行政工作要做好，動手筆記不可少：工作筆記的 3 大功能，讓你工作更easy！

我說的你都記住了嗎

對許多公司或是組織來說，人員的異動是最頭痛的事，因為那代表著單位必須顧及產出的品質的同時還要耗費資源來讓一群狀況外的人盡快熟悉工作流程和適應組織文化。

近期我的單位就面臨了一次成員大換血，短時間內加入了許多生面孔。

有些是因為原同事調職到別單位，就由其他單位調人遞補過來；有些則是因為組織再造，新增了職務就對外徵聘了新職員。

所以，包含我在內，幾乎每個舊同仁都要帶領1~2個新人；或是交接原有的工作；或是教授全新的工作內容。

在這個傳承的過程中我觀察到一個讓我有點詫異的現象，就是在這群新人當中，只有少部分會在接收新資訊時「做筆記」；多數人，包含我帶的新人在內，在學習的當下都只是盯著電腦螢幕靜靜的聽，最大的反應就是點點頭，我都不確定他是在附和還是打瞌睡。

(延伸閱讀：6個行政新人應有的職場SENSE)

有一次，我講解一個頗複雜的作業流程到一半，實在忍不住好奇心便詢問我帶的那位新人說：我剛剛講的那些步驟，不做筆記你都能記得住嗎？

原本仍死死盯著螢幕的他似乎因為突然被我這麼一問嚇了一跳，支支吾吾的回答說：應~該~吧。

我聽他這麼說，就指著螢幕問說(當然是帶著親切的微笑)：那你知道這邊系統key完個人資料之後要把申請表送到哪個處室去核章嗎？

只見那位新人用不確定的語氣回說：嗯~~是~~教務處嗎？

我：唉……(當然不是！)。

熟悉又陌生的筆記

「做筆記」對台灣人來說是一件既熟悉又陌生的事；熟悉，是因為從學生時代就被要求上課要「勤做筆記」，有沒有筆記甚至成了師長評分的標準；我女兒現在小學五年級，每一科目竟然都有專屬的筆記本！陌生，是因為出了校園之後似乎就再也沒有「做筆記」的機會。

我的心態原本也是認為寫筆記是學生才需要做的事，都不是學生了還有什麼重點要記；一直到開始工作之後，確切來說應該是在當兵的時候，對「做筆記」有了新的認知。

在新兵訓練的那段時間，因為有太多陌生的東西要記憶並且快速學習，像是：在軍中遵守的規定、重要的集合時間、口令等等，我不得不把這些資訊都寫進一隨身攜帶的筆記本裡，方便需要的時候可以快速查找。

後來不僅在整個軍旅生涯都維持這個習慣，出社會開始工作之後也依舊繼續這樣做；不管是在學校擔任教職，或是在書局當小職員，「筆記」這個習慣確實幫助我的職涯更順利。

只是不想「寫」

根據我的觀察，對多數人來說沒有養成筆記的習慣，除了沒有機會另外就是源於抗拒「寫字」；有些人認為我們應該隨著科技進步改變資訊輸入的方式(打字、語音)，而有些人只是單純覺得花時間一撇一劃的寫字(特別是國字)實在囉嗦又麻煩。

對於「不想寫字」這件事，在我當老師和在補習班兼差教小學生作文時有很深刻感悟。學生多數都不喜歡寫作文，但是深入了解之後會發現，他們不喜歡的不是分享資訊的部分，而是書寫這件事。

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教作文最重要的訣竅，就是要設計許多教學方法讓學生們感受到「作文」這件事的樂趣會大過「寫字」帶來的痛苦，如此一來才有寫作的動力。

事實上已有科學研究證實提筆寫字能帶來不少好處，套句暢銷書《子彈思考整理術》所說的

「無論是文字、圖像還是整篇筆記，很少有工具能像筆一樣把內心世界與外部世界進行無縫對接。」

能達到「無縫對接」的效果，是來自於以下幾樣「手寫」所具有的特性：

手寫能強化長期記憶

手寫同時啟動了大腦中的多個區域，因此所學的知識會更深刻的烙印在腦中。

科學家透過實驗知道當我們動手寫字時，紙筆提供了更豐富的感官體驗，比如紙張和握筆的觸感、筆劃時的力量，這些要素都能促使大腦中的海馬迴、楔前葉、視覺皮層，還有其他跟語言相關的額葉區塊更頻繁的活動，留下更多有助於提取記憶的線索。

手寫能提高接收資訊的能力

通過動手寫字，我們其實是在「轉譯」接收到的資訊，透過歸納生活經驗塑造了理解資料的方法；這個無意識的過程能夠在增強自我意識的同時加深對自己的理解。

最常見的情況就是在學生時期常見的「記重點」，對於老師教授的內容，不可能一字不漏照單全收，迫於效率不得不精簡語言，用自己的話進行概括。為此，我們不得不更加仔細的聆聽，思考聽到的資訊，同時用自己的過往經歷從他人的言語中提煉思想，然後記錄在紙上。

手寫能激發創造力

動手寫字可以增強聯想思維幫助我們建立新的聯想，得出前所未察的解決方案和見解。

提筆寫字能活化視覺、認知和肌肉運動，激發大腦的創造力。手寫也能讓我們更全神貫注，把心思淨空、放在紙跟筆上，這些屏除外界干擾的身體感，都能讓我們靈感大爆發。

手寫的成本很低

從比較務實、經濟的層面來考量，手寫是相對便宜的資訊記錄與傳遞方式。

在現在這個什麼都數位化的時代手寫似乎是個不切實際的古老作法，然而就因為古老、傳統所以體現出手寫不需要大費周章拿起筆就能隨時隨地開始的精隨。

任何現代所熟知的3C產品其價值肯定高於一張紙和一枝筆不只數十倍甚至百倍；此外，使用紙筆書寫還不用顧慮設備損壞、沒電或是操作不便的風險。

筆記的3大功能

雖然「手寫」具有上述的益處，但是要時時刻刻提醒自己該拿出筆記本來記事卻又是另一回事。如果沒有很強烈的動機或是清楚它的功用，作筆記這件事很容易三分鐘熱度，無法持之以恆。

在我工作經驗中，筆記確實能發揮它的功能協助我有條不紊的處理好繁雜的行政工作。

記錄

這是筆記最基本的功能，對行政工作人員來說卻是至關重要。

所謂「行政」就是公共機關業務的推行與管理，那麼具體工作內容又是哪些呢？以我服務的公立大學來看，行政工作的具體內容大致可以分成以下幾項：

公文作業：包括一般公文簽辦及歸檔。

文書作業：包含電腦打字、排版、簡報和海報的製作。

會議作業：也就是會議安排及行程安排最主要是聯絡相關單位與人員，協調時間，並做好相關準備工作。

管理作業：除了經費控管、工作進度排程、主管行程和人員差勤管控，也包含各種管理表單的製作和會議的召開。

雜事處理：主管交辦，非屬於上述分類的工作；像是活動的安排、工作人員的徵聘等。

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剛進辦公室都還沒在座位上坐定，電話就響起來；接著就是各種單據、文件資料和待回復的留言如雪片般飛來；再來是會議中的主管正在LINE的群組向你要某年的經費用途分析……。

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不誇張地說，最忙碌的高峰期真的就像陀螺一樣轉了一整天，但一天結束時問自己今天到底做了些什麼好事，才發現腦袋空空說不上來，這時筆記就是提供回憶最好的素材。

筆記不僅可以把該辦的事先做個整理，安排工作的優先順序；在邊寫字時我習慣就邊讓處理流程在腦海中演練一次；如果是接續性的工作，還可以翻翻之前的筆記重新喚回記憶。

學習的材料 

初入職場的新人最常也最討厭聽到從主管或是老鳥嘴裡吐出的一句話就是「職場不是學校，不是讓你學習的地方。」

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工作內容五花八門，特別是還沒累積經驗的新人，很少可以一上任就立刻進入情況；然而討厭歸討厭，但實際上，在職場中要遇到願意花時間花心力帶領教導我們的貴人確實是相當相當難得的。

這時候筆記就是我們最好的學習夥伴，職場沒有教科書，那就自己做一本吧！

工作中碰到問題無所適從，又不能雙手一攤擺爛無敵，主管或是客戶整等著要東西，只好硬著頭皮裝著笑臉去向前輩請教。

運氣好碰上願意教的，在人家邊講的時候就要邊筆記摘錄重點，盡量不要再把同樣的問題問第二遍；若是碰上不願意教的，就只好花時間觀察前輩怎麼做、怎麼說。

像古代拜師學藝的學徒偷偷摸摸從旁邊「偷」老師傅的不傳秘技；如果順利偷到了，一樣趕快消化之後記到筆記本裡，別讓這些取之不易的資訊就白白流失了。

或是在某個時刻某位同事的工作表現讓你心生傾羨，也可以把他們的事蹟就簡要記錄下來，有樣學樣，去捕捉到別人做人做事過程中的可取之處，並漸漸內化為己所用。

有時候，事件發生的當下我們無法立即領略到其中的精妙之處，不妨先記錄下來，日後反覆翻看，很多想法和體會就在電光火石之間迸發，一切才會豁然開朗。

反省與檢核

「一個沒有經過反省的生命是不值得活的」，只是隨波逐流與俗浮沉從不省察自己過去的言與行，這樣的人生就算白過了，生命如此工作尤然！

工作中最沒效率、最浪費的狀況不是最後沒有做出預計中的結果；而是在過程中沒有學習到任何東西，一件事過了就讓它煙消雲散，再遇到時只好從頭再來。

有個詞叫「復盤」，原來是指下完棋之後，重新擺一遍，思考和分析剛剛哪裡下得好，哪裡走得不對。

這種思維與做法後來被延伸應用到工作領域中，其實就是一種檢核與反省的作法；「復盤」是把過往經驗萃練成能力的核心技術；不懂復盤的工作者，工作三、五年或許還比不上別人一年的績效！

我們每天其實都會犯下一些或大或小的錯誤，只是當下不自知；可能是一個思慮不周的決定、一句無心的話語或是一個不經意的動作；所以生活需要複盤、工作也需要復盤，才能避免這些錯誤一再發生！

但不論是檢核還是復盤，都需要有具體素材來進行，只憑大腦來抽象的復盤往往會讓思緒發散，最後天馬行空不知道哪去了。

藉由筆記我們才有確切的依據來回憶事件的始末、解讀自己當下的心境感受與思維過程；之後，讓做好的做對的繼續維持；做錯的做壞的設法改進；很多人之所以很努力卻沒有得到明顯的進步，就是因為不斷重復自己的錯誤，對於怎麼找到更有效的方式來完成工作更是毫無頭緒，作筆記就是提供改進與修正的有效方式。

回想起我擔任行政職務的第二年，就被主管交辦一場大型計畫成果發表會，整個過程讓從沒辦過大型活動的我不知道熬殺了多少腦細胞，還好最後弄了個還算有模有樣的成果展。

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只是當時已經演練過多次的開幕儀式，在正式活動當天仍舊出了狀況。

原本規劃校長致詞完畢就剪綵宣告活動正式開始，當時沒有設想會有媒體到場，因此在校長致詞完畢後，在場媒體無預警的開始採訪工作，而原安排好的表演和剪綵連帶受到干擾，以至於現場一度混亂，也拖延了校長後續的行程。

像這種重大疏失，除了在活動檢討會議中要提出來外，我也在工作紀錄中記上一筆，疏失在哪？正確做法如何？下次該怎麼安排？這樣一來「重大活動要考量安排記者的採訪，甚至先對採訪稿件進行核對」這件事就被我掌握了，次年在辦活動，就沒再發生這麼尷尬的場面。

結語

剛從事行政工作時，確實被其中的繁瑣與繁重深刻震驚到不知道如何反應，後來藉著應用作筆記這個微小卻相當有效的工具，才得以漸漸掌握行政工作的內涵。

現在每天還是遇到許多沒看過的公文、資料和工作，會突然出現在我的工作範圍內等著去處理，好在因為有多年累積的筆記內容，多多少少都能找到相近的事例來參考，在去打擾別人問問題前能先自己尋求解決的方案，也無意間對外展現了自己的專業形象。

你是不是正對陌生的職場生態瑟瑟發抖？是不是對排山倒海的工作量束手無策？是不是對職場中的接二連三的問題一籌莫展？

請先拿起一支筆、翻開一頁紙，花點時間把這些困擾你的內容記錄下來，在這個過程中你會察覺焦慮紓解了、緊張釋放了，新的點子開始在腦中迸發，接著你會發現一切似乎有了新的可能！