工作筆記的 9 大內容和 4 個常用的筆記術：用筆記輕鬆管理的你的工作

兩個實例

狀況一

單位在兩個禮拜後將舉辦一場每年一度的校務諮詢會議，歷年以來都會邀請高等教育界裡地位崇高的專家學者針砭校務，所以馬虎不得。

(延伸閱讀：不知道這5件事，你還想進學校工作！：薪水、內容、環境、壓力、職缺，一次讓你清楚明白。)

承辦這次活動同事要召開一次工作會議，把整個流程和工作內容劃分清楚；新人小李是第一次參與這種大型活動，雖然還沒有相關經驗但由於單位人力有限，所以也被賦予接待外賓和準備餐點的工作。

初次參加會議的小李顯得有點興奮與緊張，會議前，他心理盤算著務必趁著這次會議弄清楚整個活動流程、自己在什麼時間該做什麼事以及有突發狀況該怎麼應對、要找誰來處理。

為了不漏掉承辦人講的任何細節，小李特地準備一本筆記本，要在會議上把該記得的都記下來，也能在活動前再次翻閱確認。

會議開始後，承辦人廢話不多說直接進入重點劈哩趴啦就開始工作報告，小李也聚精會神提筆以待；只是，1個小時後會議結束了，大家紛紛散去，小李雖然大概知道自己那天的工作項目有哪些，但是要具體說出來又點困難。

最尷尬的是，原本準備用來記錄這些重點的筆記本，因為會議期間承辦人在報告流程一下子被打岔去討論接送問題一下又被主管提醒簡報要修改等，聽起來好像都很重要，但又跟自己的工作內容不相干因此讓小李不知如何「下手」，這一猶豫，一個議題就結束了！

最終，整場會議會議下來，筆記本依舊空白一片，空虛的猶如小李的雄心壯志……。

(延伸閱讀：行政工作要做好，動手筆記不可少：工作筆記的 3 大功能，讓你工作更EASY！)

狀況二

教育部來函指示學校針對近兩年校內的年輕學者的「研究量能」做校務分析，這不是一個可以簡簡單單就完成的專案，如果要產生有用的數據分析，過程中必定會牽涉到很多行政單位和教學單位的配合。

(延伸閱讀：公家機關也要加班！大學行政工作需要加班的3個情況)

組長思考了一會兒把資深的專員 L 哥招了過去，組長跟 L 哥說這件工作有些複雜，我們先去跟主秘討論出一個可行的初步架構，再去請示高層有什麼想法，你把紙筆帶著，待會如果我們有討論出來什麼重點你再幫忙彙整一下。

2個小時過去後，L 哥愁容滿面地走進辦公室，問他怎麼回事，L 哥嘆口氣說：剛剛在討論時組長和主秘兩個人一來一往說得起勁，我根本就來不及記；好不容易捉到下筆的時機，他們又話鋒一轉問我問題，等我回答完已經忘記剛剛要寫什麼了！

就這樣整場會議下來他只零散的記了幾段現在自己都看不懂的句子；組長現在正等著他彙整好重點準備要去跟校長報告！

L 哥盯著潦草紛亂的筆記本，無奈地說：唉……早知道剛剛開會時就把錄音筆帶下去，才不會現在沒有可用的材料，看來只好自記瞎編了！

不是學生的筆記

你是不是也正面臨或曾有過上述兩位行政工作人員的困擾呢？

我們都知道作筆記很重要，但真正需要筆記的當下，我們又不是那麼確定「這個資訊該不該被記錄下來」猶豫之間卻又錯過不少資訊，心慌之下，就隨便抓住幾句主管的廢話謄寫進本子中，最終的工作筆記就成了不忍卒睹的「主管格言錄」。

這問題很有可能是肇因於我們還是學生時的學習方式，學生時做的「上課筆記」就是把老師說的話、寫的字和畫的圖，原封不動的搬進筆記本裡；所謂的「讀書筆記」就是把課本上、參考書裡被老師說用螢光筆作記號的句子，同樣原封不動搬進筆記裡。

工作筆記主要用於紀錄工作相關事項，目的在於提升工作效率、有條理的管理與分享工作上的知識；學生的學習筆記是在學習過程中記錄學業內容，目的在於幫助學習和記憶知識，以提高學業的成績。

(延伸閱讀：6個行政新人應有的職場SENSE)

出了社會開始工作才發現還是有很多情況需要筆記，甚至比學生時期更需要；但不論是老闆、主管或是同事，不會再有人跟你說：○○○，這個很重要要記起來！

這就是我們現在的窘狀，我們確定工作筆記很重要也很有用，但弔詭的是，我們並不確定工作筆記該記些什麼？還有要如何記？

簡單來說，做工作筆記的終極目標就在於幫助工作者「迅速累積經驗值」，在最短時間內成為行業或職務的專家，從這個目的出發我們就可以先釐清那些東西是需要被筆記的。

工作筆記該記什麼

我將平常工作筆記上的內容分為「計畫」和「訊息」兩大類，這樣的分類只是依據自己的習慣方便整理並沒有什麼高深的學理依據。

計畫類

任務和工作計劃：

記錄我們的任務清單和工作計劃，包括截止日期、優先順序和相關資源。這有助於組織我們的工作流程，確保能按時完成工作。

具體工作流程和程序：

如果我們的工作涉及特定的工作流程或程序，記錄每個步驟的細節和要求。這樣可以確保你在執行任務時遵循正確的程序，提高效率和準確性。

專案進度和里程碑：

跟踪專案的進度、里程碑和關鍵截止日期。這有助於確保專案按計劃進行，並能提前應對潛在的延誤或問題。

重要日期和事件：

記錄重要的會議、活動、截止日期和節假日等日期。這可以幫助我們規劃和組織時間，避免錯過重要的事務或慶祝活動。

資訊類

重要資訊和細節：

記錄重要的資訊，例如客戶需求、專案細節、技術規格等。這可以幫助我們在需要時快速查詢相關資訊，並確保你對工作內容有全面的了解。如果我們參與培訓或學習新技能，做筆記可以幫助你記錄重點內容、關鍵概念和實踐指南；這樣可以在需要時複習相關材料，提高學習成效

問題和解決方案：

記錄在工作中遇到的問題和相應的解決方案。這樣我們可以在類似情況下迅速找到解決辦法，節省時間和精力。創意、想法和靈感，無論是與工作相關的還是其他方面的。這可以成為日後參考的來源，並激發更多的創新思維。

客戶和合作夥伴的重要信息：

記錄與客戶和合作夥伴的重要聯繫信息、關係細節、特殊要求和喜好。這樣可以提供更個性化的服務，建立更強大的關係。網絡資源和參考：記錄有用的網站、博客、文件和其他資源的鏈接和摘要；這樣我們能在需要時方便地訪問這些資源，獲取必要的信息。

建議和反饋：

記錄從同事、客戶或上級那裡得到的建議和反饋。這可以幫助我們記憶需要改進的項目，並提供機會進一步討論或執行相應的行動。在與團隊成員或合作夥伴之間的溝通中做筆記，記錄重要的討論、決策和分工任務。這有助於溝通的清晰和避免信息丟失。

會議紀要：

在會議期間，記錄重要的討論點、行動項目和決策，以便日後參考。這可以確保我們及其他與會成員對會議內容有清晰的記憶，並能跟進相關事項。

工作筆記該怎麼記？

各種「筆記術」發展至今已經可以說是百花齊放，就像是武俠小說中各種功夫流派，不僅各有專長也分別聚集了自己派別的擁護者。

然而不論哪一種工作筆記法，目的都是要把「單純的記事轉變為筆記者的專業知識」，讓我們可以在日後能使用這些知識去解決工作遇到的問題，一件簡單的事能隨著時間積累變得高效專業，逐步建成自己的經驗體系。

整體而言，工作筆記的記錄方法依來源可以分成兩種：自我產出和學習他人。

自我產出：

筆記的內容是自己經歷、思考並總結而出，根據紀錄時間又可分成當下紀錄和事後總結。

（1）當下記錄：所謂當下並不是指事件正在發生的時刻，而是才剛結束沒多久，細節還存在於腦海中，立即就在3個方面進行記錄：

資訊（當時的背景、條件、資源情況是怎樣的）。

思維（當時是如何思考分析問題的）。

心理（當時的情緒、內心反應是怎樣的）。

（2）事後總結：事情已經經過一段時間或者要進行階段性的經驗回顧時，可以按時間順序來一邊回想過程一邊進行反省與總結；包含時間、事件情況、啟發，以及對如何處理同類事件的方法的心得結論

或是同一類型的事件或是任務內容（像是行政流程、檔案管理、會議決議等）進行總結，從中總結出關鍵的資訊、要點和經驗；包含工作類型、時間、處理方式，以及對本次工作事件經驗的心得結論。

學習他人

職場就是社會的縮影，我們都必須與他人互動交流；當我們想快速習得職務所需的專業知識和技能時，從別人身上去「拿」現有的東西會比自己想破頭來得更有效率；學習對象可分成近距離的對象：主管、前輩和同事及遠距離的對象：業內專家、成功案例。

（1）主管、前輩和同事。

日常工作中的主管、前輩和同事是最好的學習對象，因為同處在相近的工作環境中，他們身上好的做法和思路，我們都可以模仿借鏡。

如果你有志更上一層樓，主管是最好的學習對象，他們工作的方是、解決問題的思路和做出決策的考量，你可以對比自己和主管的差異，找出自己需要提升的部分。

(延伸閱讀：向上管理是什麼？—3個實戰原則讓行政助理和主管相處共事好自在)

（2）業內專家、成功案例

除了近距離模仿，業內專家、成功案例也都可以是我們學習的對象。

我們可以藉由網路或是書籍取得相關資料，像是部落格、網站、臉書、youtobe頻道了解專家的知識脈絡和觀點，連結到自己遭遇的切身經驗。

4個常用的筆記術

除了現在最熱門的「子彈筆記法」外，以下簡單介紹幾種其他筆記法，讀者們可以依當下的工作情境和個人思考、書寫習慣選擇適宜的方式來使用：

康乃爾筆記法

Step 1：將筆記本頁面分成三個區塊，區塊的大小可以內容的多果來調整

Step 2：筆記區：聽講的內容、摘要，如關鍵事件、數據等

Step 3：整理區：過程中產生的問題或重讀筆記欄內容後，把重要的語句、特別的詞彙寫成短標題

Step 4：摘要區：總結自己的主要觀點或重要概念

麥肯錫的筆記術

Step 1：準備 A4 大小的方格筆記本，從頁面上方往下 5 公分處，畫一條橫線切割成：上為標題欄、下為結論筆記欄

Step 2：將標題欄用橫虛線平均分成兩等分：上方是標題、下方是整個內容的結論

Step 3：將筆記欄平均分成三等分，由左至右分別記錄：「現狀(客觀事實)」、「解釋(研判結論)」、「行動(解決方案）」

心智圖筆記

心智圖通常以一個核心主題為中心，從中延伸出多個相關的子主題，再從這些子主題延伸出更多的支線和細節。繪製繪製心智圖能幫助筆記者捕捉資訊之間的關聯性和層次，以梳理複雜的知識體系。

Step 1：列出心智圖架構，將主題寫在正中間

Step 2：把藏在繁雜資訊裡的「關鍵字」(注意名詞、形容詞和數據)找出來，並按照邏輯順序做成樹狀圖

Step 3：將找出來的關鍵字分門別類，整理成有邏輯順序的重點；再以放射狀分層向外延伸關鍵字

Step 4：把在不同「樹枝」上、卻互有關聯的關鍵字連起來

流水帳式筆記

如果你覺得上面那些方法都太複雜，那不妨就試試看我最常使用的筆記方式—流水帳式筆記，說是流水帳意思是不做分類，逐條紀載，今天有什麼重要工作、有那些啟發的事情一項一項記下，如此一來就不用太花腦筋，參考步驟如下：

Step 1：以一天或是一星期為單位，按照發生的時間順序把要做的工作任務先寫下來。

Step 2：順利完成的任務就劃掉；可以在事件後面加上心得和啟發、關係人和聯絡方式。

Step 3：有問題、有障礙要解決的細目就做記號標註出來，列出問題內容和可能的解決方案。

Step 4：整理那些有問題的工作內容，寫清楚最後的解決方式為何。

結語

行政工作的特點就是繁雜，有時候一天下來花啦花啦的就過去了，但要認真說完成什麼重要的工作內容；推動什麼進程，如果沒有筆記來留下一點可追尋的蛛絲馬跡，就真的是傳過水無痕了。

筆記除了是我們的另一顆大腦，分攤記憶的工作外，也是復盤和反思的工具，協助我們把過往的經歷體驗萃練成專業能力；總而言之透過筆記，我們可以提升組織能力、強化記憶力、建立專業形象以及提升溝通能力等等，對基層人員在職涯發展中有著巨大的益處。

(延伸閱讀：行政工作要做好，動手筆記不可少：工作筆記的 3 大功能，讓你工作更EASY！)

所以現在！就是現在，請拿起筆開始記一下一件你今天在工作中遇到的特殊事件，開啟你的筆記人生。