行政工作到底都在做什麼呢？中年行政助理的一天怎麼過？
行政就是什麼都做的職務？行政工作都是小事不用事先安排？行政人員都能準時下班不用加班？行政人員一整天都無所事事？
我今年44歲，有兩個就讀國小的小孩；現在是一家公立大學的行政助理，以下就簡略敘述我的一天，讓大家能藉此對行政工作有更深刻的理解。
目錄
上午
6：10：起床、盥洗
「早起」被當成是許多成功人士的好習慣之一，因此很多個人成長、心理勵志的書籍都會教人要早起；這一段時間就可以用來運動、閱讀、冥想或是筆記等讓自己更健康或是心靈更富足的活動。
然而我並不是一個習慣和喜歡早起的人，在假日無事的時候也都是能睡多晚就睡多晚。
平常的工作日會這麼早起床，是為了要幫老婆、小孩子準備早餐，因為他們在7點左右就會吃早餐、出門，為了讓自己有更充裕的準備時間，就把鬧鐘訂在這時候。這麼多年下來，身體似乎也就慢慢習慣在這時間就會自動醒過來。
6：30：準備早餐
我個人目前正在實驗168斷食，選擇的時段是從前一天晚上8點之後到隔天的中午12點，因此並沒有吃早餐，至於效果如何就等我有毅力的實行至少半年之後再來檢視。
6：50：運動
在準備完家人的餐點之後，我就會進行晨間運動。
一開始其實也沒有想過早起做運動這件事，只是情況所逼讓我不得不早起了，心想那就別浪費這段時間了，姑且相信書上寫的，把這段時間用來做對自己有益的事，經過積累一段時間後看看生活會有什麼改變。
加上年齡到了一定的歲數，久坐不動真的會讓各種腰酸背痛、肩頸僵硬不知不覺間就讓人痛不欲生。
考量身體限制和接下來還要上班，我選擇先做一些溫和的柔軟操之後再進行30分鐘的超慢跑。
超慢跑簡單易上手，也不會對身體造成太大的負擔，唯一需要克服的就是惰性和無聊，總之目前執行下來整體感覺相當好，之前困擾我一陣子的頭痛，不知道是不是因為開始運動的關係也得到紓解，上班精神也確實變得比較好。
7：20：洗澡、換裝
運動後總不能一身汗臭就出門上班，而且對我個人來說沖澡也算是個告訴自己準備好應付今天一天鳥事的儀式。
然後看看窗外的天氣，思考今天所有的工作流程還有要去的場合再決定該穿什麼衣服；也許有人認為上班時就隨便穿就好，何苦還要花時間心思打扮；對我來說，就因為上班已經夠苦悶了，所以把外貌整理成讓自己滿意的樣子，不僅可以讓自己產生愉悅感和自信，對職場來說也是一種禮貌和專業的展現。
(延伸閱讀：職場上，沒顏值就沒價值？做好「外表管理」讓人留下好印象，也能開啟成功之門！)
7：40：出門
騎著歐多賣在路上奔馳，不趕時間，小心為上！
8：00：打卡
在這個時間打卡有一個工作上的好處就是能看到其他處室的同仁。
這時如果能向對方點點頭或展現微笑，為未來共作業的可能性先鋪墊一些情感上的基礎。要知道人多的地方資訊流傳的速度就特別快，如果我們就臭著臉不管看到誰都不搭理，誰知道會在哪個人心中行成特定印象，之後如果有合作機會，這個既定印象可能就會成為雙方作業的障礙。
這個看似有點多此一舉的舉動，就可以為我們人際關係存入一些額度，在必要的時候提取運用，以確保我們的工作順利。
8：05：進辦公室、沖咖啡、裝水、整理辦公桌面
辦公室在4樓，但打完卡之後我不會和大家一起擠電梯，而是選擇爬樓梯強迫自己多動動筋骨。
在從事行政工作的初期我總是害怕事情做不完，充滿焦慮的進到辦公室，一坐到位置上就開始翻閱公文、回信或是急著跟主管匯報任務，搞得自己一整天都處在慌張擔憂的狀態下。
(延伸閱讀：上班族4個健康生活提案，讓你避免常見的健康問題過個有品質的生活。)
現在我已經學會放緩腳步放鬆心情，在進到辦公室後先去茶水間用一杯咖啡，再去飲水機裝滿水壺，在坐下來後先稍微整理、清潔一下桌面，藉由這些行動讓心情和思緒漸漸進入工作的狀態。
8：10：開始辦公-查閱前一天的代辦事項、收信、公文、紙條、LINE的留言、擬定工作順序藍圖
我自覺是個記性不佳的工作者，為了避免工作過程中因為資訊丟三落四導致毫無頭緒、手忙腳亂的情形，我養成對將處理的事情在心中先擬定戰略的習慣。
每一天正式開工前先把各個工作訊息都先快速瀏覽一遍；從前一天記下來的代辦事項開始，接著是EMAIL和LINE的留言，最後就是確認有沒有工讀生的留言紙條。
把各種會帶來工作訊息的管道都查看一遍，並在筆記本中按照重要又緊急、重要不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要的原則做個區分，是我開始一天的工作前最重要的「工作」，如此一來就會對自己要先從哪一件工作下手及整個工作順序有一份清晰的藍圖(在沒有太多臨時狀況的前提)。
9：30：紙本文件審閱-核銷單據
對於行政工作來說，重要且緊急的事通常就是跟「數字」有關的任務，因此只要是有提到期限、日期、金額等文件都要格外專注和小心，需要再三確認文件的內容是要我做什麼以及是否正確。
審閱核銷的單據是這類工作中最典型的項目，拿到單據後要確認送出的單位、核銷品項、經費用途、提交的單據跟發票金額是否相符及該蓋章的欄位是否都已經核章。
如果有疑慮就要和主計室、出納組或是主管溝通討論，千萬不能憑自己的臆測就做出決定，免得走到他們那裡又被退回來，自己白忙一場。
要特別說明，這項工作在接近年底的11月和12月會因為要關帳的關係，各種單據會激增而增加工作量，加班來處理也是常見的。
(延伸閱讀：公家機關也要加班！大學行政工作需要加班的3個情況)
10：30：和主管討論下午會議議程
召開會議是行政工作的重要工作項目，會議的功能和目的依類型而各有不同，概括來說會議就是主事者們用來進行資訊交流進而做出決策的場合和時機。
而行政助理的職責就是確保資訊交流的過程能順利進行，如果當中出現什麼差錯，都會直接的呈現在主管和各與會人員的眼前，因此不可不慎！
讓主管了解將召開的會議有什麼重要的討論議題，是行政助理在會議前的準備工作之一，我稱之為「議程導讀」。
在我自己的經驗裡，雖然議程最後都是主管簽核，然而由於公務繁重，所以他們通常不會清楚記得這場會議要討論的重要議題。
所以在會議前我都會跟主管討論一下議程內容，特別是和我們單位相關的內容。
這樣做一方面確認主管對提案的想法意向，免得在會議上我講得和他想的南轅北轍，那就被外人看笑話了；另一方面是確定議程上的資料，主管有疑問就可以先詢問或是和相關單位討論，增進會議的效率。
特別是如果主管是會議的主席時，這絕對是不可輕忽省略的工作；我習慣把和主管討論的細節另外記在筆記本上，而不是寫在議程的補充上，再標上日期之後就方便以後可以查找。
(延伸閱讀：工作筆記的 9 大內容和 4 個常用的筆記術：用筆記輕鬆管理的你的工作)
11：00：處理不緊急的事、回電話
像是在辦公時群組回復要不要定飲料、定便當、回復學校其他單位要做的調查問卷、回復處室可以舉辦重要活動的日期或教導工讀生及新進人員處理不熟的業務等等。
這些不重要也不緊急的事但又不能迴避的任務，就在午休前花一些時間來處理。
12：00：午休
吃飯飯，小憩一會。
下午
13：00：準備會議
會議前的準備工作包含：準備茶水或咖啡、製作與會者的姓名職稱桌牌、印議程、準備電腦並把議程電子檔存進去、測試會議室的麥克風，通知主席臨時決定要列席的人員來開會；視會議的複雜情況，把準備時間再拉長。
13：30：開會
會議的長度會依議案的複雜度和數量有所不同，短則可以半小時就結束，長則可以3個多小時；一般來說會議主持人會把會議控制在1小時到1個半小時之間。
有關開會的細節可以參閱：避開4個不良因素，讓我們開個不花時間又高效的會議吧！
14：30：處理會議後續
會議雖然是主事者們交流資訊的場合，但囿於時間和精力，他們只能決定大方向，很多細瑣但又重要的「小事」就必須要在開完會之後，趁著與會人員都還在時要立即處理，例如準備與會人員在會議中提出來要我提供的資料、和與會人員核對資料或確認資訊，總之就是釐清會議上沒說清楚被含糊帶過的部分。
這些小細節或許不影響主席的裁決，但對我要做會議紀錄來說就很重要了。
15：00：文書工作
在一般大眾的認知裡文書作業不就是「打字」和「輸入資料」而已，但打什麼內容？輸入什麼資料呢？
在實務上舉凡公文、報告、表單、EMAIL、會議記錄、書信、合約、通知、企劃書之類的技術文件都是行政助理要包辦的文書工作內容。
這類工作的特點，就是花時間、花腦力去創造一份可以說服他人(自己的主管、團隊成員、客戶、廠商或其他業務有往來的關係人)的文稿，同事都會稱這段時間為「作文課時間」。
雖然說是「作文」但這些文件的內容不是想怎麼寫就怎麼想、想寫什麼就寫什麼，讓我們天馬行空的發揮！
「循規蹈矩」是在公家機關行政工作人員必須謹守的核心，也因此在書寫公文書的內容時，除了要用有限的句子把事情的前因後果說清楚，還都要有憑有據，有佐證資料的支持。
依照文書類別的複雜度，我用來處理的時間長度也不同；會把這項工作放到下午時段，是因為這類工作通常期限會比較長，有較寬裕的時間來處理，所以在上午時把相對急迫的任務做完之後，再集中心力好好的來斟酌字句。
16：40：工作收尾、列代辦清單、桌面整理
一天的工作到這時已近尾聲，這時我會開始檢查今天有那些沒完成的事項，列在明天的代辦清單中；同時整理桌面，把散落的文具歸回原位外，也整理紙張、便利貼、公文夾和卷宗確認沒有遺漏的留言或文件。
(延伸閱讀：上班沒動力？做事沒效率？崩潰之前，也許你應該先動手整理辦公桌面！)
此外我也會把一整天中特別的經歷、懸而未解的問題、學到的新技能或知識也記錄下來，累積個人的專業深度。
在書寫的過程，讓自己的心思從上班模式切換為下班模式，這也是我多年來養成的一項儀式，主要是藉此把工作心情、思緒都留在辦公室，回家之後能以重新開機的心態來面對家人。
17：00：下班、採買
回家的路上最重要的任務就是採買，包含當天的晚餐、保存較長時間的食材、日常用品等，因為都是些細瑣的物品而且久久才採購一次，為了不遺漏，事先整理好採購清單是一個可靠的習慣。
晚餐我都是找能電話事先預訂的店家，先訂好餐騎車過去就可拿，免去等待的時間。
18：00：洗澡、準備晚餐
之前因為疫情的關係，養成從外面回來先清潔消毒換掉衣物的習慣，然後就是邊等待老婆和小孩回來，邊把晚餐準備好。
19：00：晚餐、家庭時間
一天中難得可以跟家人好好相處的短暫時光，聽聽老婆工作上的抱怨，或是小孩在學校裡的點滴。
不過有時很矛盾是，我們有時會因為小孩子搞砸了什麼事情(通常是功課沒做好、吃飯時打翻東西、挑食、東西沒整理)就把難得的時光用來責備他們，讓一家人都陷入愁雲慘霧的負面情緒中，對於這一點我和老婆還在進行自我修練中。
根據我的經驗，如果當天在工作上遇到較多不順心的事，那回家後，就會不由自主的把這份壓抑一天的負面情緒強加在家人(特別是小孩)上，這也就是前面提到為什麼要有一個下班儀式的關鍵—別讓工作，影響了我們工作以外的生活！
20：00：家事(清洗餐具、洗晾衣服、簡單環境清潔、丟垃圾)
對雙薪家庭來說，「時間」就跟金錢一樣是寶貴的資產，工作之餘花費最多時間就是在家務上。
我很感恩的老婆的其中一點，就是我們兩人都很有默契的認為「家事」不應該要由誰專責，誰有空就讓那個人完成。
因為我離工作的地點較近，回到家的時間也較早，所以像是採買、清潔等家庭事務主要都是由我負責；而老婆則承擔了小孩教育方面的工作，除了每天要簽看聯絡簿、檢查作業、複習學業或是和老師溝通聯繫等。
21：00：閱讀、划手機
如果精神比較好，沒有那麼早睡，我就會用睡前的一小段時間閱讀，目前主要以娛樂性的懸疑小說和經營部落格相關的職場生活類的書籍為主。
當然，偶爾也是會有想划些不需要大腦的影片或訊息的時候，我是覺得都累了一整天，在睡前這段終於專屬自己的時光，也不必太苛刻自己，想划手機就划吧，重點是要能自我克制；因為我既不追劇也沒再玩遊戲(避開兩個花時間的大坑)所以可以在想停止的時候就關機睡覺。
22：40：就寢
明天又是全新的一天！
結語
行政工作細節眉角多如牛毛，很多突發狀況也考驗著工作者的機敏反應，即便如此，我認為一位專業的行政人員還是不能被工作牽著走。
而要能做到這一點，重點就在於要有所規劃，用我們的經驗和專業去安排任務的先後順序，而不是工作來一件就做一件，這樣一天下來只會感到精疲力竭卻又什麼事都沒完成。
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