校的行政單位接到教育部、國科會或是地方政府的公文,公文內容需要由系來統整或提供某某資料,於是就會把公文會辦系,或是發通知給各系,請系務必要在期限前完成圈圈叉叉工作。

系辦的例行事務已經相當繁重,待處理事項的清單已長到不見盡頭,這時又要插入一件有期限且要求一堆的工作,真的會讓人萬念俱灰。

結語

再回頭來說現在很熱門的學位爭議,檯面上的主角們各自表述言之鑿鑿口沫橫飛,但我幾乎可以想像,那些被點名的學校和系辦人員又因為這些爭議憑空生出更多緊急的任務等著去解決……。

在寫這篇文章之際又和幾個認識的系辦人員聊到他們的工作,有得心應手滿面春風者;有手足無措愁眉苦臉者,再次印證系上的氛圍決定著行政工作的順利與否,如有心應徵系辦工作,可再多一點心思去打探單位的風聲。

另外,所有的工作都講究專業,除了服務學生的衷心和解決問題的耐心外,能否透過書本、線上課程等各種資源強化文書、資料處理、企劃等能力,更是在工作上勝任愉快的關鍵。

祝福在學校行政工作上打拼的你們!

如果你有任何想法或是想知道什麼關於行政助理、學校工作的事,都歡迎在留言區留言;如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧!

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