對上班族來說,「爽缺」要處心積慮搶佔,「屎缺」要用盡心思閃躲。學校行政工作雜如牛毛,不過還是有可以讓人爽爽過的「爽缺」!

2 個真實案例,讓你知道學校行政工作的「爽缺」是啥樣!

爽就好的阿兵哥

「爽缺」一個所有上班族都夢寐以求的瑰寶;「屎缺」則是所有人避之唯恐不及的惡夢!

當兵時新訓結束後要分發單位時,我問長官進哪些單位比較好,長官說在什麼單位不是重點,只要你能佔到「爽缺」就好!

後來分發到位於鳳山的陸軍步校教勤營,因為中文系又是碩士畢業,理所當然的就被營辦的長官選作文書,同梯的都露出羨慕的眼神說:幹,你這下爽一年了啦!言下之意就是我佔到了傳說中的爽缺了。

當兵時只要追求爽就好

至於我那一年是不是真的有比較爽?這其中的恩怨情仇和辛酸血淚那又是另一段故事了。

進入社會開始工作後,不管是在學校和補習班從事教學工作,或是在書店擔任小職員,因為單位的規模都不大,職員的人數也不多,因此在當時並沒有感受到有哪個同事的職位是「爽缺」哪個是「屎缺」。

工作單位裡的每個人都有該負責的作範圍,在該做事時也絕對不會出現有人拿翹擺爛的情況;大家一起撐起一家小書店或是協力完成一項教學任務的感覺,至今回想起來還是讓我感到溫暖。

之前有一則新聞說有個網友在Dcard分享自己的工作是爽缺,實際工作只要半小時,玩手機都玩到不好意思,讓一票網友紛紛表示羨慕。

所謂「爽缺」,是指職位業務輕鬆、每天正常上下班、該休假就休假沒人管薪水也還不錯;反之便是「爽缺」業務繁重,無償加班成常態,還有囉哩囉嗦的主管在背後指指點點。

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「承擔業務的多寡」應該是判斷該職位是爽缺還是屎缺的重要指標。

每個職員都是被聘來處理特定領域中的事情,所以這些人所待的職位背後其實就代表著這個職務必須處理的事務,也就是說,只要這個職位存在就代表該你做的事情一定也存在。

換句話說,如果有個職位要做的事少到可以被另一個職務就完成,那這個職務勢必將被消滅,所以有工作就代表有事做,事情如果少到一個程度,這個工作就不會存在了。

在進到學校成為行政助理之後,深刻體認到行政人員真的有多到數不清的事情要處理。

行政工作很繁雜,不是爽缺

我每天都在漫天飛舞的單據、文件中焦頭爛額;不斷重複的收件退件、加註會辦意見、做計劃、回復公文、寫報告和分析數據之餘還要看主管臉色應對進退加頷首陪笑。

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這些事是維持公家機關持續運作的必要之「雜」,但又不可能讓主管們自己去做,當然就由基層行政人員承擔起這些雜務了。

但凡事總有例外,工作一段時間後,我像〈桃花源記〉的武陵捕魚人忽然闖進桃花源一樣,驚奇的發現在這個雜事地獄裡還是有讓人爽爽過一天的「爽缺」

兩個真實案例

真實案例一:深居淺出的 L 大哥

我們辦公室的隔壁是大型會議廳,在會議廳旁另闢一個小房間,由於這小房間只開了一小扇對外窗和進出的門,所以剛來單位的我一直認為小房間是會議廳的庫房,用來存放一些設備、桌椅什麼。

的後來發現裡面的燈光常常是亮著,直到有一天我看到有人從裡面走出來,我才知道原來這小庫房內原來一直有人在,這個人就是 L 大哥。

身為新人的我不禁好奇,這位大哥為什麼要待在這個暗無天日的小房間裡?他是學校的職員嗎?如果是,那他的工作又是什麼?

時間久了,加上因為工作的關係也借用了幾次會議廳,逐漸解答了我心中的那些疑問。

L 大哥的對外的職務名稱是「工友」隸屬於總務處,在網頁上介紹的「職掌」內容是「會議廳儀器設備操作、場館清潔維護等場地管理業務」。

簡單來說他實際的主要工作內容就是管理那間演講廳,那間小房間就是他本人用來辦公的「管理室」。

管理會議廳也是一項工作

沒錯,他的工作就只有「管理」演講廳,所謂「管理」就是在有人登記使用演廳的時候協助開燈開電腦開空調;如果會議廳的地毯髒了或是有物品破損,他就要聯絡廠商來清理、修繕。

順便一提,如果有人要登記使用會議廳也不是找他登記,要找總務處的另一個人填場地借用單,所以他也不用煩惱安排調度會議廳的使用順序。

這間會議廳雖然是各個行政單位召開重要集會的場地,但也不是天天都會被使用,根據我的觀察平均一個月大約就2~3次,更別提寒暑假期間根本就不會有人借用出入。

就算是有人使用,L 大哥也只要把麥克風、電腦、電燈和空調準備好,也就沒有他的事了;在會議或活動正式進行時,他人就會神隱去了(通常是待在「管理室」裡並不會留在會場確保一切正常。

也就因為負責的工作不繁雜,加上工作環境也很「單純」,所以 L 大哥有大把的時間可以自由運用。

依我觀察,他早上上班時就先裝水泡茶,然後就開始用手機看各種影片,接近中午時他會出去用餐,大概到接近2點時才會又進他的辦公室,接著就是繼續看影片、和來找他的人聊聊天有時會煮些東西,就這樣到下班時間鎖門走人。

划手機是爽缺的一大特點

有段時間 L 大哥不知出於什麼念頭竟然開始在練習「滑輪」—一種類似滑板,但是沒有板子,只有雙腳各踩著一個輪子然後設法往前滑行的運動。

沒錯,他真的就在我們辦公室前一小塊空間從事這項運動,以至於在隔一扇玻璃門外,就能看到一個身形高瘦的後中年人,巍巍顫顫小心翼翼的在「滑行」!這個畫面真的有點周星馳電影的錯覺!

這個運動他斷斷續續持續的近一年,後來不知道是被人檢舉還是 L 大哥沒了耐性,就沒再看過他在上班時間從事任何「戶外運動」,他又回到那間只有他一個人的小天地,啜飲著熱茶透過手機螢幕繼續雲遊大千世界。

前陣子聽說 L 大哥屆齡退休了,我還跟同事打趣的說該去爭取遞補這個爽缺,想到資深同事回我說:「早就已經安排好人選了,哪裡還輪的到我們啊。」

真實案例二:眾人皆醒我獨睡的 K

學校在幾年前為了因應鋪天蓋地而來的「大數據」浪潮,高層決定組織再造,風風火火的進行單位的擴編和縮減,其中一項工作就是擴大我服務的這個單位的規模,增加一個專做「學校的數據分析」的單位。

由於我們單位既有的職員裡,不論是公務員還是校聘專案人員都沒人具備資管、資工相關背景,於是學校就調整了一個公務員缺,希望能向外招進「資訊處理」類科的人才來進行數據資料分析的專業工作,於是年輕的 K 就這樣來到我們部門。

K 是考試菁英,大學還沒畢業就在第一次參加國家考試一舉登科通過「資訊處理」高考三級的資格;等從替代役退伍之後就來到單位報到成為「技佐」。

問K為什麼會選擇分發來學校單位,他說因為考試成績算高,可以優先選擇分發單位,一來是因為他聽說學校業務相對單純;二來是在這裡工作從他家騎車只要10分鐘路程,不用再煩惱住宿生活習慣等問題,適應新環境的成本極低。

會選擇在公部門工作的人,幾乎多多少少都曾經嘗試過國家考試,因此K的經歷(或說是成就)辦公室的同仁們都嘖嘖稱奇,讚嘆不已,也對稱得上是青年才俊(25歲)的 K 寄予厚望。

只是,事情的發展永遠不盡人意。

幾個月後,開始聽到同事間的耳語說 K的行為很「誇張」,這讓我心裡興起一股好奇,在辦公室裡能有什麼行為會被同事評論為(帶有負面意義的)「誇張」?

雖都在同一間辦公室但平時跟 K 的互動並不多,畢竟身處不同的單位別,業務上少有交集;但怎麼看,K 這個年輕人個性溫和行事低調,實在看不出來會在哪個地方得罪人。

(延伸閱讀:不想再為別人的工作賣命!4 個步驟讓你拒當職場救火隊,有效SAY NO又不得罪人!)

此後又斷斷續續的聽到同事在「聲討」他的言論,我才終於明白 K 的罪狀是什麼,嗯,確實有點「誇張」,因為 K 在上班時間打瞌睡,而且是熟睡的地步!

是的,在一個擠滿十幾個人、通火通明、人來人往外加電話聲此起彼落的工作空間裡,坐在電腦前的 K 還能緊閉雙眼前往他的平行宇宙去。

只是瞇一下而已

起初我也認為是同事過份誇大了 K 的行為,也許只是有幾天因為前一晚貪玩太晚睡(畢竟是20多歲的年輕人),所以在辦公室裡「不小心」稍微放縱了意志力,打了幾秒瞌睡。

後來是因為有幾次我接到電話要轉給他,或是要把資料交給他時,赫然發現這位小老弟還真的就睡到義無反顧的境界,害我還要尷尬地拍拍他叫他「起床」並等待他請醒之後再交代公事。

因為隸屬不同的業務單位,所以並不是很清楚 K 的實際工作到底是什麼,所以很納悶他為什麼可以這麼放鬆到讓自己在上班時間熟睡?

有一次聊天時我問 K 的工作內容,沒想到他回我一個鄰家男孩的無害微笑後說:其實我也不知道我的工作是什麼,目前就是把一些數據放到一個模型中然後等待他會出現什麼結果,其實還蠻無聊的!

在其他人每天被公文、單據和報告輪番轟炸時,竟然有人會在工作時感覺到無聊!這就真的踩到辦公室和樂氛圍的底線。

時間一久,主管們也都知道 K 的「事蹟」,大家也都擔心這個情況只會隨著時間逐漸惡化—想想看學生或是外單位的同仁來辦公室洽公時,然後看到一位職員在「閉目養神」很難說會引發什麼後續效應。

然而擔心歸擔心,不知道是出於主管們鄉愿的心態(他工作上也沒犯錯啊),還是礙於 K 公務員的身分要進行懲處(要一連串的行政流程)會很麻煩,總之現階段還沒有哪個主管提出任何具體作為,K 也就這麼持續處於眾人皆醒我獨寐的狀態。

爽缺的產生

仔細分析這兩個爽缺,會發現幾個特點,這些特點有可能就是催生爽區的關鍵因子:

一、職位保護性高

K是正式公務員就不用多說了,L大哥是公立學校的工友,技工、工友雖然不是通過國家考試的公務員,但是在某些層面來說也被認定是廣義的公務員。

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公務員最大的福利、優勢就是高度的職位穩定性,薪水穩定,職位穩定,升遷管道穩定,只要不是犯罪或是嚴重的瀆職,遭到免職的機會微乎其微。

爽缺就是被制度保護的太完整的職位

至於那些行為算是「嚴重的瀆職」行為那就有很大的討論的空間了,至少目前看來不論是打瞌睡或是滑手機都還不算是「嚴重的瀆職」。

二、進度無人管考

當初聘用K進學校就是要借重他資訊管理的專才,但是就因為太專業了,他在做什麼事情就只有他自己和他的主管了解。

主管是教授兼任既要教學又要做研究並不常待在辦公室裡,所以在上班的大多數時間就只有K自己一個人在做事;有沒有完成該做的事、有沒有達成被賦予的工作目標,全都無人知曉與掌握。

L大哥雖然是隸屬於總務處,但在工作時間都一個人待在會議廳的管理室裡,平時沒事不會有人去管理室,如此天高皇帝遠,所以他在那邊做什麼工作也只有他自己清楚。

別人(包含其他主管)不知道他們現在正在做什麼,就無法進一步去掌握他們所負責的工作進度;工作進度不用被管考心態當然就會比較懶散、鬆懈。

三、職責相對單純

說白話一點,就是這兩個職位負責的工作相對其他行政人員來說真的少很多。

比如說,雖是在行政單位但K幾乎不需要承辦公文、核銷單據或是接電話解答其他部門或學生的問題,K就專責在做數據分析的工作。

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L大哥更不用說,他的工作就只有「管理會議廳」不像其他工友要送公文、要接電話、要整理環境、要影印資料、要做電腦文書工作等,講難聽一點,只要不是會議廳燒起來了,其實他真的沒有什麼事情可以做。

「勞逸不均」是公司和組織的問題,更精確一點說員工有機會打混摸魚,是因為該有所作為的主管因循苟且,讓員工有投機的機會。

事情有人做就好,任務有人完成就好,不用去追究細查是誰做的;結果就是姑息養奸,縱容出只想慵懶度日的閒員工。

組織內勞逸不j均是結構問題

這兩個情況若是在一般公司,在賺取利潤的前提下,主事者為了讓組織運作更具效能以節省成本,通常會做職務調整或是乾脆就請你回家好好休息;然而公務員的身分讓他們被制度保護得太好,就算是主管也不能輕易就要沒事做的人捲舖蓋。

爽缺你會想佔嗎

我曾經做過一個不嚴謹的調查,詢問過幾位知情的同事如果有機會可以佔到 L大哥或是 K的職務會想去做嗎?

原本我以為這種爽缺,應該會是人人搶著要,沒想到最後的結果竟是一半一半。

說當然要做的人我可以理解;而那些「不願意」做的同事表示這樣的工作表面看來是很爽,但實際上卻無法從中獲得成就感極找到工作目標和意義,這樣等於是在「浪費生命」,總不能從25歲開始就一直睡到65歲退休吧!

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結語

我總結如果你現在因為祖上積德在單位裡佔到了「爽缺」未來可能會遭遇的兩個風險;首先,如果你在公司裡的職位閒到會讓打瞌睡、喝茶滑水機,代表這個工作可能替代性很高,而且也沒什麼發展性,如果不在平時充實自己,大環境變動的大浪一打來被沖掉的機率就非常非常高。

再來,爽缺人人搶著要,現在被你佔著了,你就成為同事眼中人人得而誅之的目標,先幹掉你我才有機會呀。

所以,你工作雖爽卻也免不了要面對一些勾心鬥角的職場政治角力,你有人脈人家也有,你有靠山人家的山比你還高,這不也是一種壓力的來源!

工作會佔用人生很長的時間,工作的意義除了追求爽或是無所事事還有很多很多,端看我們自己怎麼想。

每個人在職涯中要追求的目標都不一樣,有人苟且得過且過,有人追求逆風飛翔,該走出什麼樣的人生道路,應該由你本人來回答!

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