掌握3個關鍵讓你正確提問，發揮提問力讓各種問題迎刃而解！

有問題就要問之前

當我們還是職場菜鳥，還在摸索和熟悉職務工作內容的階段，不論是主管或是帶領我們的前輩最常對我們說的一句話就是：有問題就要問！

「問」這個字是由「口」和「門」組成，造字人或許是想傳達「問」這個動作就是透過嘴裡的言詞來推開「問題」這道門的深意。

但是提問可不是遇到問題就抓個人來張開嘴吧就「問」這麼簡單，尤其是在人際關係詭譎難測的職場上更沒那麼單純。

有人提問，能讓對方被問得心甘情願還知不言，傾囊相授；但有些人問了問題之後，對方不是答非所問雞同鴨講，就是乾脆來個相應不理。

更糟糕的情況是，到處找人問問題沒解決眼前的問題就算了，還可能被同仁歸類為專找麻煩的豬隊友，影響自己日後在團隊的人際關係。

(延伸閱讀：自己的工作忙不過來，同事還一直問我問題，面對習慣性「提問」的同事該注意的6件事！)

因為在大學工作，常接觸到許多教育相關的資訊，知道現在從小學到大學各種教學措施所要培育未來人才的重點能力之一就是「問題解決能力」。

(延伸閱讀：大學系辦工作內容解密)

什麼是「問題解決能力」？簡單來說就是「人們運用既有的知識、經驗、技能，藉各種思維及行動來處理問題，使情況能轉變成預期達到的狀態的能力」。

這樣看來解決一個問題其實牽涉多種能力的整合，而在察覺問題之後如何「正確的提出問題」就包含了確定問題和形成策略的兩個重要過程。

工作10多年來，問過許多人問題也被許多人問過問題；尤其是進到行政工作領域之後，因為業務關係常有和他人協作的機會，向別人請教、問問題更成為工作日常。

(延伸閱讀：1張照片、4個教育訓練項目讓你秒懂學校行政助理的工作實況)

我了解到在提問時把握幾個關鍵，就能無往不利能把多數問題迎刃而解；這些關鍵包含提問時會犯的錯誤、提問的內容細節和提問的正確流程。

在職場上，提問是一個極其重要的技能；提問的方式和內容會對我們在職場上的形象和專業能力產生重大影響。

無論是在與同事合作、向上級尋求指導，還是與客戶進行溝通，提問都能幫助我們獲得必要的信息、解決問題和促進有效的溝通。

對管理階層來說，正確提問不僅能激勵下屬的工作士氣還能凝聚團隊向心力，帶領團隊成員向目標邁進。

因此，學習如何正確提問是每個職場專業人士都應該掌握的技能。

提問時常犯的錯誤：

錯誤的回答對象

拿著資訊設備的問題去問行政人員、對著人資問財產報銷的流程、向行銷人員詢問產品開發的問題，有時候我們問題沒有答案，而是根本找錯回答的對象了；弄錯回答對象，商方牛頭不對馬嘴一番折騰之後才知道找錯人了！這個過程讓我們白白浪費解決問題的寶貴時間。

在學校工作的特點之一就是分類明確，教學相關、學生相關、課程相關或總務相關等等，都有確切的承辦窗口。

我在處理業務上的問題時，最先做的就是花幾分鐘判斷一下這是屬於哪個單位的業務範疇—問誰比較好？如果你還是單位新人對公司的組織架構還不清楚，建議先向親近的前輩請教這個問題可以問誰。

沒聚焦問題

在我們對業務還不熟悉時可能會提出過於籠統的問題，而沒有提供足夠的背景資料或具體的問題細節。例如：這個工作進度表要怎麼做？我不知道那個資料在哪裡？我先處理A再處理B會不會比較好。

沒頭沒尾讓人聽了一頭霧水的問題或是偏重個人主觀判斷的問題往往都讓人難以回答，先讓自己消化一下問題，思考自己透過問題真正想得到的資訊是什麼是提問時很重要的過程。

沒先試著找答案

一有問題就直覺性的找人發問，自己沒有就所理解的範圍先嘗試解答也是提問的大忌。

「試錯」不一定會讓我們矇到正確的解決途徑，但是絕對能讓我們對於「問題」有更一層的認知，包括了對相關資料、流程或產品的基本了解；當我們懷著這些認知去求教別人時，雙方才能針對問題進行有效的討論。

另外，透過嘗試解答所做的事先準備也會讓被問的對象留下一種專業或認真的印象，對方會更看重這個問題也會更願意投入在我們的問題中。

(延伸閱讀：6個行政新人應有的職場SENSE)

在不對的時間

職場上最大的忌諱不是拿自己的事去煩人，而是別人已經忙得焦頭爛額時還拿自己的事去煩人！這種行為絕對是「最不長眼的」的行為。

特別是要提問的對象是主管，他們可不會閒閒坐在座位上等你來問問題，主管的手邊通常已經有許多公事在流轉或控管，每天的的行事曆應該也都已經有規劃，我們突然衝進去問問題，在主管眼中絕對是扣分的行為。

所以在開口問別人問題前，務必確認對方現在是可以被打擾的狀態；如果當下沒辦法為我們解答，那就禮貌的詢問對方的時間，先和對方約好。

忽略禮貌

從幼兒園開始我們就被教導要把「請、謝謝、不好意思」掛在嘴邊，但在我多年的職場經驗裡，確實很常碰到把這些通通還給幼兒園老師的「職場幼幼班」，這些人一開口就是「ㄟ，你知道這個怎麼做嗎？」

在他們眼中或許是認為自己在處理事情，就事論事可以略調那些繁文縟節；不過老實說，我每次遇到這種情況都不覺得對方是在向人請教，反倒覺得自己被人冒犯了，你要占用我的時間口氣還這麼衝，既然如此我何必花時間來解決的問題！

提問時要確認的具體細節

背景資料

確保在提問時提供充分的背景資料，讓回答者能夠理解問題的上下文，不要讓對方又再花時間追問我們的問題，包括像是相關的專案、任務、流程或事件的相關信息。

交代問題背景時要「清楚」但不要「冗長囉嗦」，我們求教的對象沒有時間聽我們說故事；再敘述時可以運用5W敘述法作為基礎再來精簡內容。

如果時間真的極有限，那就至少要把「為什麼」說清楚-為什麼包含我們去做這件事的動機和原因，這可以讓回答問題者更快理解我們的處境。

問題的具體描述

清晰地描述問題的內容和目標，讓回答者能夠理解我們需要什麼幫助。避免籠統的描述，而應提供具體的細節；如果可以最好能提供可行的選項—根據我的理解，我可以去重新執行A方案或按照之前的作法B方案，依你的經驗你認為哪個比較可行？雙方就已有的選項來討論能避免問題愈來愈發散。

已嘗試的解決方案

說明我們在解決問題時已經嘗試過哪些方法，並評估它們的結果。這有助於回答者了解我們確實遇到的困難，並提供更具體和有針對性的建議。

問題的優先順序和時間限制

評估問題的優先順序，確定我們遭遇的問題在整個工作流程或專案中的重要性；如果問題與特定的時間範圍相關，請明確說明相關時間範圍。這會有助於確定回答者應該如何分配時間和資源來回答的問題。

預期的結果

描述我們從問題的解決中希望獲得的具體結果。這有助於回答者理解我們的期望，並提供相應的建議或解決方案。

正確提問的步驟

當我們準備提出問題時，確保這個問題自己已經仔細思考過內容、目的還有能提供解答的人；甚至發問的言詞也已經經過琢磨，可以明確的表達我們的問題，以便對方能夠理解我們的意圖並給予正確相應的回答。

我們應該避免使用模糊的詞語或不明確的描述，這可能導致誤解或歧義因而浪費時間。例如，詢問對方「經費表的數字怎麼不一樣？」，更精準的提問應該是「我在彙整○○專案本年度5月份設備費的經費預估表對照提供的資料差了5萬元，我們可以討論一下嗎？」這樣的問題更具體和明確，有助於得到更有價值的答案。

再來，要尊重對方的時間，選擇適當的時機提問，避免在緊急或壓力大的情況下提問，造成對方產生不必要的負擔。

因此在提問之前，先確認對方是否有空協助我們解決「我的問題」，是的！這是我的問題，不是他的，對方沒必要停下手邊的工作來幫你；如果在人家正忙的時候還拿問題去打擾，對方當然無法全神貫注思考這個問題更別說回答了，這樣既浪費了彼此的時間，也是不尊重對方的表現。

請貼心一點，先詢問對方是否現在是否方便回答的問題，在得到確認後再提出問題；如果當下的情況不適合，那就禮貌的和對方約好可行的時間。

遇到問題時先自己嘗試尋找解決方案，利用已有的資源和工具進行思考；先做一些功課，查閱相關資料或使用內部資源，試著自己找到的答案。

如果還是需要提問，確保我們已經清楚地解釋了已經嘗試過的解決方法，並且提供相關的背景信息，這樣一來對方就會更快理解我們的問題。

在提問時，也要注意這個問題是否過於基礎或缺乏思考，問出沒經過大腦的問題，會給人一種我們欠缺獨立思考和自主解決問題的能力的印象。

當然，問題是不是過於基礎、是不是個蠢問題有時是很主觀的判斷；職場上我們尋求解答的對象通常是資歷較豐富或是層級較高的專業人士，我們認為棘手的問題在他們眼中不過是一塊小蛋糕！

這時就更凸顯出自己要先做好功課的重要性，自己有先經過一番思考，對方就能感受到我們的用心，也就會用更認真的態度來面對我們的提問。

最後要注意禮貌，提問時要注意適當的用語和態度；當收到回答時，要對對方給予感謝和肯定。

人提問時避免使用不當或冒犯性的詞語，也要避免使用責備或攻擊性的語氣，例如：你的會議記錄怎麼會這樣寫？你的流程這樣對嗎？怎麼不是我當時做的那樣？

務必保持禮貌和友好，以營造積極的溝通氛圍，這樣雙方才能就事論事聚焦在問題上。

如果對方的回答解決了我們的問題，請明確地表示感謝並向對方表達肯定；如果沒有完全解決我們的疑惑，也要保持禮貌和尊重，提出進一步的追問或請對方提供更多的解釋。

結語

在職場上，正確提問的能力對於個人和團隊的成功都至關重要。它可以幫助我們獲得必要的信息、解決問題、促進溝通和建立良好的工作關係。

通過明確的表達問題、尊重對方的時間、使用適當的用語和態度、避免問題過於基礎或缺乏思考，以及在收到回答時表達感謝和尊重，就能夠在職場上提出有價值的問題，並獲得有意義的回答和支持。

提問不僅僅是獲取信息的手段，它還反映了的專業能力、溝通技巧和與他人協作的能力。通過不斷學習和改進的提問技巧，將能夠在職場上更好地與他人合作、解決問題並實現個人和團隊的目標。

所以，在勇於提問時，也要注意以正確的方式提問，這將有助於我們在職場上取得更好的成果。

如果你有任何職場上的想法或是想知道什麼關於行政助理的事，都歡迎在留言區留言；如果你覺得這篇文章對你有所幫助就把它分享出去吧！

掌握3個關鍵讓你正確提問，發揮提問力讓各種問題迎刃而解！

有問題就要問之前