不想再為別人的工作賣命！4 個步驟讓你拒當職場救火隊，有效Say No又不得罪人！

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工作時，有時候公務會突然暴增，急件公文、活動、上級長官交辦加上原本已經安排好要處理的事，往往會讓人手忙腳亂，一時之間不知該如何是好。

這時候如果有同事願意跳出來神救援，分擔一些工作內容，那我們心中自是痛哭流涕感激不盡！

但是，職場上除了已經明文定好的「代理事項」，對於同事間在公事上「彼此cover」這種事其實只能寄與「期望」，不能當作是一種常態。

在正常情況下，大家手邊應該都有自己的工作在忙，不論是希望別人來救援或是別人來向我們請求協助，該答應或拒絕就考驗著基層人員的智慧。

特別是在職權和工作範圍很難分的一清二楚的「行政助理」世界，在多年的經驗裡經歷也聽過太多次，別人拿著他們認為「只是一件小事」的工作要求我們「幫一下忙」；甚至就搬出「這本來就是行政助理應該做的事」的說法。

然而自己正因為重要的工作而焦頭爛額，哪還有什麼多餘的心力顧及他人，但是拒絕的詞語正要出口卻又卡在喉頭，最後支支吾吾半推半就的又接下一件鳥事。

同樣身為行政助理的 Y 最近就遇到這種情況。

只是要幫個小忙

比他資深許多年的同事 E 要辦一場座談，因為活動會發放餐盒需要統計參加人員的數量和飲食習慣，以便訂餐。

(延伸閱讀：你是活動新手還是苦手？來認識行政助理辦好活動的5個階段吧！)

主管向 E 指示那乾脆就設計一份google 表單用來線上報名，除了網址甚至可以轉成QR code掛上活動宣傳網頁和海報，這樣方便大家直接報名，以提高參加意願讓活動可以熱絡一點。

主管想到不久前 Y 才剛剛辦完一場演講，就有用過google 表單，如果 E 有問題可以向Y請教。

沒想到E不只是請教，而是拿著活動的簡介直接問Y能不能「幫忙一下」。

E說：我因為這個講座還別的事要聯絡，聽組長說你才剛做過這個表單，能不能請你幫忙一下？

Y：可是我現在也有要急著完成的事，設計這個不難還是我們找個時間我教你怎麼用。

E：既然不難那應該不會花你太久時間吧！我現在真的沒時間用這個啦，你教我的時間都可以做好了。

Y本想堅決的拒絕，但考量到E比他資深，太過強硬的態度不知道會不會得罪他，之後自己也不好過。

於是Y就含糊的表示：可是我真的不知道有沒有時間耶……，我這份報告一定要今天完成，而且可能要花點時間，你真的要等我？你可以先爬文看看搞不好就做好了。

E：那沒關係啊，等你完成你的工作再做那個表單就可以啦，你做好之後直接Line網址給我就好，那就這樣囉，你先忙吧！

Y：你確定嗎……？

結果到了要下班的時間。

E急沖沖來質問Y怎麼還沒收到報名網址？

Y：我剛剛才把我的報告給組長，還沒做……。

E：那你現在可以用了吧，組長也再問我進度了，拜託拜託，麻煩你啦。

原本已經被報告弄得精疲力盡的Y只好又打開電腦，千百個不願意的準備幫E設計「他急著要的google 表單」。

如何聰明拒絕：在職場中保持尊重和專業

我在〈職場上主動多做事，要多點心眼？主動多做事對職涯的 4個好處、要留心的6項細節！讓你避免職場紛爭，贏得長官青睞。〉文章中提到，職場新人或是擔任的職務不是特別重要，那最好開啟職場雷達，注意可以主動多做一些事的機會，適時的表現自己，

但是工作場合裡最不缺的就是「急迫任務」和「代辦事項」，能否抽出身來「多做事」真的是要審慎評估個別狀況來決定。

有些事，我們不主動去做，那也就算了，頂多就是失去了幾次表現的機會；最令人火大的是當我們自己都快被公事滅頂了，還有像 E 這種提油救火的同事，帶著他的事情來要我們幫忙！

想堅決的對他說「不行」、「沒辦法」，怕得罪人；但弱弱的找理由推拖又甩不掉這種同事，該如何是好？

對於現代的上班族來說，拒絕他人的請求已成為一項常見的挑戰；無論是同事、上司還是客戶，我們總會遇到一些難以滿足的要求。

如何「有效」的拒絕他人並維護良好的職場關係卻是一門藝術也是一種必須學習的能力。

為何說「不」：應該拒絕別人的 5 個原因

不是說職場上就是要多做事才有被看見的機會嗎？現在別人端著事情來給我們表現，為什麼還要拒絕他呢？難道不能通通都概括承受嗎？

(延伸閱讀：職場上主動多做事，要多點心眼？主動多做事對職涯的 4個好處、要留心的6項細節！讓你避免職場紛爭，贏得長官青睞。)

台語有句俗諺說：沒那個尻川就不要吃那個瀉藥！提醒我們凡事要量力而為，否則反撲的力道會讓我們付出莫大的代價！

基於以下幾個原因，我們要拒絕那些不請自來的工作和要求：

專注於重要的事情

這是第一個我們必須要會拒絕的原因，也是最關鍵的原因。

不論是在職涯或是人生旅途上，每個人追求的目標都不同，因此視為「重要事情」的角度和標準也各異，要妥善處理這些事情一定會花費大量的精神和心力。

當我們接受太多他人的要求時，勢必會分散有限的專注力和精力；而學會拒絕他人的請求可以使我們能夠專注於自己覺得最重要和有價值的事情，這對於我們的職涯發展和個人成長至關重要。

節省自己的時間和能量

每個人的一天都是24小時，上班8小時裡，腦袋清醒的時候更只有那短短幾小時；然而，除了工作還有許多生活上的問題還有瑣事需要我們去處理。

(延伸閱讀：連假過後不想上班：工作倦怠！鋼鐵人和雷神索爾也會遇到的職場難題)

如果我們把時間精力花費在和目標(人生或工作上的)不大相關的事情上，那對我們來說都是一種無謂的消耗，拒絕別人會使我們能夠更專注於自己的目標和重要的任務。

確立個人界限

我們主動去幫忙做事都是出於個人的動機，哪些事願意做又有哪些忙不願意幫，每個人都有自己選擇的標準。

如果我們對所有丟到頭上的事照單全收，那就是在向外界傳達這條界線是不存在的訊息，如此一來我們就必須過度承擔他人的負擔或壓力，這對提升工作中個人幸福感和工作效率絕對是有害的。

建立專業形象

在職場上，要贏得別人的敬重，不是你幫了多少人的忙做了多少雜事，而是在職位上所展現的專業形象。

真正的專業工作者第一個要件就是「專精」—徹底精熟某項專門業務；再來是要能區分輕重緩急，當我們向他人說「不」時，就可把時間花在切身相關且真正關心的工作上。

(延伸閱讀：刻意練習用於提升行政工作專業技能的4個步驟)

這麼做可以顯現出我們是有明確的目標和時間管理能力，並且僅承擔對自己和工作有價值的事情，這有助於贏得他人的尊重和信任。

增強自信和自尊

聰明地拒絕他人的請求需要我們有一定的勇氣和自信。當我們學會說「不」時，我們向自己傳遞了一個重要的信息，即我們尊重自己的價值和需求。這有助於提高我們的自尊心和自信心，並建立健康的人際關係。

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如何說「不」：拒絕別人的 1 個關鍵和 4 個步驟

在職場上，我們一定都面臨過各種各樣的請求和要求，可能是工作上的合作、加班、協助他人等等。

如果我們沒有篩選的接受所有的請求，我們最終或許會一隻無頭蒼蠅，精疲力盡又昏天暗地，而無法專注於自己的重要任務與目標，除了贏得爛好人的稱號什麼也沒達成！

雖然我們已經了解到必須適時的向人說「不」，但是就像上面實例中的 Y 一樣，或是因為自己的資歷不高或是顧及辦公室的工作氣氛，甚至是情緒勒索或是權位的欺壓，導致我們這群小小基層人員口中的那個「不」字，硬生生地給吞回去。

拒絕他人的請求需要一定的技巧和方法，以下提供幾個方法和執行時的建議。

一般狀態下，當我們拒絕別人的請求時會伴隨著罪惡感，也會擔心拒絕會讓我們好不容易與對方建立起來的關係變質，或是在我們向其求助時也會被拒絕，所以總是困難重重。

在我的經驗中，當要拒絕別人時最重要的關鍵就是要態度堅決，詞語明確。

堅決的態度來自我們應該先做好心理建設：

給別人幫忙，永遠不應淩駕在自己的需求和感受之上；幫忙，是我們的意願而非責任，所以不想幫忙或幫不上忙，當然也不是什麼滔天大罪！

當我們評估過當前的情況之後，如果認為不行就是不行，沒辦法就是沒辦法，不要因為怕得罪人就使用像是「那我再考慮一下」、「那再看看情況」、「可能可以試試」、「如果…..的話」這類模棱兩可或含糊其辭的詞語來搪塞敷衍。

模糊不清的情況會讓雙方的認知產生一個各自表述的空間，這就很有可能會讓對方誤以為我們已經「答應」下來了。

態度堅決之後，再來要注意的就是表達拒絕的方式，絕不能讓對方感到不堪或是尷尬，具體步驟作法如下：

一、聆聽請求

別在對方都還沒開口說出要我們做什麼時，就先板起臉孔連說好幾次「不行！」；先聽聽他們要我們協助的是什麼事，或許他只是要跟我們借支筆、借個立可帶而已。

聆聽(或是假裝聆聽)對方的需求會讓他們感覺受到尊重，這樣之後即便我們拒絕他，他也能理解我們是「對事不對人」(雖然事實可能並非如此！)，也會在一定程度上在我們立場上著想一點。

二、說明拒絕的原因

聽完對方的請求之後就要解釋清楚自己必須拒絕的原因，像是能力及職權的範圍限制、時間限制、工作負荷或其他優先事項，減少不必要的誤解。

但是不要劈哩趴啦就脫口而出一堆牽強的理由，可以簡潔且誠懇的告知對方我們手上事務的具體細節以及工作計畫，說明手上的任務對他人(主管、客戶)而言的重要性：必要時還可以引用可信數據(我還要完成2份會議紀錄或是3點前要完成這個分析報告)、資訊(主管下午的會議要用這個PPT)讓我們的拒絕更有說服力。

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在實務上，我故意製造讓要拒絕的人聽到我跟交代工作的主管在討論工作內容的機會，像是「主管，你下午開會要用的PPT我會放進什麼什麼」或是「主管，你早上跟我要的○○○○資料我目前整理了什麼什麼，你要先看看嗎？」

這麼明確的事實擺在眼前，被我們拒絕的人也只能默默接受盡快尋找別的解決方案，不會再巴著我們不放！

三、提供替代方案

在拒絕對方之後，如果想讓我們的「服務」周到一點，那就可以根據我們自身的專業知識和經驗，以及對方的請求內容，提供一些可行的建議或指引，讓對方能夠尋找其他解決方案。

像是「我知道那個資料在哪次的會議紀錄有，你要不要先去找找」或是「處室的雲端資料夾有相關資料，你不知道路徑的話再問我」這樣不僅顯示您的關心和願意幫助，同時也表明您對問題的重視。

要特別說明一下，我不建議提供的「替代方案」是讓對方去找「別人」，尤其是這個別人還不知道這件事；這樣做的風險是我們並不確定那個第三方的態度，一般來說沒有人會想增加自己的工作；同時又讓提出請求的那方感不不受尊重(你不想幫我還把我踢給別人！)，好心的舉動卻一次得罪兩個人！

四、平時維護好工作環境的人際關係

職場上平時和同事的溝通和關係建立，對於拒絕不屬於自己的工作這件事是至關重要的。

如果平時已經同事、主管甚至客戶建立起良好的互動關係，彼此之間的溝通模式也便於理解雙方的需求和期望，那在關鍵時刻，當我們拒絕他們所提出的工作請求時，對方也會了解我們並不是在為難或是存心要看他們開天窗，而是真的迫不得已自身難保。

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人際關係就如同一個資金帳戶，平時與人為善就是往戶頭裡存錢，等到哪天需要用到人際關係時(這裡就是指向人說不)，才有資本繼續維持友好的辦公室氣氛。

結語

人的時間有限、精力有限，不可能也不必樣樣都使命必達；特別是在職場上，為了達成自己職涯上的目標，當有人提出超出我們能力範圍的請求時，我們要毫不猶豫的Say No！

在平時我們應該明確界定自己的職責範圍，建立自信心和維持良好的溝通和人際關係，並在拒絕他人時簡潔扼要的說明原因及提供替代方案。

再告訴自己一次，給別人幫忙，永遠不應淩駕在自己的需求和感受之上；幫忙，是我們的意願而非責任，所以不想幫忙或幫不上忙，當然也不是必須承擔的滔天大罪！