4大準備重點、5大必問經典問題，準備行政工作面試不心慌！

面試：職涯的重要起點

不論是想進到心儀單位或公司，或是想得到夢幻職位，「履歷」和「面試」絕對是所有所有求職者要克服的兩道難題。

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尤其「面試」已經是現在社會用來評選某人是否有資格進入一個特定領域(學校、公司、團體)最常用的方式。

有些人或許從很小的時候就開始參加一些面試，像我女兒要進入小學的社團就要先經過面試；長大一點，想透過甄選的方式進到心儀的大學和科系，面試也是必經關卡；更別提進入社會成為工作人之後，不論這家公司、機構的規模大小，也不管職位的重要與否、薪水多少，只要你想得到這個工作，面試都是決定結果的關鍵環節。

讀書、工作近30年的經歷，我參加過數不清的面試活動，在這些面試中當然多數是考生或求職者身分，也有部分是扮演面試考官或協助面試官的角色。

(延伸閱讀：我是如何進到一所國立大學工作：文科男的工作歷程)

對即將參加面試的人來說，網路上已經可以找許多資源來協助我們把這件攸關未來的大事做更萬全的準備，諸如面試應有的心態、面試須注意的細節、面試常見問題的回答、參加面試適當的裝扮等。

但是這些文章或影片多數都是全面性、概括性的，較少單一只針對某個特定職業別的論述，特別是針對像是應聘「行政工作人員」這一類基層工作者的面試相關資訊就更少見了。

先前已經寫過一篇文章教大家怎麼寫應徵行政工作的履歷，這篇文章就彙整行政相關工作面試的重要資訊，包含面試的認知、常見問題及回答建議，希望能指引正在準備行政相關工作的求職者一個具體的方向。

面試的功用

為什麼一定要面試？面試在評選過程中有什麼重要的功用嗎？如果對這些問題有更進一步的認識或許我們就能以正確的心態來面對「面試」。

面試在國語辭典裡的解釋是「當面試驗」，英文辭典對「interview」的釋義為「在一場會議中有人會詢問各種問題以了解您是否適合某項工作或課程」；從解釋中可以看出「面試」最重要的元素就是要「面對面」。

主考官和應試者雙方面對面，我問你答，為何如此大費周章呢？這其實也不是什麼深奧的理論，單純就是因為身為人類原始的需求—眼見為憑。

以應聘工作職位來說，求職者可以在撰寫履歷時天花亂墜；只要有足夠的專業知識就可以在筆試時行於流水。

這些雖然也是徵聘人才的重要參考依據，但對單位或公司的徵聘代表來說，他們還是要「親眼」看看這些人是不是真的那麼優秀。

所以「面試」就讓徵聘方，有機會經由觀察、對談來檢視哪位求職者才是符合這個職位的適當人選；從招聘人才的單位來看，「面試」具有以下3個作用：

1、彌補以筆試難以考察到的面向

筆試是以文字為媒介來篩選人才的重要方式，通常用來考察應試者的專業知識能力，然而，即便筆試的問題設計的再怎麼全面周詳，很多個人所具備的素質特徵還是很難通過文字表現出來，例如儀表風度、口才、靈敏的反應等。

反過來說，對某些應試者想閃躲隱匿的資訊，在以文字回覆的筆試、問卷等測試中，應試者對於這些不想表露的部分，可以不著痕跡的加以掩飾或迴避。

但在面對面的面試中，就很難做到了，即便應試者能控制說出的內容，技巧性的「不說」或「修飾」，但有經驗的主考官絕對能從應試者的肢體語言看出端倪。

2.可以靈活的評測應試者的各項素質

面試是主考官和應試者之間的一種雙向溝通活動，但面試的主動權還是控制在主考官手裡，再你來我往的問答過程中，主考官有很大的彈性和靈活性可以運用來試探應試者的專業知識、能力、工作經驗及其他素質特徵。

現在面試已越趨於專業化，除了單除的問答外，面試中使用小組討論、角色扮演、工作演練等情境模擬的人員甄選手段也逐漸普遍。

透過這些多元的考評方式可以考察應試者的組織能力、領導能力等，甚至能直接考察應試者的實際工作能力。

一樣的問題以口語的形式表現出來，往往會收到與筆試不同的效果，因此在正常狀況下，面試只要是精心設計、方式洽當，都可以準確地評測出應試者的任何素質。

3.避免因筆試失誤而錯失的人才及淘汰高分低能者

公司或組織僅以筆試成績作為錄用依據，那麼在筆試時表現不好的人才就錯過被錄用的機會了，但如果再輔以面試，就給這些人彌補在筆試上的劣勢扭轉主考官印象的機會。

此外，筆試存在一定侷限性，難免有高分低能者勝出，有些人筆試成績很高，但實際工作表現卻令人大失所望，這也是現行國家考試最為人所詬病的一點。

雖然還是有部分特殊的公職有面試，但最普遍的初等考、高普考和地方特考等為了避免大眾對於「關說」、「黑箱作業」的想像，也為了讓考試落實公平公正，所以並無面試這項關卡，只以筆試成績作為錄取與否的唯一標準。

多年來和為數不少的公務員共事過，雖然多數公務員都是優秀而敬業的，但還是不乏有工作表現和思維模式讓人徵目結舌的公務員。

為了汰篩出只有背誦書本知識能力的不適任者，面試就是一個相當重要的機制。就如同第一點所說的，應試者在主考官面前的表現都是直接而不加修飾的，因此他的口語表達、溝通、臨場反應，甚至個人所表現出來的態度都成了主考官眼中評判的依據。

面試考察應試者的4個重點

面試主考官要在有限的時間內選擇、判斷並做決定，在這個決策的過程，對主考官來說首要原則不是要選到「最好的」，而是要選到「不出錯的」。

有人說工作就像衣服，無所謂好不好看，重點在於有沒有交給「適合的人」；行政工作所要求的人特質是相當清楚的，而面試主考官的任務就是從一群應試者中找出那位/些適合的人選。

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一般來說，主考官會透過面試考察以下4個重點，以此來作為決策的基準。

1.儀表風度

儀表風度是指應試者的體型、外貌、氣色、衣著、舉止、精神狀態等；儀表端莊，衣著整潔，舉止合宜的人一般會給人做事有規律、性格沉穩能自我約束及責任心強等印象，而這也是所有應試者務必要傳達給主考官的訊息。

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根據「首因效應」(Primacy Effect)第一印象形成的時間非常迅速，而且一旦形成就會成為重要的判斷依據，影響後續對對方的認知與評價。

因此特定職業如公務員、教師、公關人員、企業經理人員等職位，對儀表風度的要求較高。

2.口語表達能力

應試者是否可以將自己的觀點、想法、意見和建議用語言流暢的表達出來，也是面試的一大重點。

主考官考察的具體內容除了應試者表達的邏輯性、準確性、感染力甚至音量、音調外，更重要的是應試者是否能對主考官所提出的問題，通過分析抓住本質，並且說理透徹、分析全面、條理清晰。

行政工作所遭遇的任務通常不是單打獨鬥就能成的，有非常多的機會要和不懂你業務內容的外人(如外單位、廠商、其他機關)的窗口溝通協調，因此口語表達能力絕對是主考官的重點。

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3.反應與應變能力

主要看應試者對主考官所提的問題是否準確理解，回答迅速；對於突發問題的反應是否機智敏捷，能在極短的時間內就精準的抓到問題的重點，然後給予恰當妥適的答覆。

行政工作通常有其必須遵守的流程，單據或文件先經過哪些單位、要誰來核章多數都已經有既定標準化程序。

但有時也會有突發狀況，需要承辦人即時應變修正，因此應試者能否在問答和對談時展現對於處理意外事件的自信和泰然，也是面試的重點之一。

4.情緒穩定及自制力

前一點有提到行政工作通常有必須遵守的流程，這種穩定性會造成工作上不會產生太多變化，久而久之穩定就會轉為枯燥乏味，這對工作者的熱忱和動機來說會有很大殺傷力，這時，行政工作人員的性格的穩定性和自制力就顯得相當重要了。

對主考官來說，就會想知道這個人在面對重複且無聊的工作或任務時，是不是有耐心和毅力以維持工作成果在一定水準，不會因為這項工作細瑣或成果沒亮點就敷衍應付。

另一方面，對基層的行政工作人員而言，主管的決策會是左右我們工作進行很重要的因素，因此能否做好向上管理與主管良性溝通也至關重要；而當雙方溝通出現滯礙，因而遭遇主管的批評指責，或是工作有壓力、個人利益受到衝擊時，個人能夠克制、容忍、理智對待，不致於因為情緒波動而影響工作也是穩定性的一種表現。

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面試行政工作人員5個經典的問題

接下來我就從個人經歷和其他參考資料中，彙整行政工作人員在面試時常被詢問的5個問題，並提供恰當、合適的回答建議。

一、你可以先簡短的介紹你自己，讓我們認識你嗎？

自我介紹是面試時會碰到的第一個問題，沒有例外！應試者務必好好準備。

自我介紹除了說明自己的經歷之外，也是行銷自己的關鍵，面試官可以從自我陳述的內容、方式加上外貌的觀察更了解應試者，形成對應試者的第一印象。

自我介紹的時間通常不超過三分鐘，切忌長篇大論鉅細靡遺，成長背景的部分簡單敘述即可，興趣消遣家人生活等都該掠過，要著重在個人專長與工作經歷和成就的描述，除非面試官有追問再詳述。

我們可以先概述自己目前的職位或活動，簡單說明工作是做什麼的、隸屬哪個部門、職稱是什麼，主要負責工作有哪些？最重要的是具體成績及相關成就。

然後從個人工作經歷中選擇一些和所應徵職位最重要和最相關的內容來分享，而這些內容都必須突顯我們是最適合這個職位的人。

Dan Lok的這部影片是我認為面試者學習如何自我介紹最好的教材，可以花點時間觀摩：

二、你為什麼想應徵這份工作？

這個問題是想了解應試者對這個職位有多少認識？對工作的內容有概念嗎？是否清楚整個部門的運作？簡而言之，主考官想知道的就是：為了拿到這個工作，你做了多少準備？

應試者務必在面試前就做好功課，先具體了解所應徵職位相關的各種資訊，資料蒐集的範圍越廣越好，這樣才能協助我們快速在心中架構起相對清晰的職務藍圖。

在面試要回答這個題目時，可以先鋪陳自己對工作的了解，然後聚焦在這個職位吸引我們的地方（如培訓制度、工作內容有挑戰性、工作性質符合自己的性格等），並著重在以具體實例說明自己可以勝任的原因。

另外要提醒一點，面試時展現自己的「真心誠意」有其必要性，但在回答這類問題時則要避免「實話實說」。

例如：想來這個工作是因為錢多、事少、離家近，福利好、工作穩定；或是因為找不到工作，看到徵聘廣告就投履歷了等等。

像是這一種「現實」的因素應試者就放在心中就好，不要像吃了誠實豆沙包，一五一十的向主考官傾吐。

三、我們有些工作會有期限，屆時可能需要加班，你能配合嗎？

對於主考官這麼直白的問出所有上班族最敏感的「加班」問題，有認為這是「陷阱題」，目的是想試探應徵者對於這個職位的「渴望」程度；所以只要露出堅定的眼神然後回答：「只要單位有需要加班，我都可以配合」即可。

另外也有認為這是徵聘方在「打預防針」，目的是暗示應徵者日後「加班」將是常態；對應試者來說，就看自己真實的意願，如果不想往後的人生只剩下上班，那就可以謝謝別聯絡了！

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其實，只要應試者的事前調查功課做足，應該都能在面對這個問題時，判斷這單位是否真有常態性的嚴重超時加班狀況；還是想要確認應試者能否在遇到少數特殊情況時，與單位同仁並肩作戰。

什麼是合適的回答，要看應試者個人想法取捨與單位的真實情況。

面試是雙向進行的，單位代表和應試者都在評估彼此適不適合，應試者能做的就是盡量了解公司狀況，同時慎重思考，這樣的工作環境是否是你所期待的，不要為了獲得這份工作，勉強給出違背自身意願的答案。

如果真的不知道該怎麼回答，可以先從我們能接受的加班狀況、形式下手準備，讓公司了解哪些是我們可以接受的加班範圍。

回答時則可以微笑的告訴面試官：「我很樂意在必要的時候合理的配合加班，和公司站在同一陣線上打拼作戰，但也會盡量提高工作效率，盡可能在上班時間內完成工作！」

四、請描述一個工作上曾遇過的困難以及你是如何解決或應對的？過去最大的工作成就是什麼？

這個問題通常用來評估應試者在面對壓力時會有什麼表現，以及解決問題執行任務的能力。

回答這問題請記得吸引人「故事」會比單純的敘述和死板板的數據更讓人印象深刻，因為故事會讓人產生共鳴，能快速建立相互之間的聯繫，所以務必在事前就必須準備好你的個人故事。

很多專家都提到可以使用STAR 方法 (Situation情境、Task任務、Action行動、Result結果) 來架構你的故事。

Situation情境：事件背景。

Task任務       ：被賦予做什麼(遭遇到的困難)。

Action行動    ：怎麼突破。

Result結果    ：最後怎麼了(當然是好的)。

要另外提醒一下，雖然是「說故事」但不代表為了讓主考官印象深刻，我們就可以毫無根據的加油添醋甚至誇大其辭，主考官通常都是該領域極富經驗的從業人員，人生閱歷和職涯經歷能讓他們判斷出故事的真實性。

所以請花點時間回顧過往的工作經歷，從中找出一兩件讓自己引以為傲的事蹟，加以潤飾、架構，就會是一個好答案。

五、你有什麼問題要問嗎？

在面試進行到尾聲時，面試官通常會問「你有什麼問題想問的嗎？」或是「你有什麼想知道的嗎？」這時如果應試者只是簡單回覆「沒有」，那就等於在告訴主考官自己沒有做足功課對這個職位也沒有熱忱。

反過來說，若能把握這個機會提出「合宜的問題」不僅能藉機進一步認識單位或職務內容，還能再次加深面試官的好感與印象。

首先先避免「不合宜的問題」，例如：福利、個人隱私、公司機密、面試過程中已交代過或是徵聘廣告中已告知的資訊。

建議可以往以下幾個方向去構思在面試時能向主考官提問的問題：

1. 「這個職缺是如產生的？」
2. 「這個職位一般有哪些日常職務？」
3. 「單位對這個職位的員工有什麼期許？」
4. 「要做好這個職位的工作最重要的是什麼？」
5. 「這個職位當前最大的挑戰或是做要緊的任務什麼？」
6. 「加入後的第一個任務會是什麼？」
7. 「會和這個職位合作的是那些人或哪幾個部門？」

如果應徵的是像我一樣在公家單位的行政相關職位(約聘、職務代理、助理、臨時工)，那就可以省略職位未來發展、晉升途徑、獎勵制度等問題。

因為一般來說除非是公務員，不然其實很難再有晉升的機會；除了政府規定的您終獎金外，也不像業務單位會有績效獎金、工作獎金，問出這種問題就會凸顯自己的準備不周，讓對方也感到尷尬，這是要特別注意的地方。

結語

面試是獲得工作的必經關卡，因為要與決定能否取得這個工作的人面對面，所以會讓應試者感到焦慮和不安。

但就像其他考試一樣除了臨場的表現之外，事前的準備更是重要；所有的面試問題的答案其實都能經由蒐集而來的資訊整理出一絲脈絡。

再來就是把準備好的腳本，對著鏡子多練習幾次，直到能流利順暢且有自然的把內容清楚傳達；如果可以，最好找幾個人充當主考官模擬面試情境，讓身體和心態都能漸漸適應這樣的高壓的環境，真正上場時才能平心靜氣的正常發揮。